Google Forms untuk HR: Template Onboarding, Umpan Balik & Survei Keluar
Jawaban singkat: Google Forms mencakup sebagian besar kebutuhan HR sehari-hari secara gratis — formulir onboarding karyawan baru, survei pulsa karyawan, wawancara keluar, penerimaan lamaran kerja, permintaan cuti, dan RSVP internal. Dua hal yang perlu diperhatikan adalah mematikan pengumpulan email untuk survei anonim, dan memeriksa siapa yang memiliki akses editor sebelum Anda mengirim apa pun yang sensitif.
Tim HR akhirnya membangun banyak formulir kecil — karyawan baru perlu mengirim detail mereka, manajer ingin bacaan cepat tentang moral tim, seseorang akan pergi dan Anda ingin umpan balik jujur saat mereka keluar. Google Forms menangani semua ini tanpa proses pengadaan: siapa pun dengan akun Google dapat membangun satu dalam hitungan menit, dan respons mendarat di spreadsheet yang sudah bisa Anda kerjakan. Berikut cara menggunakannya di seluruh siklus hidup karyawan.
Formulir onboarding karyawan baru
Formulir onboarding adalah hal terstruktur pertama yang diisi karyawan baru, jadi jaga agar terorganisir ke dalam bagian yang jelas: detail pribadi dan kontak darurat, informasi perbankan atau penggajian (hanya jika proses Anda membutuhkannya — berhati-hatilah mengumpulkan data finansial sensitif dengan cara ini), preferensi peralatan, dan pengakuan dokumen kebijakan apa pun. Gunakan kolom jawaban singkat untuk hal-hal seperti nama lengkap dan nomor telepon, kolom tanggal untuk konfirmasi tanggal mulai, dan checkbox grid jika Anda memerlukan persetujuan pada beberapa kebijakan sekaligus. Kelompokkan semuanya dengan alat "Add section" agar formulir tidak terasa seperti satu dinding kolom panjang di hari pertama karyawan baru.
Kepuasan karyawan dan survei pulsa
Pemeriksaan pulsa rutin bekerja paling baik singkat dan sering daripada panjang dan jarang. Beberapa pertanyaan skala linear ("Pada skala 1-5, seberapa didukung Anda merasa oleh manajer Anda?") dipasangkan dengan satu pertanyaan paragraf terbuka untuk konteks biasanya cukup untuk melihat tren tanpa menghabiskan kesabaran tim Anda. Agar hasilnya berarti, orang perlu percaya bahwa jawaban mereka tidak akan dapat dilacak kembali ke mereka — lihat panduan kami tentang contoh survei Google Forms dan membangun survei Google Forms anonim untuk kata-kata pertanyaan dan pengaturan yang melindungi anonimitas.
Template wawancara keluar
Wawancara keluar paling berguna ketika karyawan yang akan pergi merasa aman untuk terus terang. Struktur sederhana bekerja dengan baik: beberapa pertanyaan multiple-choice tentang alasan keluar (kompensasi, pertumbuhan, manajemen, pribadi, dll.), skala linear untuk kepuasan keseluruhan, dan pertanyaan paragraf terbuka seperti "Apa yang akan membuat Anda bertahan?" dan "Apa yang harus kami ketahui yang belum kami ketahui?" Apakah harus dibuat anonim bergantung pada proses Anda — beberapa perusahaan memasangkannya dengan percakapan langsung, yang lain lebih memilih formulir tertulis justru karena lebih mudah untuk jujur secara tertulis. Jika Anda memilih anonim, ikuti pengaturan yang sama seperti survei pulsa.
Penerimaan lamaran kerja
Google Forms bekerja dengan sangat baik sebagai alat penerimaan pelamar ringan untuk tim kecil atau satu posisi terbuka. Pertanyaan unggah file memungkinkan kandidat melampirkan resume dan surat lamaran, kolom jawaban singkat menangkap info kontak, dan pertanyaan paragraf dapat meminta pitch singkat. Untuk template kolom demi kolom lengkap, lihat panduan template lamaran kerja Google Forms kami.
Permintaan cuti dan waktu libur
Formulir permintaan cuti tidak perlu rumit: nama karyawan, rentang tanggal (dua kolom tanggal, "mulai" dan "selesai"), dropdown untuk jenis cuti (liburan, sakit, tanpa bayaran, lainnya), dan kolom paragraf untuk catatan. Arahkan respons ke Sheet bersama yang dapat disaring manajer Anda berdasarkan tanggal mendatang, sehingga tidak ada yang harus menggali utas email untuk melihat siapa yang libur minggu depan.
