Formulir Pendaftaran Acara dengan Google Forms (Template + Tips)

Diperbarui Juli 2026 · 7 menit membaca

Anda tidak memerlukan platform tiketing untuk mendaftarkan orang ke meetup, penggalangan dana, lokakarya, atau acara luar kantor perusahaan. Google Forms gratis, semua orang bisa membukanya, dan setiap pendaftaran mendarat di spreadsheet yang dapat Anda urutkan di pintu masuk. Yang tidak bisa dilakukannya adalah menerima pembayaran atau membatasi kehadiran secara otomatis — jadi triknya adalah kumpulan pertanyaan yang dibangun dengan baik dan beberapa pengaturan yang melakukan pekerjaan berat. Berikut template lengkapnya.

Langkah 1: Buat formulir dan tampilkan detail di depan

Mulai formulir kosong di forms.google.com (atau di FormMaker di ponsel Anda). Beri judul dengan nama acara sebenarnya — "Makan Malam Apresiasi Relawan 5K Riverside" — dan gunakan deskripsi untuk semua yang perlu diketahui pendaftar sebelum berkomitmen:

• Tanggal dan waktu, termasuk waktu pintu dibuka
• Nama tempat dan alamat lengkap
• Biaya, jika ada, dan cara membayar ("Rp150.000 di tempat, tunai atau transfer")
• Batas waktu pendaftaran
• Kontak untuk pertanyaan

Setengah dari email "pertanyaan cepat" yang biasanya Anda terima terjawab tepat di sini.

Langkah 2: Template pertanyaan

Salin kumpulan ini dan pangkas yang tidak Anda perlukan — setiap pertanyaan yang Anda hapus meningkatkan tingkat penyelesaian Anda, terutama di ponsel.

1. Nama lengkap — Short answer, wajib diisi.
2. Alamat email — aktifkan Collect email addresses di Settings alih-alih menanyakannya; ini bebas kesalahan ketik dan satu kolom lebih sedikit.
3. Nomor telepon — Short answer, opsional. Hanya tanyakan jika Anda benar-benar akan mengirim SMS ke orang tentang perubahan hari-H.
4. Jenis tiket — Multiple choice, wajib diisi:
   • Umum — Rp300.000
   • Pelajar / lansia — Rp180.000
   • Anggota — gratis
   • Meja untuk 8 orang — Rp2.100.000 (saya akan mencantumkan nama tamu di bawah)
5. Sesi mana yang akan Anda hadiri? — Checkboxes (lewati untuk acara satu jalur):
   • 09.30 — Keynote
   • 11.00 — Lokakarya A: Dasar-dasar penulisan hibah
   • 11.00 — Lokakarya B: Perekrutan relawan
   • 13.00 — Makan siang meja bundar
6. Kebutuhan diet — Checkboxes: Tidak ada / Vegetarian / Vegan / Bebas gluten / Alergi kacang / Lainnya (dengan kolom teks "Other"). Hanya tanyakan jika makanan disajikan — pertanyaan diet yang tidak terpakai menandakan template yang disalin begitu saja.
7. Nama tamu — Paragraph, opsional, untuk tiket grup.
8. Persetujuan — Checkboxes, wajib diisi: "Saya menyetujui kebijakan foto acara dan kode etik (tautan di deskripsi)." Checkbox wajib adalah pola persetujuan paling bersih yang ditawarkan Forms.
9. Ada hal lain yang perlu kami ketahui? — Paragraph, opsional (permintaan aksesibilitas ada di sini).

Jika Anda menerima pembayaran, jelaskan tepatnya bagaimana di opsi jenis tiket atau pesan konfirmasi — Forms sendiri tidak bisa memproses kartu, jadi pasangkan dengan tautan pembayaran atau kumpulkan di pintu masuk.

