Cách sử dụng Google Biểu mẫu làm biểu mẫu liên hệ trên trang web
Câu trả lời nhanh: Xây dựng một Google Biểu mẫu với các trường tên, email, chủ đề, và tin nhắn, sau đó nhấp Send → Nhúng (<>) để lấy mã iframe bạn dán vào HTML trang web của bạn. Google Biểu mẫu không tự động gửi email cho bạn khi có lần gửi mới — hãy cài đặt một tiện ích bổ sung thông báo hoặc kiểm tra tab Câu trả lời và Trang tính liên kết theo cách thủ công.
Bạn không cần một gói đăng ký trình tạo biểu mẫu chuyên dụng để đặt một biểu mẫu liên hệ hoạt động trên trang web của bạn. Google Biểu mẫu miễn phí, không cần mã backend, và lưu trữ mọi tin nhắn trong một bảng tính mà bạn đã biết cách sử dụng. Nó không phải là lựa chọn hoàn hảo cho mọi trang web, nhưng đối với một trang "liên hệ với chúng tôi" đơn giản, đó là một trong những lựa chọn nhanh nhất có sẵn. Đây là cách thiết lập nó đúng cách, bao gồm cả những phần mà hầu hết các hướng dẫn bỏ qua.
Bước 1: Xây dựng biểu mẫu liên hệ
Bắt đầu một biểu mẫu mới tại forms.google.com và thêm các câu hỏi sau. Giữ danh sách ngắn gọn — mỗi trường bắt buộc thêm trên một biểu mẫu liên hệ công khai làm giảm đáng kể số lượng khách truy cập hoàn thành việc gửi nó, vì vậy hãy cưỡng lại sự thôi thúc yêu cầu số điện thoại hoặc tên công ty trừ khi quy trình theo dõi của bạn thực sự phụ thuộc vào nó:
- Tên — Câu trả lời ngắn, bắt buộc.
- Email — Câu trả lời ngắn, bắt buộc.
- Chủ đề — Menu thả xuống, với một vài danh mục đặt sẵn như "Câu hỏi chung," "Hỗ trợ," "Đối tác," "Khác." Một menu thả xuống giữ cho các tin nhắn đến có thể sắp xếp thay vì dựa vào các dòng chủ đề văn bản tự do.
- Tin nhắn — Đoạn văn, bắt buộc.
Bước 2: Xác thực trường email
Nhấp vào menu ba chấm trên câu hỏi email và chọn Xác thực câu trả lời → Văn bản → Địa chỉ email. Điều này từ chối các mục nhập sai định dạng — như một cái tên được gõ vào ô email — trước khi biểu mẫu thậm chí có thể được gửi. Để biết thêm các tùy chọn xác thực trên các loại trường khác, xem hướng dẫn của chúng tôi về xác thực câu trả lời Google Biểu mẫu.
Bước 3: Nhúng nó vào trang web của bạn
Nhấp Send ở đầu trình soạn thảo biểu mẫu, sau đó chọn biểu tượng <> (nhúng). Google Biểu mẫu tạo ra một đoạn mã iframe với chiều rộng và chiều cao cố định — sao chép nó và dán trực tiếp vào HTML trang web của bạn ở bất cứ đâu bạn muốn biểu mẫu xuất hiện. Nếu bạn không thoải mái chỉnh sửa HTML trực tiếp, hướng dẫn đầy đủ của chúng tôi về nhúng một Google Biểu mẫu vào trang web cũng bao gồm các trình tạo trang và nền tảng CMS.
Một vài điều cần biết về phiên bản được nhúng: nó hiển thị bên trong một khung có kích thước cố định, vì vậy trên màn hình di động hẹp bạn có thể cần điều chỉnh các thuộc tính chiều rộng/chiều cao của iframe hoặc bọc nó trong một container đáp ứng. Nó cũng mang phong cách riêng của Google, sẽ không tự động khớp với phông chữ hoặc màu sắc của trang web của bạn.
