การอัปโหลดไฟล์ใน Google ฟอร์ม: วิธีทำงาน + ขีดจำกัด
คำตอบสั้น ๆ: เพิ่มคำถามและตั้งประเภทเป็น File upload ผู้ตอบสามารถส่งไฟล์ได้สูงสุด 10 ไฟล์ ต่อคำถาม พร้อมขีดจำกัดขนาดต่อไฟล์ที่คุณเลือก (สูงสุด 10 GB) ไฟล์จะไปอยู่ในโฟลเดอร์ที่สร้างขึ้นอัตโนมัติใน Google Drive ของคุณ และนับรวมกับพื้นที่จัดเก็บของคุณ ข้อจำกัดคือ คำถามอัปโหลดไฟล์บังคับให้ ผู้ตอบทุกคนต้องลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google — ไม่มีทางเลี่ยง
การรวบรวมเรซูเม่ การบ้าน รูปภาพจากงานอีเวนต์ ใบเสร็จสำหรับการเบิกจ่าย — Google ฟอร์มสามารถรับการอัปโหลดไฟล์เข้า Drive ของคุณโดยตรง ไม่ต้องมีไฟล์แนบอีเมลหรือความยุ่งเหยิงของโฟลเดอร์ที่แชร์ แต่คำถามอัปโหลดไฟล์เป็นประเภทคำถามเดียวที่เปลี่ยนกฎสำหรับทั้งฟอร์มของคุณ ทันทีที่คุณเพิ่มมัน ผู้ตอบทุกคนต้องลงชื่อเข้าใช้ Google คู่มือนี้จะพาไปดูวิธีเพิ่มคำถามนี้ ขีดจำกัดที่แน่นอนที่คุณกำลังทำงานด้วย ตำแหน่งที่ไฟล์จริงไปสิ้นสุด และสิ่งที่ต้องทำเมื่อผู้ตอบของคุณไม่สามารถลงชื่อเข้าใช้ได้
วิธีเพิ่มคำถามอัปโหลดไฟล์
- เปิดฟอร์มของคุณ ในตัวแก้ไข Google ฟอร์มและคลิก + เพื่อเพิ่มคำถาม
- เปลี่ยนประเภทคำถามเป็น "File upload" Google จะแสดงคำเตือนทันที ไฟล์จะถูกอัปโหลดไปยัง Drive ของคุณ และผู้ตอบจะต้องลงชื่อเข้าใช้ คลิก Continue
- กำหนดค่ากฎ:
- อนุญาตเฉพาะประเภทไฟล์ที่ระบุ (ไม่บังคับ): เอกสาร สเปรดชีต PDF รูปภาพ วิดีโอ เสียง งานนำเสนอ หรือภาพวาด การจำกัดให้เป็น PDF สำหรับเรซูเม่หรือรูปภาพสำหรับการส่งภาพถ่ายช่วยประหยัดการทำความสะอาดในภายหลัง
- จำนวนไฟล์สูงสุด: 1, 5 หรือ 10 ต่อผู้ตอบหนึ่งคนสำหรับคำถามนี้
- ขนาดไฟล์สูงสุด: ตั้งแต่ 1 MB ถึง 10 GB ต่อไฟล์ เลือกขนาดที่เล็กที่สุดที่เหมาะกับงาน — ขีดจำกัด 10 MB เพียงพอสำหรับเอกสารและป้องกัน Drive ของคุณจากการถูกท่วมท้น
- ตรวจสอบขีดจำกัดของทั้งฟอร์ม ด้านล่างคำถาม Google จะแสดงขนาดรวมสูงสุดของไฟล์ทั้งหมดที่ฟอร์มสามารถรับได้ — 1 GB โดยค่าเริ่มต้น ปรับได้สูงสุดถึง 1 TB เมื่อถึงขีดจำกัด ฟอร์มจะหยุดรับคำตอบจนกว่าคุณจะเพิ่มขีดจำกัดหรือเคลียร์พื้นที่
- ทดสอบมัน เปิดลิงก์สาธารณะของฟอร์ม ลงชื่อเข้าใช้ อัปโหลดไฟล์ตัวอย่าง และยืนยันว่ามันปรากฏใน Drive
ข้อกำหนดการลงชื่อเข้าใช้ (และทำไมคุณถึงปิดไม่ได้)
