วิธีเพิ่มผู้ร่วมงานใน Google ฟอร์ม (แชร์สิทธิ์แก้ไข)
คำตอบด่วน: เปิดฟอร์ม คลิกเมนู ⋮ และเลือก Add collaborators ป้อนที่อยู่อีเมลบัญชี Google ของบุคคลนั้นและคลิก Send พวกเขาจะได้รับสิทธิ์ผู้แก้ไขเต็มรูปแบบและสามารถเปลี่ยนคำถาม การตั้งค่า และธีมได้เหมือนที่คุณทำได้
Google ฟอร์มให้มากกว่าหนึ่งคนแก้ไขฟอร์มพร้อมกันได้ ทำให้สร้างการลงทะเบียนกิจกรรม ฟอร์มรับข้อมูล HR หรือแบบสำรวจทีมร่วมกันแทนการส่งต่อล็อกอินของผู้แก้ไขคนเดียว คู่มือนี้ครอบคลุมวิธีเพิ่มผู้ร่วมงานอย่างแน่นอน สิทธิ์ผู้แก้ไขต่างจากการแชร์แค่ลิงก์คำตอบอย่างไร และการแก้ไขร่วมแบบเรียลไทม์ทำงานอย่างไรเมื่อมีมากกว่าหนึ่งคนอยู่ในฟอร์ม
วิธีเพิ่มผู้ร่วมงานใน Google ฟอร์ม
- เปิดฟอร์ม ที่คุณต้องการแชร์ในตัวแก้ไข Google ฟอร์ม
- คลิกเมนูสามจุด (⋮) ในแถบเครื่องมือด้านบนขวา
- เลือก "Add collaborators" กล่องแชร์จะเปิดขึ้น คล้ายกับที่ใช้ใน Google Docs และ Sheets
- พิมพ์ที่อยู่อีเมลของบุคคลนั้น — ต้องเป็นอีเมลที่ผูกกับบัญชี Google ของพวกเขาเพื่อให้ได้รับสิทธิ์แก้ไข
- คลิก "Send" (หรือ "Done" หากคุณปิดการแจ้งเตือนทางอีเมล) บุคคลนั้นจะได้รับอีเมลพร้อมลิงก์ตรงเข้าสู่ตัวแก้ไขฟอร์ม และชื่อของพวกเขาจะปรากฏในรายการผู้ร่วมงานของคุณต่อไป
คุณสามารถเพิ่มหลายคนในครั้งเดียวโดยป้อนที่อยู่อีเมลหลายอันคั่นด้วยจุลภาคก่อนส่ง ทุกคนที่เพิ่มด้วยวิธีนี้จะได้รับระดับการเข้าถึงเดียวกัน — สิทธิ์ผู้แก้ไขเต็มรูปแบบ — เนื่องจาก Google ฟอร์มยังไม่มีระดับ "ผู้แสดงความคิดเห็น" หรือแก้ไขบางส่วนแบบที่ Docs และ Sheets มี หากคุณตัดสินใจไม่ส่งอีเมลแจ้งเตือน — เช่น การเพิ่มใครบางคนอย่างเงียบ ๆ ในขณะที่ทั้งคู่กำลังคุยกันทางโทรศัพท์อยู่แล้ว — การยกเลิกการทำเครื่องหมายในกล่องแจ้งเตือนยังคงให้สิทธิ์เข้าถึงทันที มันข้ามแค่อีเมล ไม่ใช่สิทธิ์เอง
ผู้แก้ไข เทียบกับ ลิงก์ดูคำตอบ: ความแตกต่างคืออะไร
ง่ายที่จะสับสนระหว่าง "การแชร์ฟอร์ม" กับ "การเพิ่มผู้ร่วมงาน" แต่พวกมันควบคุมสิ่งที่แตกต่างกันมาก:
- ผู้ร่วมงาน (ผู้แก้ไข) สามารถเพิ่ม ลบ หรือจัดลำดับคำถามใหม่ เปลี่ยนกฎการตรวจสอบความถูกต้องและสวิตช์ที่จำเป็น แก้ไขธีม และปรับการตั้งค่าเช่นโหมดแบบทดสอบหรือขีดจำกัดคำตอบ นี่คือการควบคุมเต็มรูปแบบต่อตัวฟอร์มเอง