RSVP acara internal
Rapat seluruh perusahaan, acara luar kantor tim, dan pesta liburan semuanya diuntungkan dari formulir RSVP cepat alih-alih rantai email balas-semua. Kolom nama, pertanyaan multiple-choice ya/tidak/mungkin, dan kolom pembatasan diet opsional mencakup sebagian besar kebutuhan. Lihat panduan lengkap template RSVP Google Forms kami untuk tata letak yang siap disalin, termasuk pelacakan jumlah tamu.
Menjaga keamanan data HR yang sensitif
Karena formulir HR sering menyentuh informasi pribadi, dua pengaturan lebih penting di sini daripada di formulir biasa:
- Kontrol siapa yang dapat melihat respons. Hanya pemilik formulir dan siapa pun yang secara eksplisit ditambahkan sebagai editor yang dapat melihat kiriman. Sebelum mengirim apa pun dengan informasi gaji, medis, atau disipliner, buka menu Share dan konfirmasi daftar editor persis seperti seharusnya — tidak lebih, tidak kurang. Panduan kolaborator Google Forms kami membahas cara mengelola akses ini.
- Tentukan anonimitas di awal. Untuk survei pulsa dan wawancara keluar, tentukan sebelum Anda mengirim apakah respons perlu dapat dilacak ke seseorang. Jika tidak, matikan "Collect email addresses" di Settings dan lewati kolom nama apa pun — formulir setengah anonim (tanpa nama, tetapi email dikumpulkan secara otomatis) merusak kepercayaan yang sedang Anda coba bangun.
Kasus penggunaan HR sekilas
| Kasus penggunaan | Butuh anonimitas? | Pengaturan kunci | Jenis pertanyaan kunci |
|---|---|---|---|
| Penerimaan onboarding | Tidak — harus teridentifikasi | Collect email aktif, bagian untuk organisasi | Jawaban singkat, tanggal, checkbox grid untuk pengakuan |
| Survei pulsa | Biasanya ya | Pengumpulan email mati, tanpa kolom nama | Skala linear, paragraf |
| Wawancara keluar | Opsional — pilihan tim | Bergantung pada pendekatan yang dipilih | Multiple choice, skala linear, paragraf |
| Lamaran kerja | Tidak — harus teridentifikasi | Unggah file (memaksa sign-in) | Jawaban singkat, paragraf, unggah file |
| Permintaan cuti | Tidak — harus teridentifikasi | Akses editor terbatas pada manajer/HR | Jawaban singkat, tanggal, dropdown |
| RSVP internal | Tidak — butuh jumlah tamu per nama | Pengeditan respons diizinkan untuk perubahan | Jawaban singkat, multiple choice |
Pertimbangan kepatuhan untuk formulir HR
Data HR adalah beberapa data pribadi paling sensitif yang ditangani organisasi, yang membuat beberapa kebiasaan kepatuhan layak dibangun ke dalam setiap formulir, tidak hanya yang jelas-jelas sensitif:
- Kumpulkan hanya apa yang dibutuhkan proses. Formulir permintaan cuti tidak memerlukan kolom alasan jika kebijakan Anda tidak mengharuskannya — setiap kolom tambahan adalah data yang sekarang harus Anda lindungi dan akhirnya hapus.
- Tetapkan praktik retensi. Google Forms tidak menghapus respons lama secara otomatis. Tentukan berapa lama data wawancara keluar atau pelamar harus hidup di Sheet Anda, dan pasang pengingat berulang di kalender untuk mengarsipkan atau menghapusnya.
- Ketahui di mana data itu berada. Respons berada di akun Google pemilik formulir. Jika orang itu meninggalkan organisasi, pindahkan kepemilikan formulir HR secara sengaja alih-alih membiarkan data sensitif terikat ke akun karyawan yang sudah keluar.
Untuk tim yang menangani data karyawan/kandidat UE atau Inggris secara khusus, lihat panduan lengkap Google Forms dan GDPR kami untuk bahasa persetujuan, penanganan permintaan subjek data, dan detail retensi yang melampaui apa yang dibahas di sini.
Mengapa tim menggunakan Google Forms untuk ini alih-alih perangkat lunak HR khusus
Platform HRIS khusus menawarkan lebih banyak otomasi — rantai persetujuan, integrasi dengan penggajian, jejak audit. Tetapi untuk banyak tugas HR, itu adalah infrastruktur yang lebih dari yang dibutuhkan pekerjaan. Google Forms gratis, semua orang sudah memiliki akun Google, dan respons mengalir langsung ke Sheets di mana Anda dapat memutar, menyaring, dan berbagi dengan sisa tim tanpa mengekspor apa pun. Ini adalah alat yang tepat ketika Anda membutuhkan formulir dengan cepat dan tidak ingin mengonfigurasi sistem baru untuk mendapatkannya.