นี่คือส่วนที่ทำให้คนแปลกใจ ฟอร์มที่มีคำถามอัปโหลดไฟล์แม้เพียงข้อเดียวจะกำหนดให้ ผู้ตอบทุกคนต้องลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google — รวมถึงผู้ตอบที่ข้ามคำถามอัปโหลดไปด้วย Google บังคับใช้เรื่องนี้เพราะการอัปโหลดจะเข้าไปยัง Drive ของคุณโดยตรง การลงชื่อเข้าใช้ผูกทุกไฟล์เข้ากับบัญชี ซึ่งเป็นชั้นความรับผิดชอบด้านการใช้งานในทางที่ผิดและมัลแวร์ของ Google ไม่มีการตั้งค่าให้ปิดสิ่งนี้ได้
ผลที่ตามมาในทางปฏิบัติ
- ฟอร์มของคุณจะไม่เป็นแบบไม่ระบุตัวตนอีกต่อไป แม้ว่าคุณจะไม่ได้เก็บอีเมล ผู้ตอบจะเห็นหน้าจอลงชื่อเข้าใช้และรู้ว่าพวกเขาถูกระบุตัวตนกับ Google หากคุณต้องการความไม่ระบุตัวตน การอัปโหลดไฟล์เป็นตัวเลือกที่ใช้ไม่ได้ — ดู คู่มือฟอร์มแบบไม่ระบุตัวตนของเรา
- อัตราการตอบกลับลดลง หน้าจอลงชื่อเข้าใช้เป็นอุปสรรคจริง โดยเฉพาะสำหรับคนที่ใช้คอมพิวเตอร์ที่ใช้ร่วมกันหรือของที่ทำงาน หรือใครก็ตามที่ไม่ได้ใช้ Google
- บน Google Workspace อาจเข้มงวดยิ่งกว่า ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าการแชร์ขององค์กรของคุณ ฟอร์มที่มีการอัปโหลดไฟล์อาจรับคำตอบได้เฉพาะจากบัญชี ภายในองค์กรของคุณ เท่านั้น หากลูกค้าภายนอกหรือผู้สมัครรายงานว่าไม่สามารถเปิดฟอร์มของคุณได้ นี่มักเป็นสาเหตุ — ตรวจสอบการตั้งค่าฟอร์มและนโยบายการแชร์ภายนอกของผู้ดูแลระบบของคุณ หรือสร้างฟอร์มอัปโหลดจากบัญชี Google ส่วนตัวแทน
ขีดจำกัดขนาดและจำนวนโดยสรุป
- ไฟล์ต่อคำถาม: สูงสุด 10 ไฟล์ต่อผู้ตอบ
- ขนาดต่อไฟล์: ตามที่คุณเลือก ตั้งแต่ 1 MB ถึง 10 GB
- รวมต่อฟอร์ม: 1 GB โดยค่าเริ่มต้น คุณสามารถเพิ่มขีดจำกัด (สูงสุด 1 TB) ได้ในการตั้งค่าคำถาม
- พื้นที่จัดเก็บ: ทุกไบต์ที่อัปโหลดนับรวมกับโควตา Google Drive ของ คุณ ไม่ใช่ของผู้ตอบ หนึ่งร้อยคนอัปโหลดวิดีโอ 50 MB คนละไฟล์เท่ากับ 5 GB ของพื้นที่จัดเก็บของคุณ — คำนวณเรื่องนี้ก่อนที่คุณจะตั้งขีดจำกัดที่ใจกว้าง
- เมื่อ Drive เต็ม: หาก Drive ของคุณหมดพื้นที่หรือฟอร์มถึงขีดจำกัด ฟอร์มจะหยุดรับคำตอบใหม่ เฝ้าดูเรื่องนี้ในฟอร์มรวบรวมข้อมูลระยะยาว
ไฟล์จริง ๆ ไปอยู่ที่ไหน
