Google ฟอร์มสำหรับ HR: เทมเพลตการปฐมนิเทศ ความคิดเห็น และแบบสำรวจก่อนออกจากงาน
คำตอบสั้น ๆ: Google ฟอร์มครอบคลุมความต้องการ HR ในชีวิตประจำวันส่วนใหญ่ได้ฟรี — แบบฟอร์มปฐมนิเทศพนักงานใหม่ แบบสำรวจ pulse พนักงาน การสัมภาษณ์ก่อนออกจากงาน การรับใบสมัครงาน คำขอลา และ RSVP ภายใน สองสิ่งที่ต้องทำให้ถูกต้องคือการปิดการเก็บอีเมลสำหรับแบบสำรวจแบบไม่ระบุตัวตน และการตรวจสอบว่าใครมีสิทธิ์แก้ไขก่อนที่คุณจะส่งอะไรที่มีความละเอียดอ่อนออกไป
ทีม HR มักลงเอยด้วยการสร้างฟอร์มเล็ก ๆ จำนวนมาก — พนักงานใหม่ต้องส่งรายละเอียดของตน ผู้จัดการต้องการทราบขวัญกำลังใจของทีมอย่างรวดเร็ว มีคนกำลังจะออกและคุณต้องการความคิดเห็นที่ตรงไปตรงมาก่อนที่พวกเขาจะจากไป Google ฟอร์มจัดการทั้งหมดนี้ได้โดยไม่ต้องผ่านกระบวนการจัดซื้อ ใครก็ตามที่มีบัญชี Google สามารถสร้างได้ในไม่กี่นาที และคำตอบจะเข้าสู่สเปรดชีตที่คุณสามารถทำงานด้วยได้อยู่แล้ว นี่คือวิธีใช้มันตลอดวงจรชีวิตของพนักงาน
แบบฟอร์มปฐมนิเทศพนักงานใหม่
แบบฟอร์มปฐมนิเทศเป็นสิ่งแรกที่มีโครงสร้างที่พนักงานใหม่จะกรอก ดังนั้นจัดระเบียบให้เป็นส่วน ๆ ที่ชัดเจน ได้แก่ รายละเอียดส่วนตัวและผู้ติดต่อฉุกเฉิน ข้อมูลธนาคารหรือเงินเดือน (เฉพาะเมื่อกระบวนการของคุณต้องการเท่านั้น — ระมัดระวังในการรวบรวมข้อมูลทางการเงินที่ละเอียดอ่อนด้วยวิธีนี้) ความต้องการอุปกรณ์ และการยอมรับเอกสารนโยบายใด ๆ ใช้ฟิลด์ short answer สำหรับสิ่งต่าง ๆ เช่น ชื่อตามกฎหมายและหมายเลขโทรศัพท์ ฟิลด์วันที่สำหรับการยืนยันวันเริ่มงาน และ checkbox grid หากคุณต้องการการลงนามยอมรับหลายนโยบายพร้อมกัน จัดกลุ่มทุกอย่างด้วยเครื่องมือ "Add section" เพื่อไม่ให้ฟอร์มรู้สึกเหมือนกำแพงฟิลด์ยาว ๆ เดียวในวันแรกของพนักงานใหม่
ความพึงพอใจของพนักงานและแบบสำรวจ pulse
การตรวจสอบ pulse เป็นประจำทำงานได้ดีที่สุดเมื่อสั้นและบ่อยแทนที่จะยาวและนาน ๆ ครั้ง คำถามแบบ linear scale ไม่กี่ข้อ ("ในระดับ 1-5 คุณรู้สึกได้รับการสนับสนุนจากผู้จัดการของคุณมากแค่ไหน?") จับคู่กับคำถามแบบ paragraph เปิดหนึ่งข้อสำหรับบริบท มักเพียงพอที่จะเห็นแนวโน้มโดยไม่ทำให้ความอดทนของทีมของคุณหมดไป เพื่อให้ผลลัพธ์มีความหมาย ผู้คนต้องเชื่อใจว่าคำตอบของพวกเขาจะไม่ถูกสืบย้อนกลับไปหาตัวพวกเขา ดูคู่มือของเราเรื่อง ตัวอย่างแบบสำรวจ Google ฟอร์ม และ การสร้างแบบสำรวจ Google ฟอร์มแบบไม่ระบุตัวตน สำหรับการใช้คำถามและการตั้งค่าที่ปกป้องความไม่ระบุตัวตน
เทมเพลตการสัมภาษณ์ก่อนออกจากงาน
