วิธีทำสำเนา Google ฟอร์ม (สร้างสำเนาหรือเทมเพลต)
คำตอบสั้น ๆ: เปิดฟอร์ม คลิกเมนู ⋮ ที่มุมบนขวา แล้วเลือก Make a copy ตั้งชื่อสำเนาและเลือกโฟลเดอร์ Drive จากนั้นคลิก OK ฟอร์มใหม่จะคงคำถามและการตั้งค่าทุกอย่างไว้แต่เริ่มต้นด้วยคำตอบเป็นศูนย์
การสร้างฟอร์มเดิมซ้ำตั้งแต่ต้นทุกครั้งที่คุณจัดกิจกรรม สำรวจ หรือกระบวนการรับข้อมูลที่เกิดขึ้นซ้ำ ๆ เป็นการเสียเวลาที่ไม่จำเป็น Google ฟอร์มมีฟีเจอร์ทำสำเนาในตัวที่โคลนทั้งฟอร์ม — คำถาม ประเภทคำถาม กฎการตรวจสอบความถูกต้อง ธีม และการตั้งค่า — ได้ในไม่กี่คลิก คู่มือนี้ครอบคลุมวิธีทำสำเนาฟอร์มของคุณเอง วิธีคัดลอกฟอร์มของคนอื่นที่คุณไม่ได้เป็นเจ้าของ และสิ่งที่ถูกคัดลอกมาหรือไม่ถูกคัดลอกมา
วิธีทำสำเนา Google ฟอร์ม
- เปิดฟอร์ม ที่คุณต้องการคัดลอกในตัวแก้ไข Google ฟอร์ม
- คลิกเมนูจุดสามจุด (⋮) ในแถบเครื่องมือด้านบนขวา ถัดจากไอคอนดวงตาและจานสี
- เลือก "Make a copy" กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นเพื่อให้คุณตั้งชื่อไฟล์ใหม่
- เปลี่ยนชื่อ หากต้องการชื่อที่เจาะจงกว่าค่าเริ่มต้น "Copy of [ชื่อต้นฉบับ]" และเลือกว่าจะบันทึกไว้ในโฟลเดอร์ Drive ใด
- คลิก "OK" Google จะเปิดสำเนาเป็นแท็บใหม่ พร้อมให้แก้ไขได้อย่างอิสระจากต้นฉบับ
คุณยังสามารถทำสำเนาฟอร์มจาก Google Drive ได้โดยไม่ต้องเปิดฟอร์มก่อน — คลิกขวาที่ไฟล์ฟอร์มในรายการไฟล์ Drive ของคุณแล้วเลือก Make a copy จากเมนูบริบท วิธีนี้เร็วกว่าเมื่อคุณต้องการทำสำเนาฟอร์มหลายฟอร์มพร้อมกันจากมุมมองโฟลเดอร์
สิ่งที่ถูกคัดลอกมา — และสิ่งที่ไม่ถูกคัดลอก
ฟอร์มที่ทำสำเนาเป็นสำเนาที่เป็นอิสระอย่างแท้จริง ไม่ใช่เทมเพลตที่เชื่อมโยงกัน จึงควรรู้ว่าอะไรจะถูกย้ายมาและอะไรจะถูกรีเซ็ต
- ถูกคัดลอกมา: คำถามทุกข้อ ประเภทคำถาม สวิตช์ required กฎการตรวจสอบคำตอบ การแบ่งส่วนและตรรกะการแยกสาขา ธีม (สี ฟอนต์ รูปหัวข้อ) และการตั้งค่าควิซหากต้นฉบับเป็นควิซ
- รีเซ็ตเป็นศูนย์: คำตอบ แม้ว่าฟอร์มต้นฉบับจะมีการส่งเข้ามาหลายพันครั้ง สำเนาจะเริ่มต้นว่างเปล่าเสมอ ไม่มีวิธีทำสำเนาฟอร์มพร้อมนำประวัติคำตอบมาด้วย
- ไม่ถูกสืบทอด: Google ชีตที่เชื่อมโยงไว้ หากฟอร์มต้นฉบับส่งคำตอบไปยังชีต สำเนาจะไม่เชื่อมต่อกับชีตเดิมโดยอัตโนมัติหรือสร้างชีตใหม่ให้ — คุณต้องตั้งค่านั้นใหม่จากแท็บ Responses
- ไม่ถูกสืบทอด: ผู้ร่วมงาน ใครก็ตามที่มีสิทธิ์แก้ไขในฟอร์มต้นฉบับจะไม่ได้รับสิทธิ์เข้าถึงสำเนาโดยอัตโนมัติ คุณเป็นเจ้าของสำเนาใหม่แต่เพียงผู้เดียวและต้องแชร์ใหม่หากต้องการให้คนอื่นแก้ไขด้วย