Bước 4: Thiết lập thông báo (đây là phần mọi người làm sai)
Một giả định phổ biến là Google Biểu mẫu gửi email cho bạn ngay khi ai đó gửi biểu mẫu. Nó không làm vậy, mặc định. Ngay từ đầu, Biểu mẫu chỉ đơn giản ghi lại câu trả lời — không có gì được gửi đến hộp thư đến của bạn. Bạn có hai lựa chọn thực tế:
- Cài đặt một tiện ích bổ sung thông báo. Từ trình soạn thảo biểu mẫu, nhấp vào biểu tượng Tiện ích bổ sung hình mảnh ghép và tìm kiếm trên Google Workspace Marketplace một công cụ thông báo như "Form Notifications." Các tiện ích bổ sung này theo dõi các lần gửi mới và gửi email cho bạn (hoặc một danh sách phân phối) tự động. Xem xét quyền trước khi cài đặt, vì các tiện ích bổ sung chạy bên trong tài khoản Google của bạn.
- Kiểm tra thủ công. Mở tab Câu trả lời định kỳ, hoặc kiểm tra Google Trang tính liên kết, cập nhật theo thời gian thực khi tin nhắn đến. Điều này hoạt động tốt cho các trang web có lưu lượng thấp nhưng không thực tế nếu bạn cần phản hồi nhanh cho các yêu cầu.
Quyền riêng tư và thu thập dữ liệu trên một biểu mẫu liên hệ công khai
Một biểu mẫu liên hệ được nhúng trên một trang web công khai, theo định nghĩa, đang thu thập dữ liệu cá nhân — tối thiểu là tên và địa chỉ email, đôi khi nhiều hơn tùy thuộc vào các trường của bạn. Một vài điều đáng làm trước khi xuất bản:
- Liên kết đến một chính sách quyền riêng tư gần biểu mẫu giải thích điều gì xảy ra với các tin nhắn đã gửi và ai có thể xem chúng, đặc biệt nếu khách truy cập từ EU hoặc Vương quốc Anh có thể sử dụng nó.
- Đừng thu thập nhiều hơn những gì bạn cần. Một biểu mẫu liên hệ không cần số điện thoại, quy mô công ty, hoặc địa chỉ trừ khi quy trình làm việc của bạn thực sự yêu cầu điều đó — mỗi trường thêm là ma sát và dữ liệu bổ sung cần bảo mật.
- Biết câu trả lời sống ở đâu. Các lần gửi nằm trong Google Trang tính liên kết dưới tài khoản Google của bạn, cũng có nghĩa là bất kỳ ai bạn đã chia sẻ Trang tính đó, hoặc được thêm làm cộng tác viên trên biểu mẫu, có thể xem mọi tin nhắn — đáng để giới hạn cho những người thực sự xử lý các yêu cầu.
Để có cái nhìn đầy đủ hơn về ngôn ngữ đồng ý, lưu giữ dữ liệu, và những gì GDPR yêu cầu cho khách truy cập EU cụ thể, xem hướng dẫn Google Biểu mẫu và GDPR của chúng tôi.
Cân nhắc về spam và bot
Google Biểu mẫu không hiển thị công tắc CAPTCHA chuyên dụng hoặc bộ lọc spam có thể cấu hình theo cách mà một số plugin biểu mẫu liên hệ làm. Nó được hưởng lợi từ việc phát hiện lạm dụng cấp cơ sở hạ tầng rộng hơn của Google, nhưng đó là chung và không phải điều bạn có thể điều chỉnh cho biểu mẫu cụ thể của mình. Trong thực tế, hầu hết các biểu mẫu liên hệ có lưu lượng thấp đến trung bình thấy rất ít spam, nhưng một trang công khai có lưu lượng cao có thể thu hút một số lần gửi rác theo thời gian. Nếu điều đó trở thành vấn đề, việc thêm một câu hỏi câu trả lời ngắn đơn giản "3 + 4 bằng bao nhiêu" với xác thực câu trả lời là một biện pháp ngăn chặn ít nỗ lực, vì nó lọc ra các bot tự động cơ bản mà không cần thêm một CAPTCHA thực sự.