Langkah 3: Pengaturan yang menjadikannya formulir pendaftaran

• Collect email addresses (Settings → Responses) — Anda mendapatkan alamat terverifikasi tanpa mengetik sama sekali.
• Limit to 1 response — mencegah pendaftaran ganda; mengharuskan responden masuk ke Google. Jika audiens Anda mencakup orang tanpa akun Google, biarkan mati dan hapus duplikat di Sheet sebagai gantinya.
• Allow response editing — memungkinkan peserta memperbaiki pilihan sesi mereka sendiri alih-alih mengirim email kepada Anda.
• Confirmation message — ini adalah tiket Anda. Ganti default dengan: "Anda terdaftar untuk Makan Malam Apresiasi — Sab, 14 Nov, 18.30, Balai Komunitas Riverside, Jl. Elm No. 400. Pintu dibuka pukul 18.00. Parkir di belakang gedung. Pertanyaan: [email protected]." Orang menyimpan screenshot ini; buatlah layak untuk di-screenshot.
• Response receipts — aktifkan "Send responders a copy of their response" sehingga mereka juga mendapatkan konfirmasi melalui email.

Satu catatan jujur: Google Forms tidak dapat membatasi total pendaftaran secara otomatis. Pantau jumlah di tab Responses dan matikan Accepting responses saat mencapai kapasitas — panduan kami tentang menutup formulir dan membatasi respons membahas setiap opsi.

Langkah 4: Bagikan — dan pasang kode QR di pintu masuk

Klik Send, ambil tautan forms.gle yang dipendekkan, dan distribusikan di mana pun audiens Anda sudah berada: buletin, grup Facebook komunitas, saluran Slack, buletin gereja.

Kemudian buat kode QR — lihat panduan QR kami — dan gunakan dua kali:

• Sebelum acara di poster dan flyer.
• Di pintu masuk untuk yang datang tanpa pendaftaran. Tanda "Belum terdaftar? Pindai di sini" mengubah tamu tanpa janji menjadi baris di spreadsheet Anda dalam hitungan detik, sehingga daftar peserta Anda tetap lengkap tanpa papan klip.

FormMaker menghasilkan tautan berbagi dan kode QR untuk formulir Anda mana pun langsung dari ponsel Anda, yang praktis saat Anda sudah berada di lokasi acara menempelkan tanda.

Langkah 5: Ekspor daftar peserta ke Google Sheets

Di tab Responses, klik ikon Sheets hijau untuk membuat spreadsheet yang terhubung. Setiap pendaftaran adalah baris dengan stempel waktu. Sebelum hari acara:

• Urutkan berdasarkan nama belakang (tambahkan kolom bantuan dengan =INDEX(SPLIT(B2," "),1,COLUMNS(SPLIT(B2," "))) atau cukup urutkan kolom nama) sehingga check-in di pintu berjalan cepat.
• Hitung kebutuhan diet dengan =COUNTIF() untuk memberikan angka nyata kepada katering.
• Hitung sesi sehingga Anda tahu ruangan mana yang membutuhkan lebih banyak kursi.
• Bagikan akses lihat saja dengan rekan penyelenggara; bagikan akses edit hanya dengan siapa pun yang menjalankan pintu masuk.
• Butuh file untuk pencetak lencana? File → Download → CSV.

Menangani daftar tunggu secara manual

Google Forms tidak memiliki fitur daftar tunggu bawaan, tetapi pengaturan dua formulir mencakup sebagian besar acara:

1. Setelah formulir pendaftaran utama Anda mencapai kapasitas, matikan Accepting responses dan perbarui pesan penutupan menjadi seperti "Pendaftaran penuh — bergabung ke daftar tunggu di sini: [tautan]."
2. Duplikasi formulir pendaftaran (lihat panduan kami tentang menduplikasi Google Form) dan ganti namanya menjadi "Daftar Tunggu," pertahankan kumpulan pertanyaan yang sama sehingga struktur data cocok.
3. Ketika peserta yang terdaftar membatalkan, buka Sheet daftar tunggu, ambil stempel waktu paling awal, dan pindahkan orang itu secara manual ke Sheet peserta utama — lalu kirimi mereka email detail konfirmasi yang sama seperti yang Anda kirim ke semua orang lainnya.

Ini manual, tetapi untuk volume yang dihadapi sebagian besar acara komunitas, kelas, dan acara luar kantor, ini hanya memakan waktu beberapa menit dan menghindari biaya platform tiketing khusus.