- คนที่มีลิงก์ดูคำตอบ (แชร์ผ่านไอคอนลิงก์ในแท็บ Responses หรือการเข้าถึง Google Sheet ที่เชื่อมโยง) สามารถดูหรือส่งออกคำตอบที่ส่งมาได้ แต่ไม่สามารถแตะต้องคำถามหรือการตั้งค่าเลย นี่คือระดับการเข้าถึงที่เหมาะสมสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่แค่ต้องการดูผลลัพธ์โดยไม่มีความเสี่ยงที่จะเปลี่ยนแปลงฟอร์มโดยไม่ตั้งใจ
- ใครก็ตามที่มีลิงก์กรอกฟอร์ม (ที่สร้างโดยปุ่ม Send) สามารถส่งคำตอบได้เท่านั้น — พวกเขาจะไม่เห็นตัวแก้ไขหรือคำตอบของคนอื่น เว้นแต่คุณจะแสดงสรุปผลลัพธ์อย่างชัดเจนหลังการส่ง
ก่อนเพิ่มใครบางคนเป็นผู้ร่วมงาน ถามว่าพวกเขาจำเป็นต้องเปลี่ยนฟอร์มจริง ๆ หรือแค่ต้องดูคำตอบ การให้สิทธิ์ผู้ร่วมงานเป็นค่าเริ่มต้นสำหรับทุกคนที่ขอให้ "เพิ่ม" เป็นวิธีทั่วไปที่ทำให้ฟอร์มลงเอยด้วยผู้แก้ไขมากกว่าที่ตั้งใจไว้
ระดับการเข้าถึงโดยสรุป
| ประเภทการเข้าถึง | แก้ไขคำถาม/การตั้งค่าได้ | ดูคำตอบได้ | ส่งคำตอบได้ | ต้องมีบัญชี Google |
|---|---|---|---|---|
| เจ้าของ | ได้ บวกกับสามารถลบผู้ร่วมงานคนอื่น | ได้ | ได้ | ใช่ |
| ผู้ร่วมงาน (ผู้แก้ไข) | ได้ | ได้ | ได้ | ใช่ |
| ผู้ถือลิงก์ดูคำตอบ | ไม่ได้ | ได้ | ไม่ได้ (เว้นแต่มีลิงก์กรอกฟอร์มแยกด้วย) | ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าการแชร์ลิงก์ |
| ผู้ตอบ (ลิงก์กรอกฟอร์ม) | ไม่ได้ | ไม่ได้ เว้นแต่จะแสดงสรุปหลังส่ง | ได้ | เฉพาะเมื่อต้องลงชื่อเข้าใช้ |
โปรดทราบว่าสิทธิ์ผู้แก้ไข Google ฟอร์มไม่มีระดับบางส่วน — ไม่มีตัวเลือก "แก้ไขคำถามได้แต่ไม่ใช่การตั้งค่า" หรือ "ดูได้แต่ส่งออกไม่ได้" หากคุณต้องการการควบคุมที่ละเอียดกว่านี้ คุณถูกจำกัดให้เลือกจากสี่ประเภทการเข้าถึงนี้เท่านั้น ไม่ใช่การปรับแต่งอันใดอันหนึ่ง
ผู้ร่วมงานต้องมีบัญชี Google ของตัวเอง
สิทธิ์การแก้ไขผูกกับตัวตน Google ไม่ใช่แค่ที่อยู่อีเมลทั่วไป หากคุณพยายามเพิ่มใครบางคนโดยใช้อีเมลที่ไม่ใช่ Google (เช่น ที่อยู่ที่ทำงานบนผู้ให้บริการเมลอื่น) พวกเขาจะถูกขอให้สร้างหรือเชื่อมโยงบัญชี Google ก่อนที่จะเปิดตัวแก้ไขได้จริง สิ่งนี้คุ้มค่าที่จะแจ้งเพื่อนร่วมทีมล่วงหน้า โดยเฉพาะในองค์กรที่ใช้ระบบอีเมลผสมระหว่าง Google Workspace กับระบบอื่น เพื่อไม่ให้พวกเขาสับสนกับคำขอการเข้าถึงที่ทำตามไม่ได้ทันที
พฤติกรรมการแก้ไขร่วมแบบเรียลไทม์