Tạo kiểu cho biểu mẫu được nhúng để bớt cảm giác "Google"
Ngay từ đầu, một biểu mẫu được nhúng mang giao diện mặc định của Google, đọc lên khác biệt đáng kể so với phần còn lại của một trang web có thương hiệu. Một vài điều chỉnh giúp nó bớt cảm giác như một đường vòng:
- Đặt một màu chủ đề. Nhấp vào biểu tượng con lăn sơn trong trình soạn thảo và chọn một màu gần với màu nhấn của trang web của bạn. Nó thay đổi thanh tiêu đề và màu nút bên trong iframe.
- Chọn một kiểu phông chữ phù hợp. Cùng bảng chủ đề đó cung cấp một tập hợp nhỏ các cặp phông chữ — chọn cái nào đọc gần nhất với kiểu chữ của trang web của bạn.
- Loại bỏ sự trùng lặp tiêu đề/mô tả. Nếu trang liên hệ của bạn đã có một tiêu đề như "Liên hệ với chúng tôi," hãy cân nhắc để tiêu đề riêng của biểu mẫu trống hoặc tối giản để bạn không lặp lại cùng một tiêu đề hai lần.
- Đặt kích thước iframe một cách có chủ ý. Mã nhúng mặc định có chiều rộng và chiều cao cố định; bọc nó trong một container đáp ứng (
width: 100%, chiều cao theo phần trăm, hoặc mộtmin-heightvới cuộn) để nó không trông chật chội hoặc để lại khoảng trắng thừa trên các kích thước màn hình khác nhau.
Không điều gì trong số này khiến bản nhúng không thể phân biệt được với một biểu mẫu HTML gốc — nó vẫn được hiển thị bên trong iframe của Google với bố cục của Google — nhưng nó thu hẹp hầu hết khoảng cách hình ảnh cho một trang liên hệ điển hình. Nếu trang web của bạn chạy trên WordPress cụ thể, xem hướng dẫn nhúng Google Biểu mẫu WordPress của chúng tôi để biết các bước cụ thể cho trình soạn thảo khối và plugin.
Google Biểu mẫu so với liên kết mailto:
Một liên kết mailto: là lựa chọn đơn giản nhất có thể — một siêu liên kết đơn thuần mở ứng dụng email của khách truy cập với địa chỉ của bạn được điền sẵn. Nó yêu cầu không có thiết lập nào, nhưng nó có những nhược điểm thực sự: nó phụ thuộc vào việc khách truy cập có một ứng dụng email được cấu hình trên thiết bị đó (nhiều trình duyệt di động và máy tính công việc thì không), không cho bạn xác thực trường, và không tạo ra bản ghi có tổ chức của các tin nhắn. Một Google Biểu mẫu hoạt động trên bất kỳ trình duyệt nào bất kể cài đặt email, xác thực đầu vào trước khi gửi, và lưu trữ mọi tin nhắn dưới dạng một hàng trong bảng tính mà bạn có thể tìm kiếm, lọc, và lưu trữ. Đối với bất cứ điều gì ngoài một trang web cá nhân hoàn toàn tối giản, biểu mẫu là lựa chọn đáng tin cậy hơn.
| Lựa chọn | Công sức thiết lập | Hoạt động không cần ứng dụng email | Bản ghi có cấu trúc/có thể tìm kiếm | Chi phí |
|---|---|---|---|---|
| Liên kết mailto: | Không có | Không | Không | Miễn phí |
| Nhúng Google Biểu mẫu | Thấp — xây dựng một lần, dán một iframe | Có | Có, qua Trang tính liên kết | Miễn phí |
| Plugin trình tạo biểu mẫu chuyên dụng | Trung bình — cài đặt, cấu hình, tạo kiểu | Có | Có, thường có bộ lọc spam tích hợp | Thường trả phí trên gói miễn phí |
| Biểu mẫu được viết mã tùy chỉnh + backend | Cao — cần một nhà phát triển | Có | Có, hoàn toàn tùy chỉnh | Thời gian/chi phí phát triển |
Xây dựng bản thân biểu mẫu liên hệ khi xa máy tính để bàn
Hầu hết thiết lập ở trên — thêm trường, bật xác thực email, chọn màu chủ đề — xảy ra trong một trình soạn thảo dựa trên trình duyệt cồng kềnh khi sử dụng trên điện thoại. Nếu bạn đang phác thảo các trường cho trang web của khách hàng khi xa laptop của mình, hoặc muốn soạn thảo cấu trúc biểu mẫu trước khi giao cho ai đó quản lý mã nhúng của trang web, FormMaker xây dựng cùng một Google Biểu mẫu thực sự thông qua tài khoản Google của chính bạn với trình soạn thảo cảm ứng gốc, để biểu mẫu tồn tại và sẵn sàng để cấu hình và nhúng vào lúc bạn quay lại bàn làm việc.
