Google Forms के साथ इवेंट रजिस्ट्रेशन फ़ॉर्म (टेम्पलेट + टिप्स)

जुलाई 2026 में अपडेट किया गया · 7 मिनट का पठन

मीटअप, फंडरेज़र, वर्कशॉप या कंपनी ऑफ़साइट के लिए लोगों को रजिस्टर करने के लिए आपको टिकटिंग प्लेटफ़ॉर्म की ज़रूरत नहीं है। Google Forms मुफ़्त है, हर कोई इसे खोल सकता है, और हर रजिस्ट्रेशन एक स्प्रेडशीट में पहुंचता है जिसे आप दरवाज़े पर क्रमबद्ध कर सकते हैं। यह जो नहीं करेगा वह है भुगतान लेना या उपस्थिति को स्वचालित रूप से सीमित करना — इसलिए तरकीब एक अच्छी तरह से बनाया गया प्रश्न सेट और कुछ सेटिंग्स है जो भारी काम करती हैं। यहां पूरा टेम्पलेट है।

चरण 1: फ़ॉर्म बनाएं और विवरण आगे रखें

forms.google.com पर (या अपने फोन पर FormMaker में) एक खाली फ़ॉर्म शुरू करें। इसे वास्तविक इवेंट नाम से शीर्षक दें — "रिवरसाइड 5K वालंटियर एप्रीसिएशन डिनर" — और विवरण का उपयोग हर उस चीज़ के लिए करें जो एक पंजीकरणकर्ता को प्रतिबद्ध होने से पहले चाहिए:

• तारीख और समय, दरवाज़े खुलने के समय सहित
• स्थान का नाम और पूरा पता
• लागत, यदि कोई हो, और भुगतान कैसे करें ("$15 दरवाज़े पर, नकद या Venmo")
• रजिस्ट्रेशन की अंतिम तारीख
• प्रश्नों के लिए एक संपर्क

आधे "त्वरित प्रश्न" ईमेल जो आपको अन्यथा मिलते, उनका जवाब यहीं दे दिया जाता है।

चरण 2: प्रश्न टेम्पलेट

यह सेट कॉपी करें और जो आपको नहीं चाहिए उसे हटा दें — आपके द्वारा हटाया गया हर प्रश्न आपकी पूर्णता दर बढ़ाता है, खासकर फोन पर।

1. पूरा नाम — शॉर्ट आंसर, आवश्यक।
2. ईमेल पता — पूछने की बजाय Settings में Collect email addresses चालू करें; यह टाइपो-प्रूफ है और एक फ़ील्ड कम है।
3. फोन नंबर — शॉर्ट आंसर, वैकल्पिक। केवल तभी पूछें जब आप वास्तव में दिन-के-बदलावों के बारे में लोगों को टेक्स्ट करेंगे।
4. टिकट प्रकार — मल्टीपल चॉइस, आवश्यक:
   • सामान्य प्रवेश — $20
   • छात्र / वरिष्ठ नागरिक — $12
   • सदस्य — मुफ़्त
   • 8 का टेबल — $140 (मैं नीचे मेहमानों के नाम लिस्ट करूंगा)
5. आप कौन से सेशन में शामिल होंगे? — चेकबॉक्स (सिंगल-ट्रैक इवेंट के लिए छोड़ें):
   • सुबह 9:30 — कीनोट
   • सुबह 11:00 — वर्कशॉप A: ग्रांट लेखन की मूल बातें
   • सुबह 11:00 — वर्कशॉप B: वालंटियर भर्ती
   • दोपहर 1:00 — राउंडटेबल लंच
6. आहार आवश्यकताएं — चेकबॉक्स: कोई नहीं / शाकाहारी / वीगन / ग्लूटन-फ्री / नट एलर्जी / अन्य (एक "Other" टेक्स्ट फ़ील्ड के साथ)। केवल तभी पूछें जब भोजन परोसा जा रहा हो — एक अनुपयोगी आहार प्रश्न एक कॉपी किए गए टेम्पलेट का संकेत देता है।
7. मेहमानों के नाम — पैराग्राफ, वैकल्पिक, ग्रुप टिकट के लिए।
8. सहमति — चेकबॉक्स, आवश्यक: "मैं इवेंट फोटो नीति और आचार संहिता से सहमत हूं (विवरण में लिंक)।" एक आवश्यक चेकबॉक्स Forms का सबसे स्वच्छ सहमति पैटर्न है।
9. कुछ और जो हमें जानना चाहिए? — पैराग्राफ, वैकल्पिक (एक्सेसिबिलिटी अनुरोध यहां रहते हैं)।