การสัมภาษณ์ก่อนออกจากงานจะมีประโยชน์ที่สุดเมื่อพนักงานที่กำลังจะออกรู้สึกปลอดภัยที่จะพูดตรงไปตรงมา โครงสร้างง่าย ๆ ที่ใช้ได้ผลดี คือ คำถามแบบ multiple-choice สองสามข้อเกี่ยวกับเหตุผลในการลาออก (ค่าตอบแทน การเติบโต การจัดการ ส่วนตัว ฯลฯ) linear scale สำหรับความพึงพอใจโดยรวม และคำถามแบบ paragraph เปิด เช่น "อะไรจะทำให้คุณอยู่ต่อ?" และ "มีอะไรที่เราควรรู้แต่ยังไม่รู้?" การจะทำให้สิ่งนี้ไม่ระบุตัวตนหรือไม่ขึ้นอยู่กับกระบวนการของคุณ — บางบริษัทจับคู่กับการสนทนาสด บางบริษัทชอบแบบฟอร์มลายลักษณ์อักษรเพราะการเขียนทำให้ตรงไปตรงมาได้ง่ายกว่า หากคุณเลือกแบบไม่ระบุตัวตน ให้ทำตามการตั้งค่าเดียวกับแบบสำรวจ pulse
การรับใบสมัครงาน
Google ฟอร์มทำงานได้ดีอย่างน่าประหลาดใจในฐานะเครื่องมือรับใบสมัครแบบเบา ๆ สำหรับทีมขนาดเล็กหรือตำแหน่งงานเดียวที่เปิดรับ คำถามอัปโหลดไฟล์ให้ผู้สมัครแนบเรซูเม่และจดหมายสมัครงาน ฟิลด์ short answer รวบรวมข้อมูลติดต่อ และคำถามแบบ paragraph สามารถขอให้เสนอตัวสั้น ๆ ได้ สำหรับเทมเพลตแบบฟิลด์ต่อฟิลด์ฉบับเต็ม ดูคู่มือ เทมเพลตใบสมัครงาน Google ฟอร์ม ของเรา
คำขอลาและวันหยุด
แบบฟอร์มคำขอลาไม่จำเป็นต้องซับซ้อน ได้แก่ ชื่อพนักงาน ช่วงวันที่ (สองฟิลด์วันที่ "เริ่ม" และ "สิ้นสุด") ดรอปดาวน์ประเภทการลา (พักร้อน ป่วย ไม่รับเงินเดือน อื่น ๆ) และฟิลด์ paragraph สำหรับบันทึก ส่งคำตอบเข้าชีตที่แชร์กันซึ่งผู้จัดการของคุณสามารถกรองตามวันที่ที่กำลังจะมาถึง ดังนั้นจะไม่มีใครต้องขุดหาผ่านกระทู้อีเมลเพื่อดูว่าใครจะไม่อยู่สัปดาห์หน้า
RSVP กิจกรรมภายใน
การประชุมทั้งบริษัท กิจกรรมนอกสถานที่ของทีม และงานปาร์ตี้วันหยุดล้วนได้ประโยชน์จากแบบฟอร์ม RSVP ที่รวดเร็วแทนที่จะเป็นห่วงโซ่อีเมล reply-all ฟิลด์ชื่อ คำถามแบบ multiple choice ใช่/ไม่/อาจจะ และฟิลด์ข้อจำกัดด้านอาหารที่ไม่บังคับครอบคลุมความต้องการส่วนใหญ่ ดูคู่มือฉบับเต็มของเราเรื่อง เทมเพลต RSVP ของ Google ฟอร์ม สำหรับเลย์เอาต์ที่พร้อมคัดลอก รวมถึงการติดตามจำนวนผู้เข้าร่วม
การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล HR ที่ละเอียดอ่อน
เนื่องจากแบบฟอร์ม HR มักแตะต้องข้อมูลส่วนบุคคล มีการตั้งค่าสองอย่างที่สำคัญกว่าฟอร์มทั่วไปตรงนี้
- ควบคุมว่าใครสามารถเห็นคำตอบได้ เฉพาะเจ้าของฟอร์มและใครก็ตามที่ถูกเพิ่มเป็นผู้แก้ไขอย่างชัดเจนเท่านั้นที่สามารถดูการส่งได้ ก่อนส่งอะไรก็ตามที่มีข้อมูลเงินเดือน การแพทย์ หรือวินัย เปิดเมนู Share และยืนยันว่ารายชื่อผู้แก้ไขตรงตามที่ควรจะเป็นทุกประการ — ไม่มากไม่น้อย คู่มือของเราเรื่อง ผู้ร่วมงาน Google ฟอร์ม พาไปดูวิธีจัดการการเข้าถึงนี้
