Formulir RSVP dengan Google Forms: Template + Langkah demi Langkah
Jawaban singkat: Buat Google Form kosong dengan lima pertanyaan — nama, hadir ya/tidak, jumlah tamu, pantangan makanan, pesan — lalu aktifkan Limit to 1 response dan Collect email addresses di pengaturan. Bagikan link atau kode QR, dan lacak balasan di tab Responses atau Google Sheet yang terhubung.
Google Forms gratis, berfungsi di setiap perangkat yang dimiliki tamu Anda, dan menempatkan semua balasan di satu tempat — yang menjadikannya alat RSVP yang benar-benar bagus untuk pernikahan, ulang tahun, makan malam tim, dan acara komunitas. Panduan ini memberikan set pertanyaan yang tepat untuk disalin, dua pengaturan yang penting, dan cara menampilkan formulir di depan tamu serta melacak siapa yang akan hadir.
Template RSVP: 5 pertanyaan untuk ditambahkan
Mulai formulir kosong di forms.google.com (atau di FormMaker jika Anda di ponsel), beri judul dengan nama dan tanggal acara — misalnya "Pernikahan Sara & Tom — RSVP sebelum 1 Mei" — dan tambahkan pertanyaan berikut:
1. Nama lengkap
- Jenis: Short answer
- Wajib: Ya
Tanyakan nama lengkap meskipun Anda mengumpulkan email — Anda akan mencocokkan daftar ini dengan undangan, bukan alamat email.
2. Apakah Anda akan hadir?
- Jenis: Multiple choice
- Opsi: "Dengan senang hati menerima" / "Dengan menyesal menolak" (atau Ya / Tidak sederhana)
- Wajib: Ya
Batasi hanya dua opsi. Opsi "Mungkin" terasa sopan tetapi membuat Anda memiliki jumlah tamu yang tidak bisa direncanakan.
3. Jumlah tamu (termasuk Anda)
- Jenis: Dropdown
- Opsi: 1, 2, 3, 4 — hanya sebanyak yang benar-benar diizinkan undangan Anda
Dropdown dengan daftar terbatas secara diam-diam menegakkan kebijakan plus-one Anda; field angka short-answer mengundang "5, kalau boleh?"
4. Pantangan makanan
- Jenis: Checkboxes
- Opsi: Tidak ada, Vegetarian, Vegan, Bebas gluten, Alergi kacang, Lainnya (dengan field teks)
Checkbox memungkinkan tamu memilih lebih dari satu — vegetarian dan bebas gluten adalah hal yang umum. Tambahkan opsi bawaan "Lainnya" untuk menangkap apa pun yang tidak Anda cantumkan.
5. Pesan untuk tuan rumah (opsional)
- Jenis: Paragraph
- Wajib: Tidak
Tamu menggunakan ini untuk permintaan lagu, waktu kedatangan, dan ucapan selamat. Biarkan opsional agar tidak ada yang tertahan di pertanyaan terakhir.
Dua pengaturan yang membuatnya berfungsi
Buka Settings formulir dan aktifkan:
- Limit to 1 response. Menghentikan pengiriman ganda saat tamu tidak ingat apakah mereka sudah membalas. Catatan: ini mengharuskan responden masuk ke akun Google.
- Collect email addresses. Menghubungkan setiap jawaban dengan email, sehingga Anda bisa menindaklanjuti tamu secara individual — arah lokasi, perubahan jadwal, "Anda belum memberi tahu kami pilihan makanan utama."
Jika beberapa tamu mungkin tidak memiliki akun Google, timbang trade-off-nya: mewajibkan sign-in mengaktifkan batas satu jawaban, tetapi melewatinya membuat formulir bebas hambatan untuk semua orang. Untuk sebagian besar acara, menjaga pertanyaan nama tetap wajib dan melewati persyaratan sign-in adalah cadangan yang masuk akal.
Bagikan: link atau kode QR
- Link. Ketuk Send, pilih ikon link, dan centang Shorten URL. Tempelkan ke email undangan, obrolan grup, atau halaman acara Anda.
- Kode QR. Untuk undangan cetak atau poster, buat kode QR yang membuka formulir saat dipindai. Tamu mengarahkan kamera mereka ke sana dan langsung menuju RSVP. Lihat panduan lengkap kami: cara membuat kode QR untuk Google Form.
FormMaker dapat membagikan link formulir atau kode QR langsung dari share sheet ponsel Anda tepat setelah Anda membuat formulir.
Lacak siapa yang sudah menjawab
- Tab Responses. Tampilan Summary memberi Anda jumlah kehadiran secara instan — pie chart pada pertanyaan kehadiran adalah pembagian ya/tidak Anda, dan jawaban jumlah tamu memungkinkan Anda menghitung total peserta.
- Google Sheet yang terhubung. Di tab Responses, ketuk ikon Sheets untuk membuat spreadsheet yang terhubung. Setiap RSVP menjadi satu baris dengan timestamp, yang memudahkan pengurutan berdasarkan nama, penyaringan balasan "ya," dan pencocokan nama terhadap daftar undangan Anda.
