Google Biểu mẫu cho Nhân sự: Mẫu Hội nhập, Phản hồi & Khảo sát nghỉ việc

Cập nhật tháng 7 năm 2026 · 9 phút đọc

Các đội nhân sự cuối cùng phải xây dựng rất nhiều biểu mẫu nhỏ — một nhân viên mới cần gửi thông tin của họ, một quản lý muốn có cái nhìn nhanh về tinh thần đội nhóm, ai đó đang nghỉ việc và bạn muốn phản hồi trung thực khi họ ra đi. Google Biểu mẫu xử lý tất cả điều này mà không cần quy trình mua sắm: bất kỳ ai có tài khoản Google đều có thể xây dựng một cái trong vài phút, và phản hồi vào một bảng tính bạn đã có thể làm việc với. Đây là cách dùng nó xuyên suốt vòng đời nhân viên.

Biểu mẫu hội nhập nhân viên mới

Một biểu mẫu hội nhập là thứ có cấu trúc đầu tiên mà một nhân viên mới điền vào, vì vậy hãy giữ nó có tổ chức thành các phần rõ ràng: thông tin cá nhân và liên hệ khẩn cấp, thông tin ngân hàng hoặc lương (chỉ nếu quy trình của bạn yêu cầu — hãy thận trọng khi thu thập dữ liệu tài chính nhạy cảm theo cách này), sở thích thiết bị, và bất kỳ xác nhận nào về tài liệu chính sách. Dùng trường trả lời ngắn cho những thứ như tên pháp lý và số điện thoại, một trường ngày cho xác nhận ngày bắt đầu, và một lưới hộp kiểm nếu bạn cần xác nhận nhiều chính sách cùng lúc. Nhóm mọi thứ với công cụ "Add section" để biểu mẫu không cảm giác như một bức tường dài các trường trong ngày đầu tiên của nhân viên mới.

Sự hài lòng của nhân viên và khảo sát nhanh

Kiểm tra nhanh định kỳ hoạt động tốt nhất khi ngắn và thường xuyên hơn là dài và hiếm hoi. Một vài câu hỏi thang tuyến tính ("Trên thang điểm 1-5, bạn cảm thấy được quản lý của mình hỗ trợ đến mức nào?") kết hợp với một câu hỏi đoạn văn mở để lấy bối cảnh thường là đủ để phát hiện xu hướng mà không làm cạn kiệt sự kiên nhẫn của đội nhóm bạn. Để kết quả có ý nghĩa, mọi người cần tin tưởng rằng câu trả lời của họ sẽ không bị truy ngược lại họ — xem hướng dẫn của chúng tôi về ví dụ khảo sát Google Biểu mẫu và xây dựng một khảo sát Google Biểu mẫu ẩn danh để biết cách diễn đạt câu hỏi và cài đặt bảo vệ tính ẩn danh.

Mẫu phỏng vấn nghỉ việc

Phỏng vấn nghỉ việc hữu ích nhất khi nhân viên sắp rời đi cảm thấy an toàn khi thẳng thắn. Một cấu trúc đơn giản hoạt động tốt: một vài câu hỏi trắc nghiệm về lý do rời đi (lương thưởng, phát triển, quản lý, cá nhân, v.v.), một thang tuyến tính cho sự hài lòng tổng thể, và các câu hỏi đoạn văn mở như "Điều gì sẽ khiến bạn ở lại?" và "Chúng tôi nên biết điều gì mà chúng tôi chưa biết?" Việc có nên làm điều này ẩn danh hay không phụ thuộc vào quy trình của bạn — một số công ty kết hợp nó với một cuộc trò chuyện trực tiếp, những công ty khác thích một biểu mẫu viết chính xác vì dễ trung thực hơn khi viết. Nếu bạn chọn ẩn danh, hãy làm theo cùng cài đặt như một khảo sát nhanh.

Tiếp nhận đơn ứng tuyển việc làm

Google Biểu mẫu hoạt động ngạc nhiên tốt như một công cụ tiếp nhận ứng viên nhẹ cho các đội nhỏ hoặc một vị trí tuyển dụng duy nhất. Một câu hỏi tải lên tệp cho phép ứng viên đính kèm sơ yếu lý lịch và thư xin việc, các trường trả lời ngắn thu thập thông tin liên hệ, và một câu hỏi đoạn văn có thể yêu cầu một bài giới thiệu ngắn. Để có một mẫu đầy đủ theo từng trường, xem hướng dẫn mẫu đơn ứng tuyển việc làm Google Biểu mẫu của chúng tôi.