- ตัดสินใจเรื่องความไม่ระบุตัวตนล่วงหน้า สำหรับแบบสำรวจ pulse และการสัมภาษณ์ก่อนออกจากงาน ตัดสินใจก่อนที่คุณจะส่งว่าคำตอบจำเป็นต้องสืบย้อนไปหาบุคคลหรือไม่ หากไม่ ให้ปิด "Collect email addresses" ในการตั้งค่าและข้ามฟิลด์ชื่อใด ๆ — ฟอร์มที่ไม่ระบุตัวตนครึ่งเดียว (ไม่มีชื่อ แต่เก็บอีเมลโดยอัตโนมัติ) บั่นทอนความไว้วางใจที่คุณกำลังพยายามสร้าง
กรณีการใช้งาน HR โดยสรุป
| กรณีการใช้งาน | ต้องไม่ระบุตัวตนหรือไม่? | การตั้งค่าสำคัญ | ประเภทคำถามสำคัญ |
|---|---|---|---|
| การรับข้อมูลปฐมนิเทศ | ไม่ — ต้องระบุตัวตน | เปิดเก็บอีเมล ใช้ส่วนเพื่อจัดระเบียบ | Short answer, date, checkbox grid สำหรับการยอมรับ |
| แบบสำรวจ Pulse | ปกติต้องไม่ระบุตัวตน | ปิดการเก็บอีเมล ไม่มีฟิลด์ชื่อ | Linear scale, paragraph |
| การสัมภาษณ์ก่อนออกจากงาน | ไม่บังคับ — ตามที่ทีมเลือก | ขึ้นอยู่กับแนวทางที่เลือก | Multiple choice, linear scale, paragraph |
| ใบสมัครงาน | ไม่ — ต้องระบุตัวตน | File upload (บังคับให้ลงชื่อเข้าใช้) | Short answer, paragraph, file upload |
| คำขอลา | ไม่ — ต้องระบุตัวตน | สิทธิ์แก้ไขจำกัดเฉพาะผู้จัดการ/HR | Short answer, date, dropdown |
| RSVP ภายใน | ไม่ — ต้องนับจำนวนตามชื่อ | อนุญาตแก้ไขคำตอบสำหรับการเปลี่ยนแปลง | Short answer, multiple choice |
ข้อพิจารณาด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดสำหรับแบบฟอร์ม HR
ข้อมูล HR เป็นหนึ่งในข้อมูลส่วนบุคคลที่ละเอียดอ่อนที่สุดที่องค์กรจัดการ ซึ่งทำให้พฤติกรรมการปฏิบัติตามข้อกำหนดบางอย่างคุ้มค่าที่จะสร้างไว้ในทุกฟอร์ม ไม่ใช่แค่ฟอร์มที่ละเอียดอ่อนอย่างชัดเจนเท่านั้น
- รวบรวมเฉพาะสิ่งที่กระบวนการต้องการ แบบฟอร์มคำขอลาไม่จำเป็นต้องมีฟิลด์เหตุผลหากนโยบายของคุณไม่ต้องการ — ทุกฟิลด์เพิ่มเติมคือข้อมูลที่คุณต้องปกป้องและลบในที่สุด
- กำหนดแนวปฏิบัติในการเก็บรักษา Google ฟอร์มไม่ลบคำตอบเก่าโดยอัตโนมัติ ตัดสินใจว่าข้อมูลการสัมภาษณ์ก่อนออกจากงานหรือผู้สมัครควรอยู่ในชีตของคุณนานเท่าไหร่ และตั้งการแจ้งเตือนซ้ำในปฏิทินเพื่อจัดเก็บถาวรหรือลบ
- รู้ว่าข้อมูลอยู่ที่ไหน คำตอบอยู่ในบัญชี Google ของเจ้าของฟอร์ม หากบุคคลนั้นออกจากองค์กร ให้โอนความเป็นเจ้าของแบบฟอร์ม HR อย่างตั้งใจแทนที่จะปล่อยข้อมูลที่ละเอียดอ่อนผูกติดกับบัญชีของพนักงานที่ลาออกไปแล้ว