- Notifikasi email. Di menu tab Responses, aktifkan Get email notifications for new responses jika Anda ingin diberi tahu saat setiap balasan masuk.
- Mengejar yang belum membalas. Karena Google Forms hanya mencatat orang yang sudah menjawab, simpan daftar undangan utama Anda di sheet yang terhubung (tambahkan kolom di samping jawaban) dan bandingkan saat batas waktu mendekat.
Saat batas waktu RSVP Anda lewat, tutup formulir agar balasan terlambat tidak menyelinap ke dalam jumlah akhir Anda — berikut cara menutup Google Form.
Menangani plus-one dan beberapa tamu per keluarga
Dropdown "jumlah tamu" mencakup sebagian besar acara, tetapi keluarga besar terkadang memerlukan info diet masing-masing peserta, bukan satu jawaban bersama. Ada dua cara untuk menanganinya tergantung seberapa detail yang Anda butuhkan:
- Tetap sederhana. Satu pertanyaan checkbox pantangan makanan dengan instruksi seperti "pilih semua yang berlaku di seluruh rombongan Anda" bekerja dengan baik untuk acara santai di mana pelacakan per orang yang tepat tidak penting.
- Per tamu. Untuk makan malam duduk di mana katering memerlukan jumlah tepat per diet, gunakan branching agar menjawab "2 tamu" menampilkan set pertanyaan nama dan diet kedua — lihat panduan kami tentang logika dan branching Google Forms untuk cara menampilkan pertanyaan tambahan berdasarkan jawaban sebelumnya.
Formulir RSVP vs. formulir pendaftaran acara lengkap
RSVP dan formulir pendaftaran acara terlihat serupa tetapi biasanya memiliki tujuan berbeda. Berikut perbedaan praktisnya:
| Formulir RSVP (panduan ini) | Formulir pendaftaran acara | |
|---|---|---|
| Penggunaan umum | Acara pribadi atau privat — pernikahan, pesta, makan malam | Acara publik atau berbayar — konferensi, workshop |
| Jumlah pertanyaan | 4-6, dijaga minimal | Sering lebih panjang — pilihan sesi, catatan pembayaran, formulir waiver |
| Pengumpulan pembayaran | Jarang diperlukan | Kadang diperlukan, biasanya ditangani di luar formulir |
| Batas kapasitas | Jarang ditegakkan secara ketat | Sering memerlukan batas keras — lihat panduan menutup/membatasi jawaban kami |
Jika acara Anda memerlukan pendaftaran sesi, beberapa slot waktu, atau alur pendaftaran formal daripada balasan ya/tidak sederhana, lihat panduan formulir pendaftaran acara khusus kami sebagai gantinya.
Mengatasi masalah RSVP umum
- Seorang tamu mengatakan mereka tidak bisa mengirim formulir. Periksa apakah "Limit to 1 response" menghalangi percobaan kedua dari akun Google yang sama, atau apakah formulir telah mencapai batas jawaban — lihat Google Forms not submitting untuk daftar lengkap pemecahan masalah.
- Anda perlu mengubah jumlah tamu setelah mereka mengirim. Secara default responden tidak dapat mengedit jawaban mereka sendiri kecuali Anda telah mengaktifkannya — lihat mengedit jawaban setelah pengiriman, atau cukup edit baris Sheet yang terhubung sendiri sebagai tuan rumah.
- Tamu tanpa akun Google tidak bisa RSVP. Matikan "Limit to 1 response" dan "Collect email addresses" (keduanya memerlukan sign-in) dan andalkan field nama wajib untuk menangkap duplikat yang jelas.
- Anda tidak yakin siapa yang belum membalas. Simpan daftar undangan lengkap Anda di kolom terpisah pada Sheet yang terhubung dan gunakan rumus pencarian sederhana atau perbandingan manual terhadap nama RSVP saat balasan masuk.
FAQ
Apakah Google Forms gratis untuk RSVP?
Ya. Google Forms gratis dengan akun Google apa pun, dan tidak ada batas jawaban praktis untuk acara biasa.
Bagaimana cara mencegah orang RSVP dua kali?
Aktifkan "Limit to 1 response" di pengaturan formulir. Tamu harus masuk ke akun Google agar ini berfungsi, yang mencegah duplikat.
Bagaimana cara melihat siapa yang sudah RSVP?
Gunakan tab Responses untuk ringkasan, atau hubungkan Google Sheet untuk daftar satu baris per tamu. Mengaktifkan "Collect email addresses" melampirkan email ke setiap balasan.
Bisakah tamu RSVP tanpa akun Google?
Ya, jika Anda tidak mewajibkan sign-in. Perlu diketahui bahwa batas satu jawaban dan pengumpulan email terverifikasi keduanya memerlukan responden untuk masuk.
Sebaiknya saya menggunakan formulir RSVP atau formulir pendaftaran acara?
Gunakan formulir RSVP sederhana untuk acara pribadi seperti pernikahan dan pesta di mana Anda hanya perlu jumlah kehadiran ya/tidak dan info diet. Gunakan formulir pendaftaran acara lengkap untuk acara publik atau berbayar yang memerlukan pendaftaran sesi, batas kapasitas, atau alur pendaftaran yang lebih formal.