यदि आप भुगतान लेते हैं, तो टिकट-प्रकार विकल्पों या पुष्टिकरण संदेश में बिल्कुल बताएं कैसे — Forms खुद कार्ड प्रोसेस नहीं कर सकता, इसलिए इसे भुगतान लिंक के साथ जोड़ें या दरवाज़े पर एकत्र करें।

चरण 3: सेटिंग्स जो इसे रजिस्ट्रेशन फ़ॉर्म बनाती हैं

• Collect email addresses (Settings → Responses) — आपको शून्य टाइपिंग के साथ एक सत्यापित पता मिलता है।
• Limit to 1 response — डुप्लिकेट रजिस्ट्रेशन को रोकता है; उत्तरदाताओं को Google में साइन इन करने की आवश्यकता होती है। यदि आपके दर्शकों में बिना Google खाते वाले लोग शामिल हैं, तो इसे बंद रखें और इसके बजाय शीट में डिड्यूप करें।
• Allow response editing — उपस्थितों को आपको ईमेल करने की बजाय अपने सेशन चुनाव खुद ठीक करने देता है।
• पुष्टिकरण संदेश — यह आपका टिकट स्टब है। डिफ़ॉल्ट को इससे बदलें: "आप एप्रीसिएशन डिनर के लिए पंजीकृत हैं — शनि, 14 नवंबर, शाम 6:30, रिवरसाइड कम्युनिटी हॉल, 400 एल्म सेंट। दरवाज़े शाम 6 बजे। बिल्डिंग के पीछे पार्किंग। प्रश्न: [email protected]।" लोग इसका स्क्रीनशॉट लेते हैं; इसे स्क्रीनशॉट लेने लायक बनाएं।
• Response receipts — "Send responders a copy of their response" चालू करें ताकि उन्हें ईमेल से भी पुष्टिकरण मिले।

एक ईमानदार चेतावनी: Google Forms कुल रजिस्ट्रेशन को स्वचालित रूप से सीमित नहीं कर सकता। Responses टैब में गिनती देखें और क्षमता पर Accepting responses बंद करें — हमारी फ़ॉर्म बंद करने और प्रतिक्रियाएं सीमित करने की गाइड हर विकल्प को कवर करती है।

चरण 4: इसे साझा करें — और दरवाज़े पर एक QR कोड लगाएं

Send पर क्लिक करें, छोटी की गई forms.gle लिंक लें, और इसे हर जगह वितरित करें जहां आपके दर्शक पहले से मौजूद हैं: न्यूज़लेटर, कम्युनिटी Facebook ग्रुप, Slack चैनल, चर्च बुलेटिन।

फिर एक QR कोड बनाएं — हमारी QR गाइड देखें — और इसका दो बार उपयोग करें:

• इवेंट से पहले पोस्टर और फ़्लायर पर।
• दरवाज़े पर वॉक-अप के लिए। एक "पंजीकृत नहीं हैं? यहां स्कैन करें" चिह्न वॉक-इन को सेकंडों में आपकी स्प्रेडशीट में पंक्तियों में बदल देता है, इसलिए क्लिपबोर्ड के बिना आपकी उपस्थिति सूची पूरी बनी रहती है।

FormMaker आपके किसी भी फ़ॉर्म के लिए सीधे आपके फोन से शेयर लिंक और QR कोड जनरेट करता है, जो तब उपयोगी होता है जब आप पहले से वेन्यू पर संकेत लगा रहे हों।

चरण 5: उपस्थिति सूची को Google Sheets में एक्सपोर्ट करें

Responses टैब में, एक लिंक की गई स्प्रेडशीट बनाने के लिए हरे Sheets आइकन पर क्लिक करें। हर रजिस्ट्रेशन एक टाइमस्टैम्प वाली पंक्ति है। इवेंट के दिन से पहले:

• अंतिम नाम से क्रमबद्ध करें (=INDEX(SPLIT(B2," "),1,COLUMNS(SPLIT(B2," "))) के साथ एक हेल्पर कॉलम जोड़ें या बस नाम कॉलम को क्रमबद्ध करें) ताकि दरवाज़े पर चेक-इन तेज़ हो।
• कैटरर को वास्तविक संख्याएं देने के लिए =COUNTIF() के साथ आहार आवश्यकताओं की गिनती करें।
• सेशन गिनें ताकि आपको पता चले कि किस कमरे में अधिक कुर्सियों की ज़रूरत है।
• सह-आयोजकों के साथ केवल-देखने की पहुंच साझा करें; संपादन पहुंच केवल उसी के साथ साझा करें जो दरवाज़ा चलाता है।
• बैज प्रिंटर के लिए फ़ाइल चाहिए? File → Download → CSV।

प्रतीक्षा सूची को मैन्युअल रूप से संभालना

Google Forms में कोई अंतर्निहित प्रतीक्षा सूची सुविधा नहीं है, लेकिन एक दो-फ़ॉर्म सेटअप अधिकांश इवेंट को कवर करता है:

1. एक बार जब आपका मुख्य रजिस्ट्रेशन फ़ॉर्म क्षमता तक पहुंच जाए, तो Accepting responses बंद करें और पुष्टिकरण-बंद संदेश को कुछ इस तरह अपडेट करें "रजिस्ट्रेशन भर चुका है — यहां प्रतीक्षा सूची में शामिल हों: [लिंक]।"
2. रजिस्ट्रेशन फ़ॉर्म को डुप्लिकेट करें (हमारी Google Form को डुप्लिकेट करने की गाइड देखें) और इसे "Waitlist" नाम दें, वही प्रश्न सेट रखते हुए ताकि डेटा संरचनाएं मेल खाएं।
3. जब कोई पंजीकृत उपस्थित रद्द करता है, तो प्रतीक्षा सूची शीट खोलें, सबसे पहला टाइमस्टैम्प लें, और उस व्यक्ति को मैन्युअल रूप से मुख्य उपस्थिति शीट में ले जाएं — फिर उन्हें वही पुष्टिकरण विवरण ईमेल करें जो आपने बाकी सभी को भेजे थे।

यह मैन्युअल है, लेकिन अधिकांश कम्युनिटी इवेंट, क्लास और ऑफ़साइट जिस मात्रा से निपटते हैं, उसके लिए इसमें मिनट लगते हैं और एक समर्पित टिकटिंग प्लेटफ़ॉर्म की लागत से बचाता है।

Google Forms बनाम एक समर्पित टिकटिंग प्लेटफ़ॉर्म

ईमानदार ट्रेड-ऑफ: Google Forms कुछ खर्च नहीं करता और आपके डेटा को आपके अपने खाते में रखता है, लेकिन आप क्षमता और भुगतान का काम खुद करते हैं। एक टिकटिंग प्लेटफ़ॉर्म शुल्क और कच्चे डेटा पर कम नियंत्रण की कीमत पर इसे स्वचालित करता है।

चरण 6: अपने फोन से चेक-इन

किसी स्कैनर की ज़रूरत नहीं। इवेंट से एक रात पहले, शीट में एक "Checked in" कॉलम जोड़ें। दरवाज़े पर:

1. अपने फोन पर Google Sheets ऐप में (या वेलकम टेबल पर एक टैबलेट में) लिंक की गई शीट खोलें।
2. जैसे ही हर मेहमान आता है, उनका नाम खोजने के लिए सर्च (मैग्निफायर आइकन) का उपयोग करें और Checked in कॉलम में एक x टाइप करें।
3. वॉक-अप QR कोड स्कैन करते हैं, रजिस्टर करते हैं, और शीट के नीचे दिखाई देते हैं — उन्हें मौके पर ही चेक-इन के रूप में चिह्नित करें।
4. बाद में, चेक-इन कॉलम पर =COUNTA() आपको रजिस्ट्रेशन बनाम आपकी वास्तविक उपस्थिति देता है — नो-शो दर जो अगले साल की योजना को स्मार्ट बनाती है।