สำหรับทีมที่จัดการข้อมูลพนักงาน/ผู้สมัครในสหภาพยุโรปหรือสหราชอาณาจักรโดยเฉพาะ ดูคู่มือฉบับเต็มของเราเรื่อง Google ฟอร์มและ GDPR สำหรับภาษาการยินยอม การจัดการคำขอเจ้าของข้อมูล และรายละเอียดการเก็บรักษาที่มากกว่าที่ครอบคลุมที่นี่
ทำไมทีมถึงใช้ Google ฟอร์มสำหรับสิ่งนี้แทนซอฟต์แวร์ HR เฉพาะทาง
แพลตฟอร์ม HRIS เฉพาะทางเสนอระบบอัตโนมัติที่มากกว่า — ห่วงโซ่การอนุมัติ การผสานรวมกับเงินเดือน บันทึกการตรวจสอบ แต่สำหรับงาน HR จำนวนมาก นั่นเป็นโครงสร้างพื้นฐานที่มากกว่าที่งานต้องการ Google ฟอร์มฟรี ทุกคนมีบัญชี Google อยู่แล้ว และคำตอบไหลตรงเข้าชีตที่คุณสามารถทำ pivot กรอง และแชร์กับทีมที่เหลือได้โดยไม่ต้องส่งออกอะไรเลย มันเป็นเครื่องมือที่ถูกต้องเมื่อคุณต้องการแบบฟอร์มอย่างรวดเร็วและไม่ต้องการกำหนดค่าระบบใหม่เพื่อให้ได้มา
ข้อแลกเปลี่ยนกลับด้านสำหรับองค์กรที่ใหญ่กว่าและมีการควบคุมมากกว่า เมื่อคุณต้องการห่วงโซ่การอนุมัติหลายขั้นตอน การผสานรวมเงินเดือนอัตโนมัติ หรือบันทึกการตรวจสอบอย่างเป็นทางการในทุกการเข้าถึงบันทึกที่ละเอียดอ่อน HRIS ที่สร้างมาเฉพาะจะคุ้มค่ากับต้นทุนของมัน หลายทีมใช้ทั้งสองอย่าง — Google ฟอร์มสำหรับด้านที่เคลื่อนไหวเร็วและไม่เป็นทางการของ HR (การตรวจสอบ pulse, RSVP, คำขอครั้งเดียว) และซอฟต์แวร์เฉพาะทางสำหรับสิ่งใดก็ตามที่มีข้อกำหนดการปฏิบัติตามหรือการอนุมัติแนบมา
การตั้งค่าแบบฟอร์ม HR เมื่อคุณไม่ได้อยู่ที่โต๊ะทำงาน
งาน HR จำนวนมากอย่างน่าประหลาดใจเกิดขึ้นห่างจากคอมพิวเตอร์ — การเช็คอินกับพนักงานใหม่ในวันแรกของพวกเขา การรับคำขอลาระหว่างเดินระหว่างการประชุม การร่างชุดคำถามสัมภาษณ์ก่อนออกจากงานระหว่างเดินทางกลับบ้านจากบทสนทนาที่ยากลำบาก FormMaker สร้าง Google ฟอร์มจริงผ่านบัญชี Google ของคุณเองด้วยตัวแก้ไขแบบเนทีฟที่ออกแบบมาเพื่อการสัมผัส ดังนั้นแบบฟอร์มที่ต้องมีอยู่อย่างรวดเร็วไม่จำเป็นต้องรอจนกว่าคุณจะกลับไปที่แล็ปท็อปพร้อมตัวแก้ไขบนเบราว์เซอร์มาตรฐานเปิดอยู่
การแก้ไขปัญหาแบบฟอร์ม HR ทั่วไป
- แบบสำรวจ pulse ไม่ได้รับคำตอบที่ตรงไปตรงมา ตรวจสอบการตั้งค่าอีกครั้ง — หาก "Collect email addresses" ยังคงเปิดอยู่หรือมีฟิลด์ชื่อหลงเข้ามา พนักงานจะสังเกตเห็นและระมัดระวัง ทดสอบฟอร์มด้วยตัวเองในหน้าต่างเบราว์เซอร์แบบส่วนตัวเพื่อดูสิ่งที่ผู้ตอบเห็นจริง ๆ
