Google ฟอร์มสำหรับนักวางแผนกิจกรรม: เทมเพลตและเวิร์กโฟลว์
คำตอบสั้น ๆ: นักวางแผนกิจกรรมใช้ Google ฟอร์มตลอดวงจรชีวิตของกิจกรรมทั้งหมด — RSVP และการติดตามจำนวนผู้เข้าร่วม การรับข้อมูลสอบถามผู้ขายและสถานที่ เช็คอินด้วย QR โค้ดในวันงาน การเลือกเซสชันสำหรับการประชุม และความคิดเห็นหลังงาน มันฟรี ทำงานจากมือถือได้ และทุกคำตอบสามารถไหลเข้า Google ชีตที่คุณสามารถแชร์กับทีมของคุณได้
การวางแผนกิจกรรมหมายถึงการจัดการงานรวบรวมข้อมูลเล็ก ๆ หลายสิบอย่าง — ใครจะมา พวกเขาต้องการอะไร ผู้ขายรายไหนเสนอราคาเท่าไหร่ ใครเช็คอินแล้วและเมื่อไหร่ Google ฟอร์มจัดการเกือบทั้งหมดโดยไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์กิจกรรมเฉพาะทาง และเนื่องจากทุกฟอร์มห่างออกไปเพียงบัญชี Google เดียว มันจึงขยายขนาดได้จากงานเลี้ยงอาหารค่ำ 20 คนไปจนถึงการประชุมหลายวัน คู่มือนี้จะพาไปดูฟอร์มเฉพาะที่นักวางแผนกิจกรรมสร้างบ่อยที่สุดและวิธีที่มันประกอบกันเป็นเวิร์กโฟลว์ที่คุณสามารถทำงานได้จากมือถือของคุณ
RSVP และการติดตามจำนวนผู้เข้าร่วม
ทุกกิจกรรมเริ่มต้นด้วยการรู้ว่ามีคนมากี่คน แบบฟอร์ม RSVP ของ Google ฟอร์มที่มีฟิลด์จำนวนแขก ตัวเลือกอาหาร และคำถามคู่เดทที่ไม่บังคับ ให้จำนวนผู้เข้าร่วมแบบสดและเรียงลำดับได้ทันทีที่คำตอบเริ่มมาถึงใน Google ชีตที่เชื่อมโยงไว้ คู่มือฉบับเต็มของเราเรื่อง เทมเพลต RSVP ด้วย Google ฟอร์ม ครอบคลุมโครงสร้างฟิลด์อย่างละเอียด และหากคุณกำลังวางแผนงานแต่งงานโดยเฉพาะ คู่มือ RSVP งานแต่งงาน ครอบคลุมฟิลด์เพิ่มเติมที่คู่รักมักต้องการ เช่น การขอเพลงและข้อจำกัดด้านอาหาร
การรับข้อมูลสอบถามผู้ขายและสถานที่
ก่อนที่คุณจะวางแผนงานเลย คุณมักจะรวบรวมใบเสนอราคาและความพร้อมจากผู้ขายและสถานที่ แบบฟอร์มรับข้อมูลง่าย ๆ — ชื่อผู้ขาย ประเภทบริการ วันที่ว่าง ช่วงราคา และฟิลด์ย่อหน้าสำหรับบันทึก — เก็บทุกการสอบถามไว้ในสเปรดชีตเดียวแทนที่จะกระจัดกระจายอยู่ในกระทู้อีเมล นี่เป็นการใช้งานแบบเบา ๆ ของรูปแบบ multiple-choice-บวก-ย่อหน้าเดียวกันที่ใช้ในที่อื่น ๆ ของ Forms และคุ้มค่าที่จะตั้งค่าแม้สำหรับงานเดียวหากคุณกำลังเปรียบเทียบผู้ขายมากกว่าสองหรือสามราย
การเช็คอินในวันงานด้วย QR โค้ด