Trade-off-nya berjalan ke arah lain untuk organisasi yang lebih besar dan lebih diatur: begitu Anda membutuhkan rantai persetujuan multi-langkah, integrasi penggajian otomatis, atau jejak audit formal pada setiap akses ke catatan sensitif, HRIS yang dibuat khusus sepadan dengan biayanya. Banyak tim menjalankan keduanya — Google Forms untuk sisi HR yang bergerak cepat dan informal (pemeriksaan pulsa, RSVP, permintaan sekali pakai) dan perangkat lunak khusus untuk apa pun dengan persyaratan kepatuhan atau persetujuan yang melekat.
Menyiapkan formulir HR ketika Anda tidak berada di meja kerja
Sejumlah besar pekerjaan HR terjadi jauh dari komputer — memeriksa karyawan baru di hari pertama mereka, menangani permintaan cuti sambil berjalan di antara rapat, menyusun kumpulan pertanyaan wawancara keluar dalam perjalanan pulang dari percakapan yang sulit. FormMaker membuat Google Forms asli melalui akun Google Anda sendiri dengan editor native yang ramah sentuhan, sehingga formulir yang perlu ada dengan cepat tidak harus menunggu sampai Anda kembali ke laptop dengan editor berbasis browser standar terbuka.
Mengatasi masalah formulir HR yang umum
- Survei pulsa tidak mendapatkan jawaban jujur. Periksa ulang pengaturannya — jika "Collect email addresses" masih aktif atau kolom nama yang tidak disengaja tersusup, karyawan akan menyadarinya dan menahan diri. Uji formulirnya sendiri di jendela browser privat untuk melihat persis apa yang dilihat responden.
- Seseorang meninggalkan perusahaan dan formulir mereka menghilang atau menjadi tidak dapat diakses. Kepemilikan Google Forms terikat pada akun individu yang membuatnya. Pindahkan kepemilikan formulir HR aktif apa pun ke akun Google berbasis peran atau tim sebelum seseorang keluar, bukan setelahnya.
- Manajer dapat melihat respons yang seharusnya tidak mereka lihat. Tinjau daftar editor di menu Share — ditambahkan sebagai kolaborator memberikan akses penuh ke setiap respons, jadi jaga daftar itu tetap terbatas pada staf HR yang benar-benar membutuhkannya.
- Permintaan cuti hilang dalam utas email panjang alih-alih di Sheet. Ini biasanya berarti seseorang mengirim email permintaan langsung alih-alih menggunakan formulir — perkuat formulir sebagai titik penerimaan tunggal, dan pertimbangkan menyematkannya di halaman wiki internal sehingga selalu satu klik jauhnya.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah Google Forms cukup baik untuk data HR?
Untuk sebagian besar tim kecil dan menengah, ya — ini gratis, familiar, dan terintegrasi dengan Google Sheets. Untuk data yang sangat diatur atau alur kerja persetujuan kompleks, perangkat lunak HRIS khusus mungkin lebih cocok, tetapi Google Forms menangani formulir onboarding, survei, dan formulir permintaan sederhana dengan baik.
Bisakah karyawan mengirim Google Form secara anonim?
Ya, selama Anda mematikan "Collect email addresses" di Settings dan tidak menambahkan kolom nama. Ini penting untuk umpan balik jujur pada survei pulsa dan wawancara keluar.
Siapa yang dapat melihat respons terhadap Google Form HR?
Secara default, hanya pemilik formulir dan siapa pun yang ditambahkan sebagai editor yang dapat melihat kiriman. Anda mengontrol ini dari menu Share formulir — selalu periksa ulang daftar editor sebelum mengirim formulir HR yang sensitif.
Bisakah saya menggunakan Google Forms untuk lamaran kerja?
Ya. Pertanyaan unggah file memungkinkan kandidat melampirkan resume, dan pertanyaan jawaban singkat atau paragraf mencakup pengalaman dan surat lamaran. Lihat panduan template lamaran kerja khusus kami untuk penjelasan lengkap.
Apakah Google Forms cukup patuh untuk data HR di bawah GDPR?
Infrastruktur Google mendukung pemrosesan yang patuh GDPR di tingkat Workspace, tetapi kepatuhan sebenarnya juga bergantung pada bagaimana Anda menggunakannya — meminimalkan data yang dikumpulkan, menyatakan tujuan yang jelas, dan memiliki praktik retensi. Perlakukan itu sebagai mampu-GDPR, bukan otomatis patuh secara default.