- มีคนออกจากบริษัทและแบบฟอร์มของพวกเขาหายไปหรือเข้าถึงไม่ได้ ความเป็นเจ้าของ Google ฟอร์มผูกกับบัญชีแต่ละบุคคลที่สร้างมันขึ้นมา โอนความเป็นเจ้าของแบบฟอร์ม HR ที่ใช้งานอยู่ไปยังบัญชี Google ตามบทบาทหรือทีมก่อนที่ใครจะออกจากงาน ไม่ใช่หลังจากนั้น
- ผู้จัดการสามารถเห็นคำตอบที่ไม่ควรเห็น ตรวจสอบรายชื่อผู้แก้ไขในเมนู Share — การถูกเพิ่มเป็นผู้ร่วมงานให้สิทธิ์เข้าถึงเต็มรูปแบบต่อคำตอบทุกอัน ดังนั้นจำกัดรายชื่อนั้นให้เฉพาะพนักงาน HR ที่ต้องการจริง ๆ
- คำขอลาหายไปในกระทู้อีเมลยาว ๆ แทนที่จะอยู่ในชีต โดยปกติหมายความว่ามีคนส่งคำขอทางอีเมลโดยตรงแทนที่จะใช้ฟอร์ม — เน้นย้ำให้ฟอร์มเป็นจุดรับข้อมูลเดียว และพิจารณาฝังมันไว้ในหน้าวิกิภายในเพื่อให้เข้าถึงได้เพียงคลิกเดียวเสมอ
คำถามที่พบบ่อย
Google ฟอร์มดีพอสำหรับข้อมูล HR หรือไม่?
สำหรับทีมขนาดเล็กและขนาดกลางส่วนใหญ่ ใช่ — มันฟรี คุ้นเคยง่าย และผสานรวมกับ Google ชีต สำหรับข้อมูลที่มีการควบคุมสูงหรือเวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่ซับซ้อน ซอฟต์แวร์ HRIS เฉพาะทางอาจเหมาะสมกว่า แต่ Google ฟอร์มจัดการแบบฟอร์มปฐมนิเทศ แบบสำรวจ และแบบฟอร์มคำของ่าย ๆ ได้ดี
พนักงานสามารถส่ง Google ฟอร์มแบบไม่ระบุตัวตนได้หรือไม่?
ได้ ตราบใดที่คุณปิด "Collect email addresses" ในการตั้งค่าและไม่เพิ่มฟิลด์ชื่อ สิ่งนี้สำคัญสำหรับความคิดเห็นที่ตรงไปตรงมาในแบบสำรวจ pulse และการสัมภาษณ์ก่อนออกจากงาน
ใครสามารถเห็นคำตอบของ Google ฟอร์มด้าน HR ได้บ้าง?
โดยค่าเริ่มต้น เฉพาะเจ้าของฟอร์มและใครก็ตามที่ถูกเพิ่มเป็นผู้แก้ไขเท่านั้นที่สามารถเห็นการส่งได้ คุณควบคุมสิ่งนี้จากเมนู Share ของฟอร์ม — ตรวจสอบรายชื่อผู้แก้ไขเสมอก่อนส่งแบบฟอร์ม HR ที่มีความละเอียดอ่อนออกไป
ฉันสามารถใช้ Google ฟอร์มสำหรับใบสมัครงานได้หรือไม่?
ได้ คำถามอัปโหลดไฟล์ให้ผู้สมัครแนบเรซูเม่ได้ และคำถามแบบ short answer หรือ paragraph ครอบคลุมประสบการณ์และจดหมายสมัครงาน ดูคู่มือเทมเพลตใบสมัครงานเฉพาะของเราสำหรับคำแนะนำฉบับเต็ม
Google ฟอร์มเป็นไปตามข้อกำหนดเพียงพอสำหรับข้อมูล HR ภายใต้ GDPR หรือไม่?
โครงสร้างพื้นฐานของ Google รองรับการประมวลผลที่เป็นไปตาม GDPR ที่ระดับ Workspace แต่การปฏิบัติตามข้อกำหนดจริงยังขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณใช้มัน — การลดข้อมูลที่รวบรวมให้น้อยที่สุด การระบุวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน และการมีแนวปฏิบัติในการเก็บรักษา ถือว่ามันมีความสามารถรองรับ GDPR ได้ ไม่ใช่เป็นไปตามข้อกำหนดโดยอัตโนมัติโดยค่าเริ่มต้น