สำหรับอะไรก็ตามที่เกินกว่าแขกไม่กี่คน แผ่นลงชื่อกระดาษจะทำให้หน้างานช้าลงและสร้างจำนวนที่คุณต้องพิมพ์ขึ้นภายหลัง การสร้าง QR โค้ดที่เชื่อมโยงตรงไปยังแบบฟอร์มเช็คอินสั้น ๆ แก้ปัญหาทั้งสองอย่าง — แขกสแกนด้วยกล้องมือถือของตัวเอง กรอกฟิลด์สองสามข้อ และคำตอบเข้าสู่ชีตของคุณทันที คู่มือของเราเรื่อง การสร้าง QR โค้ดสำหรับ Google ฟอร์ม และ การติดตามการเข้าร่วมด้วย Google ฟอร์ม ครอบคลุมการตั้งค่าและข้อจำกัดที่ตรงไปตรงมา เช่น ความจริงที่ว่า Forms จะไม่ทำเครื่องหมายการเช็คอินซ้ำจากคนเดียวกันโดยอัตโนมัติ — คุณจะต้องสแกนชีตเป็นระยะเพื่อดูรายการซ้ำหากเรื่องนี้สำคัญสำหรับงานของคุณ
การเลือกเซสชันและ breakout สำหรับการประชุม
การประชุมแบบหลายแทร็กต้องการให้ผู้เข้าร่วมเลือกว่าจะเข้าร่วม breakout session ไหนในแต่ละช่วงเวลา คำถามแบบ Checkboxes ต่อบล็อกเวลา หรือ Multiple choice grid เดียวที่มีช่วงเวลาเป็นแถวและเซสชันเป็นคอลัมน์ ทั้งสองอย่างทำงานได้ดีสำหรับเรื่องนี้ โปรดจำไว้ว่า Forms ไม่บังคับใช้ขีดจำกัดความจุกับตัวเลือกใด ๆ — หากเซสชันยอดนิยมมีขีดจำกัดขนาดห้องที่ตายตัว คุณจะต้องตรวจสอบชีตคำตอบเป็นระยะและปิดการลงทะเบียนสำหรับตัวเลือกนั้นด้วยตนเองแทนที่จะพึ่งพาให้ฟอร์มหยุดรับการลงชื่อ
ข้อพิจารณาเรื่องช่วงเวลาสำหรับกิจกรรมหลายเซสชัน
สิ่งใดก็ตามที่เกี่ยวข้องกับช่วงเวลาเฉพาะ — การนัดหมายประชุมแบบตัวต่อตัว การลงทะเบียนเวิร์กช็อป หรือ breakout แบบนัดหมาย — เจอกับข้อจำกัดพื้นฐานเดียวกัน นั่นคือ Google ฟอร์มไม่มีกลไกล็อกช่วงเวลาแบบเรียลไทม์ สองคนสามารถเลือกช่วงเวลา "10:00 น." เดียวกันและได้รับการยืนยันทั้งคู่ คู่มือของเราเรื่อง การจองช่วงเวลาด้วย Google ฟอร์ม ครอบคลุมทางเลือกในการแก้ปัญหาอย่างละเอียด ตั้งแต่หน้าต่างเวลาที่เล็กลงไปจนถึงการกระทบยอดด้วยตนเองในภายหลัง
การรวบรวมข้อจำกัดด้านอาหารและความต้องการด้านการเข้าถึง
ไม่ว่าคุณจะสร้างฟอร์มไหนอยู่แล้ว — RSVP การลงทะเบียน หรือเช็คอิน — คุ้มค่าที่จะเพิ่มคำถาม Paragraph หรือ Checkboxes โดยเฉพาะสำหรับข้อจำกัดด้านอาหารและความต้องการด้านการเข้าถึง แทนที่จะหวังว่าคนจะพูดถึงมันเองในฟิลด์ความคิดเห็นทั่วไป Checkboxes ทำงานได้ดีสำหรับหมวดหมู่ทั่วไป (มังสวิรัติ ปลอดกลูเตน ทางเข้าสำหรับรถเข็น) พร้อมฟิลด์ Paragraph ด้านล่างสำหรับสิ่งที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้น ดังนั้นพนักงานจัดเลี้ยงและสถานที่จะได้รับคำตอบที่ชัดเจนและมีโครงสร้างแทนการเดาจากข้อความอิสระ