- ไม่ถูกสืบทอด: ลิงก์แชร์และโค้ดฝัง Google จะสร้างลิงก์และ QR โค้ดใหม่สำหรับสำเนา เนื่องจากเป็นฟอร์มที่แตกต่างกันใน Drive
การใช้การทำสำเนาเป็นเทมเพลตสำหรับกิจกรรมที่เกิดขึ้นซ้ำ
เหตุผลที่พบบ่อยที่สุดในการทำสำเนาฟอร์มคือการใช้ซ้ำเป็นเทมเพลต หากคุณทำแบบสำรวจทีมรายเดือน แผ่นลงทะเบียนรายสัปดาห์ หรือการลงทะเบียนกิจกรรมประจำปี ให้สร้างฟอร์มครั้งเดียว ปรับคำถามและธีมให้ถูกต้องพอดี แล้วทำสำเนาทุกครั้งที่ต้องการอินสแตนซ์ใหม่แทนที่จะเริ่มจากหน้าว่างเปล่า
วิธีปฏิบัติสองสามอย่างที่ทำให้ขั้นตอนนี้ราบรื่นขึ้น
- เก็บสำเนาต้นแบบที่มีป้ายชื่อชัดเจน — เช่น "TEMPLATE — Event Registration" — ที่คุณไม่เคยเปิดดูคำตอบโดยตรง ทำสำเนาจากต้นแบบนี้ทุกครั้งและเปลี่ยนชื่อสำเนาด้วยวันที่หรือชื่อกิจกรรมจริง
- เก็บเทมเพลตไว้ในโฟลเดอร์ Drive เฉพาะ แยกจากฟอร์มที่ใช้งานจริง เพื่อไม่ให้แก้ไขต้นแบบโดยไม่ตั้งใจหรือสับสนว่าฟอร์มไหนกำลังเก็บคำตอบจริงอยู่
- เชื่อมต่อชีตใหม่ทันทีหลังทำสำเนา เพื่อให้คำตอบมีที่ไปตั้งแต่การส่งครั้งแรก แทนที่จะมารู้ทีหลังว่าไม่มีอะไรถูกบันทึกไว้เลย
การทำสำเนาฟอร์มที่คุณไม่ได้เป็นเจ้าของ
บางครั้งคุณต้องการใช้ซ้ำฟอร์มที่คนอื่นสร้างไว้ — รายการตรวจสอบการปฐมนิเทศของเพื่อนร่วมงาน เทมเพลตที่แชร์ในชุมชน หรือฟอร์มที่คุณพบทางออนไลน์ คุณไม่สามารถทำสำเนาฟอร์มที่คุณไม่มีสิทธิ์เข้าถึงเลยได้ แต่หากเจ้าของแชร์ฟอร์มให้คุณแล้ว (แม้เพียงระดับดูอย่างเดียว) คุณมีสองทางเลือก
- File > Make a copy จากภายในฟอร์ม หากคุณมีสิทธิ์อย่างน้อยระดับดู วิธีนี้ทำงานเหมือนกับการทำสำเนาฟอร์มของคุณเองและสร้างสำเนาอิสระใน Drive ของคุณเอง
- ลิงก์ "make a copy" เฉพาะ เจ้าของฟอร์มบางรายจงใจแชร์ลิงก์พิเศษ (ที่ลงท้ายด้วยพารามิเตอร์ copy) เพื่อให้ผู้รับสามารถโคลนฟอร์มได้โดยไม่สามารถแก้ไขหรือเห็นคำตอบของต้นฉบับเลย หากมีคนส่งลิงก์ฟอร์มที่ตั้งใจให้ใช้ซ้ำมาให้คุณ การคลิกลิงก์นั้นมักจะพาคุณไปยังหน้ายืนยัน "Make a copy" โดยตรงแทนที่จะเปิดตัวแก้ไขจริง
ไม่ว่าจะทางไหน เมื่อคุณทำสำเนาแล้ว มันเป็นของคุณโดยสมบูรณ์ — เจ้าของต้นฉบับไม่มีสิทธิ์มองเห็นมันเลย และการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่คุณทำจะไม่ส่งผลต่อฟอร์มของพวกเขา นี่ยังเป็นวิธีมาตรฐานที่คลังเทมเพลตสาธารณะและฟอร์มที่แชร์ในชุมชนทำงาน — ผู้สร้างเผยแพร่ลิงก์คัดลอก และใครก็ตามที่ต้องการใช้ซ้ำจะคลิกเพื่อรับเวอร์ชันอิสระของตนเองแทนที่จะขอสิทธิ์แก้ไขโดยตรงจากต้นฉบับ หากคุณเป็นคนที่แชร์ฟอร์มที่ใช้ซ้ำได้กับผู้อื่น เรื่องนี้คุ้มค่าที่จะตั้งค่าอย่างตั้งใจ — สร้างลิงก์ make-a-copy ด้วยตัวเองและแจกจ่ายแทนลิงก์แก้ไขจริงของคุณ เพื่อไม่ให้คนอื่นกลายเป็นผู้ร่วมงานบนต้นฉบับของคุณโดยไม่ได้ตั้งใจ