เมื่อมีผู้ร่วมงานมากกว่าหนึ่งคนเปิดฟอร์มไว้ Google ฟอร์มจะทำงานคล้าย Google Docs หรือ Sheets มาก: คุณสามารถเห็นเคอร์เซอร์สีหรืออวาตาร์แสดงตำแหน่งที่อีกฝ่ายกำลังทำงานอยู่ และคำถามที่พวกเขาเพิ่ม แก้ไข หรือลบจะปรากฏบนหน้าจอของคุณภายในหนึ่งหรือสองวินาที โดยไม่ต้องรีเฟรช สิ่งนี้ทำให้การสร้างฟอร์มร่วมกันในสายเรียกเป็นเรื่องปฏิบัติได้จริง — คนหนึ่งเพิ่มคำถามในขณะที่อีกคนปรับธีมหรือเขียนคำอธิบาย โดยไม่เหยียบการเปลี่ยนแปลงของกันและกัน Google ฟอร์มยังไม่แสดงแถบด้านข้างประวัติเวอร์ชันที่ละเอียดเท่า Docs ในปัจจุบัน ดังนั้นหากการติดตามการเปลี่ยนแปลงที่แม่นยำสำคัญต่อกระบวนการของคุณ คุ้มค่าที่จะตกลงด้วยวาจาก่อนว่าใครกำลังแก้ไขส่วนไหนก่อนที่จะเริ่มลงมือด้วยกัน
การลบผู้ร่วมงาน
ในการเพิกถอนสิทธิ์ผู้แก้ไขของใครบางคน ให้เปิดกล่อง Add collaborators อีกครั้งจากเมนู ⋮ คุณจะเห็นรายชื่อทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึง แต่ละคนมีดรอปดาวน์เล็ก ๆ ข้างชื่อของพวกเขาแสดงระดับสิทธิ์ปัจจุบัน คลิกดรอปดาวน์นั้นและเลือก Remove access การเปลี่ยนแปลงจะมีผลทันที — ครั้งถัดไปที่พวกเขาเปิดฟอร์ม พวกเขาจะเห็นข้อความว่าไม่มีสิทธิ์อีกต่อไป หรือฟอร์มจะหายไปจากมุมมอง "Shared with me" ใน Drive ของพวกเขาเพียงเท่านั้น
กรณีใช้งานทีมทั่วไป
- การวางแผนกิจกรรม คนหนึ่งจัดการคำถามการลงทะเบียนในขณะที่อีกคนจัดการฟิลด์งานโลจิสติกส์ (ข้อจำกัดด้านอาหาร ที่จอดรถ การเลือกเซสชัน) และทั้งคู่สามารถเห็นการเปลี่ยนแปลงทันทีแทนการส่งเอกสารกลับไปมาทางอีเมล
- ฟอร์ม HR และการต้อนรับพนักงานใหม่ HR และผู้จัดการฝ่ายจ้างงานร่วมกันแก้ไขฟอร์มรับข้อมูล โดย HR ตั้งค่าฟิลด์ที่จำเป็นและภาษาการปฏิบัติตามข้อกำหนดในขณะที่ผู้จัดการเพิ่มคำถามเฉพาะตำแหน่ง
- แบบทดสอบห้องเรียนหรือแผนก ครูหลายคนร่วมกันเพิ่มคำถามลงในฟอร์มธนาคารข้อสอบร่วมกัน แบ่งเซกชันตามหัวข้อ
การตรวจสอบว่าใครมีสิทธิ์เข้าถึงก่อนแชร์ฟอร์มที่ละเอียดอ่อน
เนื่องจากสิทธิ์ผู้ร่วมงานเป็นแบบทั้งหมดหรือไม่มีเลย คุ้มค่าที่จะตรวจสอบรายการ Add collaborators เป็นระยะบนฟอร์มใดก็ตามที่เก็บข้อมูลที่ละเอียดอ่อน — ใบสมัคร HR การรับข้อมูลทางการแพทย์ คำขอทางการเงิน — เหมือนกับที่คุณจะตรวจสอบโฟลเดอร์ Drive ที่แชร์ นิสัยไม่กี่อย่างที่จับปัญหาได้ก่อนที่จะกลายเป็นเหตุการณ์:
- ตรวจสอบรายการหลังจากโปรเจกต์เสร็จสิ้น ผู้รับเหมาหรือสมาชิกทีมชั่วคราวที่ถูกเพิ่มเป็นผู้ร่วมงานสำหรับงานหรือรอบการจ้างงานครั้งเดียวมักอยู่ในรายการต่อไปอย่างไม่มีกำหนดเว้นแต่ใครบางคนจะลบพวกเขาออก
- อย่าเพิ่มผู้ร่วมงานแค่เพื่อให้พวกเขาเห็นผลลัพธ์ นี่คือความผิดพลาดในการให้สิทธิ์เกินความจำเป็นที่พบบ่อยที่สุด — ใช้ลิงก์ดูคำตอบหรือแชร์ Sheet ที่เชื่อมโยงด้วยสิทธิ์ดูอย่างเดียวแทน
- แชร์ใหม่แทนการใช้ซ้ำเมื่อความเป็นเจ้าของเปลี่ยนทีม หากเจ้าของฟอร์มเดิมออกจากองค์กร ให้โอนความเป็นเจ้าของอย่างจงใจ (ผ่าน "Transfer ownership" ของ Drive) แทนที่จะปล่อยให้ผูกกับบัญชีที่ออกไปแล้ว ซึ่งอาจทำให้การเข้าถึงยุ่งยากในภายหลัง
ข้อควรระวังเรื่องบัญชี Workspace กับบัญชีส่วนบุคคล
หากฟอร์มของคุณอยู่ในบัญชีองค์กร Google Workspace นโยบายการแชร์ที่ผู้ดูแลระบบกำหนดค่าบางอย่างอาจจำกัดการเพิ่มผู้ร่วมงานที่ใช้ที่อยู่ Gmail ส่วนบุคคลนอกองค์กร หรือในทางกลับกัน หากคุณเพิ่มใครบางคนและพวกเขารายงานว่าไม่สามารถเปิดฟอร์มได้แม้จะมีบัญชี Google ให้ตรวจสอบกับผู้ดูแล Workspace ของคุณ — การบล็อกมักเป็นข้อจำกัดการแชร์ระดับโดเมนมากกว่าอะไรที่ผิดพลาดในวิธีที่คุณเพิ่มผู้ร่วมงาน แนวปฏิบัติที่ดีคือยืนยันประเภทบัญชีที่เพื่อนร่วมทีมใช้ก่อนให้สิทธิ์การเข้าถึง โดยเฉพาะสำหรับฟอร์มที่มีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเช่น HR หรือข้อมูลผู้สมัคร เพื่อให้การเข้าถึงยังอยู่ในองค์กรที่ตั้งใจไว้
การแก้ไขปัญหาการเข้าถึงของผู้ร่วมงาน
- บุคคลนั้นหาฟอร์มไม่พบหลังจากถูกเพิ่ม ควรปรากฏใน Google Drive ของพวกเขาภายใต้ "Shared with me" ไม่ใช่ Drive หลักของพวกเขา — ชี้ไปที่ตรงนั้น หรือให้พวกเขาคลิกลิงก์เชิญที่ส่งทางอีเมลโดยตรง
- ข้อผิดพลาด "You need permission" แม้ว่าจะถูกเพิ่มแล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าที่อยู่อีเมลที่คุณป้อนตรงกับบัญชี Google ที่พวกเขาลงชื่อเข้าใช้อย่างแม่นยำ — ข้อผิดพลาดทั่วไปคือการเพิ่มอีเมลที่ทำงานที่ไม่ได้เชื่อมโยงกับบัญชี Google จริง ๆ หรือการเพิ่มที่อยู่ Gmail ผิดอันจากหลายอันที่บุคคลนั้นมี