แบบสำรวจความคิดเห็นหลังงาน
เมื่องานจบลง แบบสำรวจความคิดเห็นสั้น ๆ ที่ส่งภายในหนึ่งหรือสองวันในขณะที่ประสบการณ์ยังสดใหม่จะให้คำตอบที่มีประโยชน์ที่สุด เก็บให้เหลือคำถามไม่กี่ข้อ — คะแนนโดยรวมด้วย Linear Scale คำถามแบบ multiple-choice สองสามข้อเกี่ยวกับแง่มุมเฉพาะ (สถานที่ อาหาร เซสชัน) และคำถามแบบย่อหน้าปลายเปิดหนึ่งข้อสำหรับสิ่งอื่น ๆ นี่เป็นรูปแบบเดียวกับที่ครอบคลุมในคู่มือที่กว้างขึ้นของเราเรื่อง ตัวอย่างแบบสำรวจ Google ฟอร์ม
การทำงานทั้งเวิร์กโฟลว์จากมือถือของคุณ
นักวางแผนกิจกรรมไม่ค่อยได้อยู่ที่โต๊ะทำงานระหว่างงานจริง — คุณอยู่ที่สถานที่ ที่โต๊ะเช็คอิน หรือเดินตรวจดูผู้ขาย ตัวแก้ไข Forms ของ Google เองถูกสร้างมาสำหรับหน้าจอเดสก์ท็อปและใช้งานยากบนมือถือ ซึ่งเป็นช่องว่างที่แอปอย่าง FormMaker เติมเต็มพอดี ตัวแก้ไขแบบสัมผัสเนทีฟสำหรับการสร้างและปรับแต่งฟอร์มที่ผูกกับบัญชี Google ของคุณเอง บวกกับการเข้าถึงลิงก์แชร์ QR โค้ด และคำตอบที่เข้ามาอย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องค้นหาผ่านเบราว์เซอร์ที่ซูมออก ดูคู่มือของเราเรื่อง การใช้ Google ฟอร์มบนมือถือ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่ใช้ได้และใช้ไม่ได้ในเบราว์เซอร์มือถือ
คำถามที่พบบ่อย
Google ฟอร์มสามารถติดตามการเช็คอินกิจกรรมด้วย QR โค้ดได้หรือไม่?
ได้ สร้าง QR โค้ดที่เชื่อมโยงกับแบบฟอร์มเช็คอินของคุณและติดไว้ที่ทางเข้า — แขกสแกนด้วยกล้องมือถือของตัวเองและส่งการเช็คอินอย่างรวดเร็วแทนการเซ็นชื่อในรายการกระดาษ
นักวางแผนกิจกรรมติดตามจำนวนผู้เข้าร่วมด้วย Google ฟอร์มอย่างไร?
แบบฟอร์ม RSVP ที่มีคำถามจำนวนแขก เชื่อมโยงกับ Google ชีต จะให้ยอดรวมจำนวนผู้เข้าร่วมแบบต่อเนื่องและเรียงลำดับได้ ซึ่งอัปเดตโดยอัตโนมัติเมื่อคำตอบเข้ามา
Google ฟอร์มสามารถจัดการการเลือกเซสชันหรือ breakout สำหรับการประชุมได้หรือไม่?
ได้ โดยทั่วไปด้วยคำถามแบบ Checkboxes หรือ Multiple choice grid มันจะไม่บังคับใช้ขีดจำกัดความจุโดยอัตโนมัติ ดังนั้นเฝ้าดูคำตอบหากเซสชันมีขีดจำกัดที่ตายตัว
มีแอปมือถือสำหรับจัดการ Google ฟอร์มที่หน้างานหรือไม่?
Google ไม่ได้เผยแพร่แอป Forms อย่างเป็นทางการ แต่แอปอย่าง FormMaker ถูกสร้างขึ้นมาโดยเฉพาะสำหรับการสร้างและจัดการ Google ฟอร์มจากมือถือ