Google Forms vs. platform tiketing khusus

Trade-off yang jujur: Google Forms tidak membutuhkan biaya apa pun dan menjaga data Anda di akun Anda sendiri, tetapi Anda melakukan pekerjaan kapasitas dan pembayaran sendiri. Platform tiketing mengotomatiskan itu dengan biaya berupa fee dan kontrol yang lebih sedikit atas data mentah.

Langkah 6: Check-in dari ponsel Anda

Tidak perlu pemindai. Malam sebelumnya, tambahkan kolom "Checked in" ke Sheet. Di pintu masuk:

1. Buka Sheet yang terhubung di aplikasi Google Sheets di ponsel Anda (atau tablet di meja penyambutan).
2. Saat setiap tamu tiba, gunakan pencarian (ikon kaca pembesar) untuk menemukan nama mereka dan ketik x di kolom Checked in.
3. Tamu tanpa pendaftaran memindai kode QR, mendaftar, dan muncul di bagian bawah Sheet — tandai mereka sebagai check-in di tempat.
4. Setelahnya, =COUNTA() pada kolom check-in memberikan kehadiran sebenarnya dibandingkan pendaftaran — tingkat tidak hadir yang membuat perencanaan tahun depan lebih cerdas.

Jika Anda membuat dan mengelola formulir di FormMaker, Anda juga dapat memantau respons yang masuk di aplikasi sementara rekan penyelenggara menjalankan Sheet.

Acara multi-hari dan berulang

Untuk konferensi yang berlangsung beberapa hari, atau seri lokakarya yang berulang mingguan, putuskan di awal apakah Anda ingin satu formulir pendaftaran yang mencakup seluruh rangkaian atau formulir terpisah per tanggal. Satu formulir bekerja dengan baik ketika peserta memilih hari mana yang akan mereka hadiri melalui pertanyaan checkbox — Anda mendapatkan satu Sheet untuk dikelola dan dapat menghitung jumlah kehadiran per hari dengan COUNTIF pada kolom pemilihan hari. Formulir terpisah lebih masuk akal ketika setiap tanggal memiliki pertanyaan atau batas kapasitas yang benar-benar berbeda, karena pengaturan formulir bersama (seperti Limit to 1 response) sebaliknya akan menghalangi seseorang mendaftar untuk hari kedua setelah mendaftar untuk hari pertama. Jika Anda menjalankan acara yang sama setiap tahun, duplikasi formulir tahun lalu sebagai template awal alih-alih membangun ulang — lihat panduan kami tentang menduplikasi Google Form untuk langkah persisnya dan apa yang terbawa.

Mengatasi masalah formulir pendaftaran acara

1. Pendaftaran ganda dari orang yang sama. Aktifkan "Limit to 1 response," atau jika audiens Anda tidak bisa masuk ke Google, hapus duplikat berdasarkan email di Sheet dengan kolom bantuan yang menandai alamat berulang.
2. Pendaftaran terus masuk setelah Anda menutup formulir. "Accepting responses" hanya memblokir pengiriman baru sejak Anda mengaktifkan toggle-nya — siapa pun yang sudah membuka formulir di browser mereka masih bisa mengirim. Periksa ulang jumlahnya beberapa menit setelah menutup.
3. Pesan konfirmasi tidak sampai ke peserta. "Send responders a copy of their response" hanya berfungsi jika Anda juga mengumpulkan alamat email — tanpa pengaturan itu aktif, Forms tidak memiliki alamat untuk mengirim tanda terima.
4. Jumlah kehadiran sesi tidak cocok dengan total pendaftaran. Ini memang seharusnya begitu jika pertanyaan pilihan sesi bersifat opsional atau memungkinkan dilewati — periksa apakah Anda bermaksud menandainya wajib diisi.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Panduan terkait

• Lembar pendaftaran dengan Google Forms
• Template RSVP Google Forms
• Cara menutup Google Form dan membatasi respons
• Pertanyaan tanggal dan waktu di Google Forms
• Cara menduplikasi Google Form
• Pelacakan kehadiran dengan Google Forms