यदि आपने फ़ॉर्म को FormMaker में बनाया और प्रबंधित किया है, तो आप ऐप में प्रतिक्रियाओं को आते हुए भी देख सकते हैं जबकि एक सह-आयोजक शीट चलाता है।

मल्टी-डे और आवर्ती इवेंट

कई दिनों तक चलने वाले किसी सम्मेलन के लिए, या साप्ताहिक रूप से दोहराई जाने वाली वर्कशॉप श्रृंखला के लिए, पहले से तय करें कि क्या आप पूरी अवधि को कवर करने वाला एक रजिस्ट्रेशन फ़ॉर्म चाहते हैं या प्रति तारीख एक अलग फ़ॉर्म। एक फ़ॉर्म अच्छी तरह काम करता है जब उपस्थित एक चेकबॉक्स प्रश्न के माध्यम से चुनते हैं कि वे किस दिन(ओं) आ रहे हैं — आपको प्रबंधित करने के लिए एक ही शीट मिलती है और आप दिन-चयन कॉलम पर COUNTIF के साथ प्रति-दिन गिनती कर सकते हैं। अलग-अलग फ़ॉर्म अधिक समझदार होते हैं जब हर तारीख के वास्तव में अलग प्रश्न या क्षमता सीमाएं हों, क्योंकि एक साझा फ़ॉर्म की सेटिंग्स (जैसे Limit to 1 response) अन्यथा किसी को पहले दिन के लिए पहले ही रजिस्टर करने के बाद दूसरे दिन के लिए रजिस्टर करने से रोक देंगी। यदि आप हर साल वही इवेंट चला रहे हैं, तो शुरू से फिर से बनाने की बजाय पिछले साल के फ़ॉर्म को शुरुआती टेम्पलेट के रूप में डुप्लिकेट करें — सटीक चरणों और क्या साथ आता है इसके लिए हमारी Google Form को डुप्लिकेट करने की गाइड देखें।

इवेंट रजिस्ट्रेशन फ़ॉर्म का समस्या निवारण

1. एक ही व्यक्ति से डुप्लिकेट रजिस्ट्रेशन। "Limit to 1 response" चालू करें, या यदि आपके दर्शक Google में साइन इन नहीं कर सकते, तो दोहराए गए पतों को फ़्लैग करने वाले एक हेल्पर कॉलम के साथ शीट में ईमेल के आधार पर डिड्यूप करें।
2. फ़ॉर्म बंद करने के बाद भी रजिस्ट्रेशन आते रहे। "Accepting responses" केवल आपके इसे टॉगल करने के क्षण से नए सबमिशन को ब्लॉक करता है — जिसके पास पहले से अपने ब्राउज़र में फ़ॉर्म खुला था वह अभी भी सबमिट कर सकता है। बंद करने के कुछ मिनट बाद गिनती फिर से जांचें।
3. पुष्टिकरण संदेश उपस्थितों तक नहीं पहुंच रहा। "Send responders a copy of their response" तभी काम करता है जब आप ईमेल पते भी एकत्र कर रहे हों — वह सेटिंग चालू न होने पर, Forms के पास रसीद भेजने के लिए कोई पता नहीं है।
4. सेशन की गिनती कुल रजिस्ट्रेशन से मेल नहीं खाती। यह अपेक्षित है यदि सेशन-चुनाव प्रश्न वैकल्पिक था या छोड़ने की अनुमति देता था — जांचें कि क्या आपका मतलब इसे आवश्यक चिह्नित करना था।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

संबंधित गाइड

• Google Forms के साथ साइन-अप शीट
• Google Forms RSVP टेम्पलेट
• Google Form को कैसे बंद करें और प्रतिक्रियाएं सीमित करें
• Google Forms में तारीख और समय के प्रश्न
• Google Form को कैसे डुप्लिकेट करें
• Google Forms के साथ उपस्थिति ट्रैकिंग