ใครสามารถแก้ไข Google ฟอร์มได้บ้าง? เจ้าของ ผู้แก้ไข และผู้ร่วมงาน อธิบายแบบละเอียด
คำตอบด่วน: Google ฟอร์มมีเจ้าของ (ผู้สร้าง มีการควบคุมเต็มรูปแบบ) ผู้แก้ไขที่เป็นตัวเลือกซึ่งเพิ่มเป็นผู้ร่วมงาน (สามารถเปลี่ยนคำถามและการตั้งค่าได้) และใครก็ตามที่มีลิงก์ซึ่งสามารถกรอกได้เท่านั้น หรือแยกต่างหาก ดูคำตอบได้เท่านั้น ผู้แก้ไขของฟอร์มโดยทั่วไปสามารถเห็นคำตอบในแท็บคำตอบได้ แต่ Google Sheet ที่เชื่อมโยงมีสิทธิ์การแชร์ของตัวเองแยกต่างหาก — สองอย่างนี้ไม่ได้เหมือนกันโดยอัตโนมัติ
คู่มือการทำงานร่วมกันของ Google ฟอร์มส่วนใหญ่มุ่งเน้นไปที่วิธีการ — การคลิกเมนูสามจุดและเพิ่มอีเมลของใครบางคนเป็นผู้ร่วมงาน คู่มือนี้มุ่งเน้นไปที่รูปแบบที่อยู่เบื้องหลัง: สิ่งที่แต่ละบทบาทสามารถทำได้จริง และความซ้อนทับของสิทธิ์ที่ทำให้คนสับสนบ่อยที่สุด — ช่องว่างระหว่างใครสามารถแก้ไขฟอร์มได้กับใครสามารถเห็นสเปรดชีตคำตอบของฟอร์มนั้น หากคุณต้องการเพียงขั้นตอนคลิกทีละครั้งสำหรับการเพิ่มผู้ร่วมงาน ดูคู่มือของเราเรื่องผู้ร่วมงาน Google ฟอร์ม
เจ้าของ
เจ้าของคือบัญชี Google ที่สร้างฟอร์ม และมีการควบคุมเต็มรูปแบบโดยค่าเริ่มต้น: การเพิ่มหรือลบคำถาม การเปลี่ยนการตั้งค่า การลบฟอร์มทั้งหมด และการเพิ่มหรือลบผู้ร่วมงานอื่นๆ ความเป็นเจ้าของอยู่ในระดับไฟล์ของ Google Drive — Google ฟอร์มเป็นไฟล์ใน Drive เหมือนกับ Doc หรือ Sheet — ดังนั้นการโอนความเป็นเจ้าของไปยังบัญชีอื่นทำในวิธีเดียวกับที่คุณจะโอนความเป็นเจ้าของไฟล์ Drive ใดๆ ผ่านไดอะล็อกการแชร์ใน Drive
ผู้แก้ไขและผู้ร่วมงาน
ผู้แก้ไข (Google ฟอร์มเรียกพวกเขาว่าผู้ร่วมงาน) ถูกเพิ่มผ่านไดอะล็อกผู้ร่วมงานภายในตัวแก้ไขฟอร์ม — โดยปกติเข้าถึงผ่านไอคอนบุคคลหรือการตั้งค่าใกล้ด้านบนของหน้าจอ เมื่อเพิ่มแล้ว ผู้แก้ไขสามารถเปลี่ยนข้อความคำถาม เพิ่มหรือลบคำถาม ปรับการตั้งค่าเช่นว่าฟอร์มเก็บที่อยู่อีเมลหรือไม่ และปรับแต่งธีม สิ่งที่ผู้แก้ไขโดยทั่วไปไม่สามารถทำได้คือการลบฟอร์มโดยตรงหรือลบสิทธิ์การเข้าถึงของเจ้าของเดิม — การกระทำเหล่านั้นยังคงอยู่กับเจ้าของ สำหรับขั้นตอนที่แน่นอนในการเพิ่มใครบางคนเป็นผู้ร่วมงาน คู่มือเฉพาะของเราเรื่องการเพิ่มผู้ร่วมงานให้ Google ฟอร์มอธิบายไดอะล็อกอย่างละเอียด
ช่องว่างของสิทธิ์ที่คนพลาด: ฟอร์ม เทียบกับ Sheet คำตอบ
นี่คือส่วนของรูปแบบที่ก่อให้เกิดความสับสนมากที่สุดบนฟอร์มที่จัดการโดยทีม Google ฟอร์มและ Google Sheet คำตอบที่เชื่อมโยงเป็นไฟล์สองไฟล์ที่แยกจากกัน และแต่ละไฟล์มีการตั้งค่าการแชร์ของตัวเอง