Google เก็บสิ่งนี้ไว้อย่างเป็นระเบียบ เมื่อการอัปโหลดครั้งแรกมาถึง Forms จะสร้างโฟลเดอร์ใน Drive ของคุณที่ตั้งชื่อตามฟอร์ม (ภายในโฟลเดอร์หลักที่ตรงกับชื่อฟอร์ม พร้อมโฟลเดอร์ย่อยต่อคำถามอัปโหลดไฟล์หนึ่งข้อ) แต่ละไฟล์ที่อัปโหลดจะถูกเปลี่ยนชื่อโดยเพิ่มชื่อผู้ตอบต่อท้าย ดังนั้น resume.pdf จาก Jamie Rivera จะมาถึงในชื่อ resume - Jamie Rivera.pdf สเปรดชีตคำตอบจะได้รับคอลัมน์ที่มีลิงก์ Drive โดยตรงไปยังแต่ละไฟล์ ดังนั้นคุณสามารถตรวจสอบการส่งทีละแถวโดยไม่ต้องขุดหาผ่านโฟลเดอร์
ไฟล์เป็นของคุณทันทีที่ถูกอัปโหลด — ผู้ตอบไม่สามารถเรียกคืนหรือแก้ไขได้หลังจากส่ง (เว้นแต่คุณจะอนุญาตให้แก้ไขคำตอบ) และการลบคำตอบใน Forms จะไม่ลบไฟล์ออกจาก Drive ทำความสะอาดโฟลเดอร์ด้วยตนเองเมื่อรอบการรวบรวมสิ้นสุดลง
เมื่อผู้ตอบไม่สามารถลงชื่อเข้าใช้ได้: ทางเลือกอื่น
หากผู้ชมของคุณรวมถึงคนที่ไม่มีบัญชี Google — หรือ Workspace ของคุณล็อกผู้ใช้ภายนอกออก — ให้ใช้หนึ่งในตัวเลือกเหล่านี้แทน
- แยกขั้นตอน เก็บ Google ฟอร์มไว้สำหรับคำถาม (ไม่ต้องลงชื่อเข้าใช้) และรวบรวมไฟล์แยกต่างหาก แชร์โฟลเดอร์ Drive ที่มีสิทธิ์แก้ไข หรือให้คนส่งไฟล์มาทางอีเมล เพิ่มคำถามแบบ short-answer อย่าง "คุณส่งไฟล์ชื่ออะไร?" เพื่อจับคู่การส่ง
- ลิงก์โฟลเดอร์ Drive ที่แชร์ไว้ สิทธิ์แก้ไขแบบใครก็ได้ที่มีลิงก์บนโฟลเดอร์ทำให้คนสามารถวางไฟล์ลงไปได้โดยไม่ต้องใช้ฟอร์ม — มีโครงสร้างน้อยกว่าแต่ไม่มีอุปสรรคเลย
- เครื่องมือขอไฟล์เฉพาะทาง คำขอไฟล์ของ Dropbox และบริการที่คล้ายกันรับการอัปโหลดจากใครก็ได้ โดยไม่ต้องมีบัญชี จากนั้นคุณเชื่อมโยง URL คำขอนั้นในคำอธิบายฟอร์มของคุณ
- ขนาดข้อมูลที่เล็กลง คำถามที่ต่างออกไป หาก "ไฟล์" จริง ๆ แล้วเป็นเพียงข้อความสั้น ๆ (ลิงก์ไปยังผลงาน URL เอกสารที่แชร์) คำถามแบบ short-answer ที่ขอลิงก์จะหลีกเลี่ยงปัญหาทั้งหมดนี้ได้
เปรียบเทียบวิธีการรวบรวมไฟล์
| วิธี | ต้องลงชื่อเข้าใช้ | มีโครงสร้างร่วมกับคำตอบอื่น | ตำแหน่งจัดเก็บ |
|---|---|---|---|
| คำถามอัปโหลดไฟล์ของ Google ฟอร์ม | ใช่ สำหรับผู้ตอบทุกคน | ใช่ — เชื่อมโยงโดยตรงกับคำตอบอื่น ๆ ของบุคคลนั้น | Google Drive ของเจ้าของฟอร์ม |
| ลิงก์โฟลเดอร์ Drive ที่แชร์ไว้ | เฉพาะเมื่อโฟลเดอร์ไม่ได้ตั้งเป็น "ใครก็ได้ที่มีลิงก์" | ไม่ — ไฟล์จะไม่ถูกจัดเรียงเว้นแต่ผู้ตอบจะตั้งชื่ออย่างสม่ำเสมอ | Google Drive ของเจ้าของหรือที่แชร์ไว้ |
| ไฟล์แนบอีเมล | ไม่ | ไม่ — จับคู่ด้วยตนเองกับคำตอบของฟอร์ม | กล่องจดหมายของเจ้าของ |