การทำสำเนาฟอร์มเทียบกับการทำสำเนาคำถามเดียว
นี่คือสองการกระทำที่ต่างกันซึ่งสับสนกันได้ง่ายจากชื่อเพียงอย่างเดียว
| การกระทำ | อยู่ที่ไหน | คัดลอกอะไร | ผลลัพธ์ |
|---|---|---|---|
| Make a copy (เมนู ⋮) | แถบเครื่องมือด้านบนขวาของทั้งฟอร์ม | คำถาม การตั้งค่า และธีมทุกอย่าง | ไฟล์ฟอร์มใหม่ที่เป็นอิสระใน Drive |
| Duplicate question (ไอคอนคัดลอก) | บนแถบเครื่องมือของคำถามแต่ละข้อ | เฉพาะคำถามข้อนั้นข้อเดียว | คำถามที่เหมือนกันข้อที่สองภายในฟอร์มเดียวกัน พร้อมแก้ไข |
ใช้การทำสำเนาระดับคำถามเมื่อคุณกำลังสร้างคำถามที่คล้ายกันหลายข้อติดต่อกัน — เช่น คำถามแบบ short-answer ห้าข้อที่ถามเกี่ยวกับฟีเจอร์ผลิตภัณฑ์ที่ต่างกัน — เนื่องจากเร็วกว่าการเพิ่มประเภทคำถามและการตรวจสอบใหม่ทุกครั้ง ดูคู่มือเฉพาะของเราเรื่อง การทำสำเนาคำถามเดียวใน Google ฟอร์ม สำหรับขั้นตอนนี้โดยเฉพาะ ใช้ "Make a copy" เมื่อคุณต้องการฟอร์มที่แยกจากกันโดยสิ้นเชิงและใช้ซ้ำได้
การแก้ไขปัญหาการทำสำเนา
- "Make a copy" เป็นสีเทาหรือหายไป คุณอาจมีเพียงสิทธิ์ดู ไม่ใช่สิทธิ์แก้ไข ในต้นฉบับ — ขอให้เจ้าของแชร์ให้ด้วยสิทธิ์ "Editor" หรือ "Viewer" ที่อนุญาตให้คัดลอกได้ หรือขอให้ส่งลิงก์คัดลอกเฉพาะให้คุณ
- สำเนาไปอยู่ในโฟลเดอร์ Drive ที่ผิด กล่องโต้ตอบ "Make a copy" ให้คุณเลือกโฟลเดอร์ก่อนยืนยัน — หากพลาดขั้นตอนนั้นไป เพียงลากไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ที่ถูกต้องใน Drive ภายหลัง ไม่ส่งผลต่อตัวฟอร์มเอง
- คำตอบจากฟอร์มเก่าดูเหมือนหายไปในฟอร์มใหม่ เป็นเรื่องปกติ — สำเนาจะไม่นำประวัติคำตอบมาด้วยเสมอ หากคุณต้องการข้อมูลเก่า มันยังอยู่ในแท็บ Responses ของฟอร์มต้นฉบับหรือชีตที่เชื่อมโยงไว้
- ธีมหรือโลโก้ของสำเนาดูต่างจากต้นฉบับ เกิดขึ้นได้ยาก แต่อาจเกิดขึ้นได้หากธีมต้นฉบับใช้รูปหัวข้อที่อัปโหลดไว้ซึ่งเชื่อมโยงกับไฟล์ Drive ที่สำเนาไม่มีสิทธิ์อ้างอิงถึง — อัปโหลดรูปใหม่บนสำเนาหากเกิดกรณีนี้
การจัดระเบียบฟอร์มที่ทำสำเนาไว้ใน Drive
การทำสำเนาฟอร์มเป็นประจำอาจทำให้ Drive ของคุณรกอย่างรวดเร็วหากคุณไม่ตั้งใจว่าจะให้สำเนาไปอยู่ที่ไหน โครงสร้างง่าย ๆ ที่ใช้ได้ผลดี คือ โฟลเดอร์หลักหนึ่งโฟลเดอร์ต่อกระบวนการที่เกิดขึ้นซ้ำ (เช่น "Team Surveys") โดยเก็บเทมเพลตไว้ที่ระดับบนสุด และย้ายสำเนาแต่ละวันที่สร้างไปยังโฟลเดอร์ย่อย "2026" ตามที่คุณสร้างขึ้น การเปลี่ยนชื่อสำเนาทันทีที่สร้าง — ก่อนที่คุณจะลืมว่ามันเกี่ยวกับกิจกรรมไหน — ช่วยลดความสับสนภายหลังเมื่อคุณกำลังดูโฟลเดอร์ที่เต็มไปด้วยฟอร์มชื่อคล้ายกัน