Yêu cầu nghỉ phép và nghỉ có lương

Một biểu mẫu yêu cầu nghỉ phép không cần phức tạp: tên nhân viên, khoảng ngày (hai trường ngày, "bắt đầu" và "kết thúc"), một dropdown cho loại nghỉ phép (nghỉ mát, ốm, không lương, khác), và một trường đoạn văn cho ghi chú. Đưa phản hồi vào một Sheet dùng chung mà quản lý của bạn có thể lọc theo ngày sắp tới, để không ai phải đào bới qua các luồng email để xem ai sẽ nghỉ vào tuần tới.

RSVP sự kiện nội bộ

Các buổi họp toàn công ty, chuyến đi công ty của đội nhóm, và tiệc lễ hội đều được hưởng lợi từ một biểu mẫu RSVP nhanh thay vì một chuỗi email reply-all. Một trường tên, một câu hỏi trắc nghiệm có/không/có thể, và một trường hạn chế ăn kiêng tùy chọn bao quát hầu hết các nhu cầu. Xem hướng dẫn đầy đủ mẫu RSVP Google Biểu mẫu của chúng tôi để có một bố cục sẵn sàng sao chép, bao gồm theo dõi số lượng khách.

Giữ dữ liệu nhân sự nhạy cảm an toàn

Vì các biểu mẫu nhân sự thường chạm vào thông tin cá nhân, hai cài đặt quan trọng hơn ở đây so với một biểu mẫu điển hình:

• Kiểm soát ai có thể xem phản hồi. Chỉ chủ biểu mẫu và bất kỳ ai được thêm rõ ràng làm người chỉnh sửa mới có thể xem các lượt gửi. Trước khi gửi bất cứ điều gì có thông tin lương, y tế, hoặc kỷ luật, hãy mở menu Chia sẻ và xác nhận danh sách người chỉnh sửa chính xác là ai nên có — không nhiều hơn, không ít hơn. Hướng dẫn cộng tác viên Google Biểu mẫu của chúng tôi hướng dẫn quản lý quyền truy cập này.
• Quyết định tính ẩn danh từ trước. Đối với khảo sát nhanh và phỏng vấn nghỉ việc, hãy quyết định trước khi gửi liệu phản hồi có cần truy ngược đến một người hay không. Nếu không, hãy tắt "Thu thập địa chỉ email" trong Cài đặt và bỏ qua bất kỳ trường tên nào — một biểu mẫu nửa ẩn danh (không có tên, nhưng email được thu thập tự động) làm suy yếu sự tin tưởng bạn đang cố xây dựng.

Tổng quan các trường hợp sử dụng nhân sự

Cân nhắc tuân thủ cho biểu mẫu nhân sự

Dữ liệu nhân sự là một trong những loại dữ liệu cá nhân nhạy cảm nhất mà một tổ chức xử lý, điều này khiến một vài thói quen tuân thủ đáng để xây dựng vào mọi biểu mẫu, không chỉ những biểu mẫu rõ ràng nhạy cảm:

• Chỉ thu thập những gì quy trình cần. Một biểu mẫu yêu cầu nghỉ phép không cần trường lý do nếu chính sách của bạn không yêu cầu — mỗi trường thừa là dữ liệu bạn giờ phải bảo vệ và cuối cùng phải xóa.
• Thiết lập thực hành lưu giữ. Google Biểu mẫu không tự động xóa phản hồi cũ. Quyết định dữ liệu phỏng vấn nghỉ việc hoặc ứng viên nên tồn tại trong Sheet của bạn bao lâu, và đặt một lời nhắc định kỳ trên lịch để lưu trữ hoặc xóa nó.
• Biết dữ liệu nằm ở đâu. Phản hồi nằm trong tài khoản Google của chủ biểu mẫu. Nếu người đó rời tổ chức, hãy chuyển quyền sở hữu các biểu mẫu nhân sự một cách có chủ đích thay vì để dữ liệu nhạy cảm gắn với tài khoản của một nhân viên đã nghỉ.

Đối với các đội xử lý dữ liệu nhân viên/ứng viên EU hoặc Anh cụ thể, xem hướng dẫn đầy đủ Google Biểu mẫu và GDPR của chúng tôi để biết ngôn ngữ đồng ý, xử lý yêu cầu chủ thể dữ liệu, và các chi tiết lưu giữ vượt ra ngoài những gì được bao gồm ở đây.