| บริการขอไฟล์เฉพาะทาง | ไม่ | บางส่วน — ขึ้นอยู่กับข้อมูลเมตาของบริการ | พื้นที่จัดเก็บของบุคคลที่สาม มักส่งออกได้ |
หากทั้งโครงสร้างและการเข้าถึงแบบเปิดมีความสำคัญ ทางประนีประนอมที่ใช้งานได้จริงที่หลายคนเลือกใช้คือแนวทาง "แยกขั้นตอน" ที่อธิบายไว้ข้างต้น — ฟอร์มสำหรับคำถาม ช่องทางแยกที่ไม่ต้องลงชื่อเข้าใช้สำหรับไฟล์ เชื่อมโยงกันด้วยฟิลด์อ้างอิงสั้น ๆ
การแก้ไขปัญหาการอัปโหลดไฟล์
- ผู้ตอบรายงานว่า "You need permission" เมื่อพยายามอัปโหลด แทบทุกครั้งเป็นข้อกำหนดการลงชื่อเข้าใช้รวมกับข้อจำกัดโดเมน Workspace — ยืนยันว่าฟอร์มของคุณ (หรือบัญชีที่เป็นเจ้าของ) ตั้งค่าให้อนุญาตการอัปโหลดจากภายนอกองค์กรของคุณหรือไม่
- ฟอร์มหยุดรับคำตอบกะทันหัน ตรวจสอบว่าถึงขีดจำกัดการอัปโหลดรวมของฟอร์มแล้วหรือไม่ หรือ Google Drive ของคุณหมดพื้นที่จัดเก็บหรือไม่ — ทั้งสองอย่างจะบล็อกการส่งใหม่แบบเงียบ ๆ จนกว่าจะได้รับการแก้ไข
- ไฟล์ไม่ปรากฏในชีตคำตอบ ยืนยันว่าคำถามอัปโหลดไฟล์ไม่ได้ถูกข้ามในฐานะที่ไม่บังคับ และตรวจสอบโฟลเดอร์ Drive ที่สร้างขึ้นอัตโนมัติโดยตรง — ลิงก์ในชีตบางครั้งล่าช้ากว่าการอัปโหลดขนาดใหญ่มาก
- คุณต้องเพิ่มขีดจำกัดขนาดไฟล์หลังจากที่ฟอร์มมีคำตอบแล้ว คุณสามารถเพิ่มขีดจำกัดต่อไฟล์หรือขีดจำกัดรวมได้ทุกเมื่อจากการตั้งค่าคำถาม มันจะส่งผลต่อการส่งในอนาคตเท่านั้น ไม่ใช่ที่ได้รับมาแล้ว
การใช้งานที่ดี (และสิ่งที่ควรหลีกเลี่ยง)
การอัปโหลดไฟล์เหมาะมากสำหรับ การรวบรวมข้อมูลภายในและกลุ่มผู้ใช้ที่รู้จัก: การส่งการบ้านใน Workspace ของโรงเรียน ใบเสร็จค่าใช้จ่ายจากเพื่อนร่วมทีม การรวบรวมรูปภาพหลังงานของบริษัท การรวบรวมสไลด์ผู้บรรยายสำหรับงานประชุมที่ทุกคนมีบัญชี Google มันอ่อนแอที่สุดสำหรับ การรวบรวมสาธารณะในวงกว้าง — การส่งผลงานประกวดหรือการเปิดรับสมัครทั่วไปที่หน้าจอลงชื่อเข้าใช้ทำให้คุณเสียการส่งไป — และมันผิดไปเลยสำหรับสิ่งใดก็ตามที่สัญญาว่าจะไม่ระบุตัวตน
กรณีที่เกี่ยวข้องซึ่งควรกล่าวถึง คือ ใบสมัครงาน ที่การอัปโหลดเรซูเม่หรือผลงานมักถูกคาดหวัง แต่กลุ่มผู้สมัครอาจรวมถึงคนที่ไม่มีบัญชี Google การตัดสินใจว่าจะกำหนดให้ต้องลงชื่อเข้าใช้ที่นั่นหรือไม่เป็นข้อแลกเปลี่ยนจริงระหว่างการทำให้กระบวนการง่ายสำหรับคุณ (ทุกอย่างเข้าไปในชีตเดียวพร้อมไฟล์ที่เชื่อมโยง) กับการไม่เสียผู้สมัครที่ไม่อยากสร้างบัญชี Google เพียงเพื่อสมัคร คู่มือของเราเรื่อง เทมเพลตใบสมัครงาน Google ฟอร์ม ครอบคลุมวิธีจัดโครงสร้างการตัดสินใจนั้นควบคู่ไปกับส่วนที่เหลือของแบบฟอร์มใบสมัคร