Khắc phục các vấn đề nhúng biểu mẫu liên hệ thường gặp
- Iframe hiển thị một hộp trắng trống. Xác nhận việc chia sẻ/hiển thị của biểu mẫu chưa bị hạn chế thành "những người cụ thể" — một biểu mẫu liên hệ công khai cần quyền truy cập của nó được đặt thành "Bất kỳ ai có liên kết" để bản nhúng tải cho khách truy cập trang web.
- Biểu mẫu được nhúng trông bị cắt hoặc có thanh cuộn bên trong nó. Chiều cao nhúng mặc định là một giá trị pixel cố định; tăng thuộc tính
heighttrong mã iframe, hoặc đặt nó hào phóng và để khoảng trắng thừa là sự đánh đổi. - Các lần gửi không xuất hiện trong Trang tính liên kết. Xác nhận một Trang tính thực sự được liên kết từ tab Câu trả lời — cho đến khi bạn liên kết một cái, câu trả lời chỉ tồn tại bên trong bản thân giao diện Biểu mẫu, không phải trong một bảng tính.
- Bạn không được thông báo về các tin nhắn mới và bỏ lỡ một yêu cầu. Đây là khiếu nại phổ biến nhất với Biểu mẫu làm biểu mẫu liên hệ — hãy cài đặt một tiện ích bổ sung thông báo thay vì dựa vào việc nhớ kiểm tra thủ công.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có thể sử dụng Google Biểu mẫu làm biểu mẫu liên hệ trên trang web của mình không?
Có. Xây dựng một biểu mẫu với các trường tên, email, chủ đề, và tin nhắn, sau đó nhúng nó bằng HTML nhúng tích hợp sẵn của Google Biểu mẫu, đặt nó bên trong một iframe trên trang của bạn.
Google Biểu mẫu có tự động gửi email cho tôi khi ai đó gửi không?
Không, không mặc định. Để được thông báo, hãy cài đặt một tiện ích bổ sung thông báo từ Google Workspace Marketplace, hoặc kiểm tra tab Câu trả lời hoặc Trang tính liên kết theo cách thủ công.
Google Biểu mẫu có chặn các lần gửi spam không?
Nó được hưởng lợi từ các biện pháp bảo vệ chống lạm dụng cấp cơ sở hạ tầng chung của Google, nhưng không có bộ lọc spam chuyên dụng, có thể cấu hình hoặc công tắc CAPTCHA cho chủ sở hữu biểu mẫu. Các biểu mẫu công khai có lưu lượng cao vẫn có thể thấy một số spam.
Google Biểu mẫu có tốt hơn liên kết mailto: cho biểu mẫu liên hệ không?
Đối với hầu hết các trang web, có. Một liên kết mailto: phụ thuộc vào việc khách truy cập có ứng dụng email được cấu hình và không cho dữ liệu có cấu trúc, trong khi một Google Biểu mẫu hoạt động trên bất kỳ trình duyệt nào, xác thực các trường, và tổ chức mọi lần gửi trong một bảng tính.
Tôi có thể làm cho một Google Biểu mẫu được nhúng khớp với thiết kế trang web của mình không?
Chỉ một phần. Màu chủ đề và phông chữ trong trình soạn thảo biểu mẫu mang vào bản nhúng, nhưng bạn không thể loại bỏ hoàn toàn bố cục hoặc kiểu iframe của Google — nó sẽ không trông giống hệt điểm ảnh với một biểu mẫu HTML gốc được xây dựng trong CSS riêng của bạn.