โดยทั่วไป ใครบางคนที่ถูกเพิ่มเป็นผู้แก้ไขของฟอร์มสามารถเห็นข้อมูลคำตอบผ่านแท็บคำตอบของฟอร์มเอง — แผนภูมิสรุปและมุมมองคำตอบแต่ละรายการที่สร้างขึ้นในฟอร์มเอง แต่ในขณะที่คำตอบกำลังไหลเข้าไปยัง Sheet ที่เชื่อมโยง (สร้างผ่านไอคอน Sheets สีเขียว) ด้วย Sheet นั้นเป็นไฟล์ Drive ที่แยกต่างหากพร้อมรายการแชร์ของตัวเอง เป็นไปได้อย่างสมบูรณ์ที่ใครบางคนจะเป็นผู้แก้ไขบนฟอร์มแต่ไม่มีสิทธิ์เข้าถึง Sheet เลย หรือกลับกัน — ใครบางคนอาจถูกแชร์ Sheet ในฐานะผู้ดูโดยไม่เคยถูกเพิ่มเป็นผู้ร่วมงานของฟอร์มเลย หากทีมของคุณพึ่งพา Sheet เป็นแหล่งข้อมูลคำตอบ "จริง" อย่าสันนิษฐานว่าการเพิ่มใครบางคนเป็นผู้แก้ไขฟอร์มจะให้สิทธิ์เข้าถึง Sheet โดยอัตโนมัติ — ตรวจสอบการตั้งค่าการแชร์ของ Sheet เองแยกต่างหาก
ผู้ดู: สิทธิ์เข้าถึงเฉพาะลิงก์คำตอบ
มีระดับที่สามอยู่ใต้เจ้าของและผู้แก้ไข: ใครบางคนที่มีเพียงลิงก์เพื่อดูคำตอบ (หรือลิงก์ไปยัง Sheet ในฐานะผู้ดู) แต่ไม่มีสิทธิ์แก้ไขในฟอร์มเอง คนนี้สามารถเห็นคำตอบที่ส่งและข้อมูลสรุปได้ แต่ไม่สามารถเปลี่ยนคำถาม การตั้งค่า หรือตัวเลือกธีมแม้แต่ข้อเดียว นี่เป็นจุดกึ่งกลางที่มีประโยชน์สำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ต้องการมองเห็นผลลัพธ์โดยไม่มีความเสี่ยงที่จะเปลี่ยนแปลงฟอร์มที่ใช้งานอยู่โดยไม่ได้ตั้งใจ
จะเกิดอะไรขึ้นหากบัญชีของเจ้าของถูกลบหรือไม่สามารถเข้าถึงได้
นี่เป็นสถานการณ์ที่ควรวางแผนไว้มากกว่าที่จะระบุด้วยความมั่นใจเต็มที่ในทุกกรณี เนื่องจากขึ้นอยู่กับการตั้งค่าระดับองค์กรและระดับบัญชีที่แตกต่างกัน โดยทั่วไป ความเป็นเจ้าของไฟล์ Drive — รวมถึง Google ฟอร์ม — สามารถโอนไปยังบัญชีอื่นได้เชิงรุกก่อนที่บัญชีเดิมจะถูกปิดใช้งานหรือลบ เมื่อบัญชีหายไปจริงๆ การกู้คืนหรือมอบหมายความเป็นเจ้าของไฟล์ของบัญชีนั้นใหม่จะกลายเป็นสถานการณ์ที่ยากขึ้นมาก และบางครั้งเป็นไปไม่ได้ โดยเฉพาะสำหรับบัญชี Gmail ส่วนตัวที่ไม่มีเครื่องมือผู้ดูแลระบบระดับองค์กรอยู่เบื้องหลัง วิธีที่ปลอดภัยที่สุดคือการจัดการโอนความเป็นเจ้าของล่วงหน้า — ดูแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านล่าง — แทนที่จะพึ่งพาการกู้คืนบัญชีให้ได้ผลหลังจากเกิดเหตุการณ์
แนวปฏิบัติที่ดีที่สุด: ใช้บัญชีที่ใช้ร่วมกันหรือ Workspace เป็นเจ้าของ
สำหรับฟอร์มใดๆ ที่สำคัญต่อทีมหรือองค์กร — ไม่ใช่แบบสำรวจส่วนตัวครั้งเดียว — หลีกเลี่ยงให้บัญชี Google ส่วนตัวของคนคนเดียวเป็นเจ้าของฟอร์มอย่างถาวร หากบุคคลนั้นออกจากทีม เปลี่ยนบทบาท หรือสูญเสียการเข้าถึงบัญชีของตน สถานการณ์ความเป็นเจ้าของของฟอร์มจะกลายเป็นความวุ่นวาย แทนที่จะเป็นแบบนั้น:
- ใช้บัญชีของแผนกที่ใช้ร่วมกันหรือจัดการโดย Workspaceเป็นเจ้าของฟอร์มเมื่อเป็นไปได้ เพื่อไม่ให้ความเป็นเจ้าของขึ้นอยู่กับการเข้าถึงต่อเนื่องของบุคคลเดียว
- เพิ่มสมาชิกทีมจริงเป็นผู้แก้ไขภายใต้บัญชีเจ้าของที่ใช้ร่วมกันนั้น เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงคำถามและการตั้งค่าในแต่ละวันไม่ต้องเข้าสู่ระบบบัญชีที่ใช้ร่วมกัน
- ตรวจสอบการแชร์ระดับ Sheet แยกต่างหากทุกครั้งที่คุณตั้งค่าผู้ร่วมงานของฟอร์ม เนื่องจากรายการสิทธิ์ทั้งสองไม่ซิงค์กันโดยอัตโนมัติ
- บันทึกว่าใครเป็นเจ้าของอะไรสำหรับฟอร์มใดๆ ที่ผูกกับกระบวนการที่เกิดซ้ำ — การจองนัดหมาย แบบสำรวจที่เกิดซ้ำ การรายงานภายใน — เพื่อให้การโอนความเป็นเจ้าของเป็นขั้นตอนที่รู้และวางแผนไว้แล้วแทนที่จะเป็นเหตุฉุกเฉิน
หากคุณต้องการตรวจสอบคำตอบโดยไม่ต้องนั่งอยู่ที่คอมพิวเตอร์ คู่มือของเราเรื่องการดูคำตอบ Google ฟอร์มบนโทรศัพท์ของคุณครอบคลุมวิธีที่เป็นมิตรกับมือถือในการทำสิ่งนั้น และคู่มือของเราเรื่องการแก้ไข Google ฟอร์มครอบคลุมกลไกการแก้ไขเองเมื่อคุณมีสิทธิ์เข้าถึงที่ถูกต้องแล้ว
คำถามที่พบบ่อย
ความแตกต่างระหว่างเจ้าของ Google ฟอร์มและผู้แก้ไขคืออะไร?
เจ้าของคือบัญชีที่สร้างฟอร์มและมีการควบคุมเต็มรูปแบบ รวมถึงการลบหรือโอนความเป็นเจ้าของ ผู้แก้ไขซึ่งเพิ่มผ่านไดอะล็อกผู้ร่วมงาน สามารถเปลี่ยนคำถามและการตั้งค่าได้ แต่มีชุดการควบคุมที่จำกัดกว่าเจ้าของ
ผู้แก้ไข Google ฟอร์มเห็นคำตอบโดยอัตโนมัติหรือไม่?
ผู้แก้ไขของฟอร์มโดยทั่วไปสามารถดูคำตอบผ่านแท็บคำตอบของฟอร์มเองได้ อย่างไรก็ตาม Google Sheet ที่เชื่อมโยงซึ่งเก็บคำตอบมีสิทธิ์การแชร์ของตัวเองแยกต่างหาก ซึ่งอาจตรงหรือไม่ตรงกับผู้ที่สามารถแก้ไขฟอร์มเองได้
ใครบางคนสามารถดูคำตอบโดยไม่สามารถแก้ไขฟอร์มได้หรือไม่?
ได้ หากมีคนถูกแชร์ Sheet คำตอบที่เชื่อมโยงในฐานะผู้ดูแต่ไม่ได้ถูกเพิ่มเป็นผู้ร่วมงานของฟอร์ม พวกเขาสามารถเห็นข้อมูลคำตอบใน Sheet ได้โดยไม่สามารถเปลี่ยนคำถามหรือการตั้งค่าของฟอร์มได้
จะเกิดอะไรขึ้นกับ Google ฟอร์มหากเจ้าของออกจากองค์กร?
สิ่งนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าบัญชีและองค์กร ดังนั้นควรถือว่าเป็นสิ่งที่ต้องวางแผนไว้มากกว่าที่จะสันนิษฐาน โดยทั่วไปความเป็นเจ้าของสามารถโอนไปยังบัญชี Google อื่นผ่าน Drive ก่อนที่บัญชีเดิมจะถูกปิดใช้งาน นี่คือเหตุผลที่การใช้บัญชีที่ใช้ร่วมกันหรือจัดการโดย Workspace เป็นเจ้าของนั้นปลอดภัยกว่าสำหรับฟอร์มที่สำคัญต่อทีม