การสร้างฟอร์มอัปโหลดบนมือถือของคุณ
ฟอร์มอัปโหลดไฟล์มักต้องส่งออกไปอย่างรวดเร็ว — โค้ชที่รวบรวม PDF ใบสละสิทธิ์ก่อนเกมวันเสาร์ ทีม HR ที่เปิดหน้าต่างรับเรซูเม่ระหว่างการสัมภาษณ์ การตั้งค่าประเภทคำถามและข้อจำกัดประเภทไฟล์ในตัวแก้ไขเบราว์เซอร์มาตรฐานทำได้บนเบราว์เซอร์มือถือแต่ยุ่งยาก เนื่องจากดรอปดาวน์และข้อจำกัด checkbox ถูกออกแบบมาสำหรับเมาส์ FormMaker สร้าง Google ฟอร์มจริงผ่านบัญชี Google ของคุณเองด้วยตัวแก้ไขแบบสัมผัสเนทีฟ ดังนั้นการตั้งค่าชุดคำถามและการตั้งค่าให้ถูกต้อง — และการแชร์ลิงก์หรือ QR โค้ดทันทีที่พร้อม — ไม่จำเป็นต้องหาแล็ปท็อปก่อน เมื่อฟอร์มมีอยู่แล้ว พฤติกรรมการอัปโหลดไฟล์ทั้งหมดที่อธิบายไว้ในคู่มือนี้ (ข้อกำหนดการลงชื่อเข้าใช้ พื้นที่จัดเก็บ Drive ขีดจำกัดขนาด) ทำงานเหมือนกันทุกประการ เนื่องจากมันเป็น Google ฟอร์มเดียวกันไม่ว่าจะทางใด
คำถามที่พบบ่อย
ทำไมฟอร์มของฉันจึงต้องการการลงชื่อเข้าใช้กะทันหัน?
คุณเพิ่มคำถามอัปโหลดไฟล์ การอัปโหลดจะไปที่ Drive ของคุณ และ Google กำหนดให้ผู้อัปโหลดทุกคนต้องลงชื่อเข้าใช้ — มันใช้กับทั้งฟอร์มและไม่สามารถปิดได้ ลบคำถามอัปโหลดไฟล์เพื่อลบข้อกำหนดนี้
การอัปโหลดสามารถมีขนาดใหญ่ได้แค่ไหน?
คุณตั้งขีดจำกัดต่อไฟล์ระหว่าง 1 MB ถึง 10 GB อนุญาตสูงสุด 10 ไฟล์ต่อคำถาม และฟอร์มมีขีดจำกัดรวม (1 GB โดยค่าเริ่มต้น สูงสุด 1 TB) ทั้งหมดนับรวมกับพื้นที่จัดเก็บ Drive ของคุณ
ไฟล์ที่อัปโหลดไปอยู่ที่ไหน?
เข้าไปในโฟลเดอร์ที่สร้างขึ้นอัตโนมัติใน Google Drive ของเจ้าของฟอร์ม จัดระเบียบตามคำถาม พร้อมชื่อผู้ตอบต่อท้ายชื่อไฟล์แต่ละไฟล์ ชีตคำตอบเชื่อมโยงไปยังทุกไฟล์
คนที่ไม่มีบัญชี Google สามารถอัปโหลดไฟล์ได้หรือไม่?
ไม่ได้ พวกเขาจะเจอหน้าจอลงชื่อเข้าใช้ รวบรวมไฟล์ของพวกเขาผ่านโฟลเดอร์ Drive ที่แชร์ไว้ อีเมล หรือบริการขอไฟล์ และเก็บฟอร์มไว้สำหรับคำถามเท่านั้น
ฉันสามารถกำหนดให้ต้องเป็นไฟล์ประเภทเฉพาะ เช่น PDF เท่านั้นได้หรือไม่?
ได้ ทำเครื่องหมายเฉพาะหมวดหมู่ประเภทไฟล์ที่คุณต้องการอนุญาตเมื่อกำหนดค่าคำถาม — เอกสาร PDF รูปภาพ วิดีโอ และอื่น ๆ ประเภทไฟล์ที่ไม่ได้รับอนุญาตจะถูกปฏิเสธเมื่อส่ง