ยังคุ้มค่าที่จะจัดเก็บถาวรหรือลบสำเนาเก่าเป็นระยะแทนที่จะปล่อยให้สำเนาแบบครั้งเดียวสะสมกันมาหลายปี โฟลเดอร์ที่มีไฟล์ "Copy of Copy of Event Registration" ที่คล้ายกันเกือบสี่สิบไฟล์ทำให้ยากที่จะบอกได้ในทันทีว่าไฟล์ไหนเป็นต้นแบบปัจจุบันและไฟล์ไหนเป็นทางตันจากสองปีก่อน — การทำความสะอาดห้านาทีในแต่ละปีช่วยให้โฟลเดอร์ใช้งานได้จริงแทนที่จะเติบโตขึ้นเรื่อย ๆ
การสร้างและทำสำเนาเทมเพลตจากมือถือของคุณ
การตั้งค่าเทมเพลตต้นแบบที่มั่นคงเป็นงานที่ทำครั้งเดียวและควรทำอย่างพิถีพิถัน แต่จังหวะที่คุณต้องการสำเนาใหม่สำหรับกิจกรรมสัปดาห์นี้หรือแบบสำรวจเดือนนี้มักเกิดขึ้นเมื่ออยู่ห่างจากโต๊ะทำงาน — ระหว่างการประชุม ที่สถานที่จัดงาน หรือระหว่างเดินทางไปเรียน เมนูจุดสามจุดและกล่องเลือกโฟลเดอร์ของตัวแก้ไข Google ฟอร์มบนเดสก์ท็อปไม่ได้ถูกออกแบบมาสำหรับหน้าจอสัมผัส FormMaker สร้างและแก้ไข Google ฟอร์มจริงผ่านบัญชี Google ของคุณเองด้วยอินเทอร์เฟซแบบเนทีฟที่ออกแบบมาเพื่อการสัมผัส ดังนั้นการสร้างและปรับฟอร์ม — รวมถึงฟอร์มที่คุณเริ่มไว้เป็นเทมเพลต — จึงใช้เวลาเพียงไม่กี่วินาทีจากมือถือของคุณแทนที่จะรอจนกลับไปที่แล็ปท็อป
คำถามที่พบบ่อย
การทำสำเนา Google ฟอร์มจะคัดลอกคำตอบด้วยหรือไม่?
ไม่ ฟอร์มที่ทำสำเนาจะเริ่มต้นด้วยคำตอบเป็นศูนย์เสมอ แม้ว่าฟอร์มต้นฉบับจะมีคำตอบนับพันก็ตาม มีเพียงคำถาม การตั้งค่า และธีมเท่านั้นที่ถูกคัดลอกมา
ฉันสามารถทำสำเนา Google ฟอร์มที่ไม่ใช่ของตัวเองได้หรือไม่?
ได้ หากเจ้าของแชร์ฟอร์มให้สิทธิ์ดูหรือแก้ไข เปิดฟอร์มแล้วเลือก File > Make a copy หรือใช้ลิงก์สำหรับทำสำเนาโดยเฉพาะที่พวกเขาส่งให้คุณ วิธีนี้จะสร้างสำเนาอิสระของคุณเองใน Drive
ฟอร์มที่ทำสำเนาจะถูกบันทึกไว้ที่ไหน?
Google ฟอร์มจะบันทึกสำเนาไว้ในโฟลเดอร์ Drive เดียวกันกับต้นฉบับโดยค่าเริ่มต้น คุณสามารถย้ายภายหลังได้ หรือเลือกโฟลเดอร์อื่นในกล่องโต้ตอบ Make a copy ก่อนยืนยัน
Google ชีตที่เชื่อมโยงไว้จะถูกทำสำเนาด้วยหรือไม่?
ไม่ หากฟอร์มต้นฉบับมีคำตอบส่งเข้า Google ชีต สำเนาจะไม่ได้รับการเชื่อมโยงนั้นมาด้วย คุณต้องเชื่อมต่อชีตใหม่หรือชีตเดิมอีกครั้งจากแท็บ Responses บนสำเนา
การทำสำเนาทั้งฟอร์มกับการทำสำเนาคำถามเดียวต่างกันอย่างไร?
"Make a copy" จะสร้างไฟล์ฟอร์มใหม่ทั้งหมดพร้อมทุกสิ่งที่ถูกโคลน การทำสำเนาคำถามเดียวใช้ไอคอนคัดลอกบนแถบเครื่องมือของคำถามนั้นและโคลนเฉพาะคำถามเดียวภายในฟอร์มเดียวกัน