- ผู้ร่วมงาน Workspace ไม่สามารถเปิดฟอร์มบัญชีส่วนบุคคลได้ (หรือในทางกลับกัน) นี่มักเป็นข้อจำกัดการแชร์ระดับโดเมนที่ผู้ดูแล Workspace ตั้งไว้ ไม่ใช่ความผิดพลาดในวิธีที่คุณแชร์มัน — ดูหมายเหตุ Workspace ด้านล่าง
- การเปลี่ยนแปลงไม่ปรากฏแบบเรียลไทม์ การซิงค์แบบเรียลไทม์ต้องการการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ทำงานอยู่ทั้งสองฝั่ง หากการแก้ไขของผู้ร่วมงานดูเหมือนล่าช้าหรือหายไป ให้พวกเขารีเฟรชหน้าแทนการแก้ไขต่อบนสำเนาที่เก่า
การสร้างฟอร์มบนมือถือก่อนเพิ่มผู้ร่วมงาน
เวิร์กโฟลว์ทั่วไปคือการร่างฟอร์มฉบับแรกคนเดียว จากนั้นจึงนำผู้ร่วมงานเข้ามาเมื่อโครงสร้างถูกกำหนดแล้ว หากร่างแรกนั้นเกิดขึ้นห่างจากโต๊ะทำงาน — การวางแผนการลงทะเบียนกิจกรรมระหว่างการประชุม หรือการร่างคำถามรับข้อมูล HR ระหว่างเดินทาง — FormMaker ให้คุณสร้างเวอร์ชันเริ่มต้นนั้นเป็น Google ฟอร์มจริงจากโทรศัพท์ของคุณด้วยตัวแก้ไขแบบทัชเนทีฟ โดยใช้บัญชี Google ของคุณเอง เมื่อมันมีอยู่ใน Google ฟอร์มแล้ว การเพิ่มผู้ร่วมงาน การแก้ไขร่วม และทุกอย่างในคู่มือนี้ทำงานเหมือนกันทุกประการกับฟอร์มที่สร้างบนเดสก์ท็อป
คำถามที่พบบ่อย
ผู้ร่วมงานกับคนที่มีลิงก์คำตอบต่างกันอย่างไร?
ผู้ร่วมงาน (ผู้แก้ไข) สามารถเปลี่ยนคำถาม การตั้งค่า และธีมของฟอร์มได้ ส่วนคนที่มีเพียงลิงก์ดูคำตอบสามารถดูหรือส่งออกคำตอบที่ส่งมาได้แต่ไม่สามารถแก้ไขคำถามของฟอร์มได้
ผู้ร่วมงานต้องมีบัญชี Google ไหม?
ต้องมี การจะเป็นผู้แก้ไขบน Google ฟอร์ม บุคคลนั้นต้องมีบัญชี Google ของตัวเอง เนื่องจากสิทธิ์การแก้ไขผูกกับตัวตน Google ที่เฉพาะเจาะจง ไม่ใช่แค่ที่อยู่อีเมล
สองคนสามารถแก้ไข Google ฟอร์มพร้อมกันได้ไหม?
ได้ Google ฟอร์มรองรับการแก้ไขร่วมแบบเรียลไทม์คล้ายกับ Google Docs — คุณสามารถเห็นเคอร์เซอร์ของผู้ร่วมงานและการเปลี่ยนแปลงจะปรากฏขึ้นสดขณะที่พวกเขาทำ
จะลบผู้ร่วมงานออกจาก Google ฟอร์มได้อย่างไร?
เปิดกล่อง Add collaborators จากเมนู ⋮ ค้นหาชื่อบุคคลในรายการ คลิกดรอปดาวน์ข้างระดับการเข้าถึงของพวกเขา และเลือก Remove access
ผู้ร่วมงานสามารถลบฟอร์มทั้งหมดได้ไหม?
ได้ สิทธิ์ผู้แก้ไขเป็นแบบทั้งหมดหรือไม่มีเลย — ผู้ร่วมงานคนใดก็สามารถลบคำถามหรือฟอร์มทั้งหมดได้ เหมือนเจ้าของ ยกเว้นการโอนความเป็นเจ้าของหรือการลบผู้ร่วมงานคนอื่น แชร์ลิงก์ดูคำตอบแทนหากระดับความไว้วางใจนี้เป็นข้อกังวล