Tại sao các đội dùng Google Biểu mẫu cho việc này thay vì phần mềm nhân sự chuyên dụng

Các nền tảng HRIS chuyên dụng cung cấp nhiều tự động hóa hơn — chuỗi phê duyệt, tích hợp với lương, dấu vết kiểm toán. Nhưng đối với nhiều nhiệm vụ nhân sự, đó là nhiều cơ sở hạ tầng hơn công việc cần. Google Biểu mẫu miễn phí, mọi người đã có tài khoản Google, và phản hồi chảy thẳng vào Sheets nơi bạn có thể xoay vòng, lọc, và chia sẻ với phần còn lại của đội nhóm mà không cần xuất bất cứ điều gì. Đó là công cụ đúng khi bạn cần một biểu mẫu nhanh và không muốn cấu hình một hệ thống mới để có được nó.

Sự đánh đổi chạy theo hướng ngược lại đối với các tổ chức lớn hơn, được quản lý chặt chẽ hơn: khi bạn cần chuỗi phê duyệt nhiều bước, tích hợp lương tự động, hoặc một dấu vết kiểm toán chính thức trên mọi lần truy cập vào hồ sơ nhạy cảm, một HRIS được xây dựng có mục đích xứng đáng với chi phí của nó. Nhiều đội chạy cả hai — Google Biểu mẫu cho phía nhanh, không chính thức của nhân sự (kiểm tra nhanh, RSVP, yêu cầu một lần) và phần mềm chuyên dụng cho bất cứ điều gì có yêu cầu tuân thủ hoặc phê duyệt đi kèm.

Thiết lập một biểu mẫu nhân sự khi bạn không ở bàn làm việc

Một lượng công việc nhân sự đáng ngạc nhiên xảy ra xa máy tính — kiểm tra với một nhân viên mới vào ngày đầu tiên của họ, xử lý một yêu cầu nghỉ phép khi đi giữa các cuộc họp, soạn thảo một bộ câu hỏi phỏng vấn nghỉ việc trên đường về nhà sau một cuộc trò chuyện khó khăn. FormMaker tạo Google Biểu mẫu thật qua tài khoản Google của chính bạn với trình chỉnh sửa gốc, ưu tiên cảm ứng, vì vậy một biểu mẫu cần tồn tại nhanh chóng không phải chờ đến khi bạn quay lại máy tính xách tay với trình chỉnh sửa dựa trên trình duyệt tiêu chuẩn đang mở.

Khắc phục sự cố nhân sự thường gặp

1. Một khảo sát nhanh không nhận được câu trả lời trung thực. Kiểm tra lại cài đặt — nếu "Thu thập địa chỉ email" vẫn bật hoặc một trường tên lạc trôi vào, nhân viên sẽ nhận thấy và giữ lại. Tự kiểm tra biểu mẫu trong một cửa sổ trình duyệt ẩn danh để xem chính xác những gì người trả lời thấy.
2. Ai đó rời công ty và biểu mẫu của họ biến mất hoặc trở nên không truy cập được. Quyền sở hữu Google Biểu mẫu gắn với tài khoản cá nhân đã tạo nó. Chuyển quyền sở hữu bất kỳ biểu mẫu nhân sự đang hoạt động nào sang một tài khoản Google theo vai trò hoặc đội nhóm trước khi ai đó rời đi, không phải sau đó.
3. Quản lý có thể thấy phản hồi mà họ không nên thấy. Xem lại danh sách người chỉnh sửa trên menu Chia sẻ — được thêm làm cộng tác viên cấp toàn quyền truy cập vào mọi phản hồi, vì vậy hãy giữ danh sách đó giới hạn cho nhân viên nhân sự thực sự cần nó.
4. Yêu cầu nghỉ phép bị lạc trong một luồng email dài thay vì Sheet. Điều này thường có nghĩa là ai đó đang gửi email yêu cầu trực tiếp thay vì dùng biểu mẫu — củng cố biểu mẫu như điểm tiếp nhận duy nhất, và cân nhắc nhúng nó trên một trang wiki nội bộ để nó luôn cách một cú nhấp.

Câu hỏi thường gặp

Hướng dẫn liên quan

• Cách tạo một khảo sát Google Biểu mẫu ẩn danh
• Mẫu đơn ứng tuyển việc làm Google Biểu mẫu
• Quản lý cộng tác viên và quyền truy cập trên Google Biểu mẫu
• Google Biểu mẫu và GDPR
• Theo dõi điểm danh với Google Biểu mẫu