HR के लिए Google Forms: ऑनबोर्डिंग, फीडबैक और एग्ज़िट सर्वे टेम्पलेट

जुलाई 2026 में अपडेट किया गया · 9 मिनट का पठन

HR टीमें बहुत सारे छोटे फ़ॉर्म बनाती हैं — एक नए कर्मचारी को अपना विवरण सबमिट करना होता है, एक मैनेजर टीम के मनोबल पर एक त्वरित राय चाहता है, कोई जा रहा है और आप उसके जाने पर ईमानदार फीडबैक चाहते हैं। Google Forms इन सबको बिना किसी खरीद प्रक्रिया के संभालता है: किसी भी Google खाते वाला व्यक्ति मिनटों में एक बना सकता है, और प्रतिक्रियाएं एक स्प्रेडशीट में पहुंचती हैं जिसके साथ आप पहले से काम कर सकते हैं। यहां बताया गया है कि कर्मचारी जीवनचक्र में इसका उपयोग कैसे करें।

नए कर्मचारी ऑनबोर्डिंग फ़ॉर्म

एक ऑनबोर्डिंग फ़ॉर्म पहली संरचित चीज़ है जिसे एक नया कर्मचारी भरता है, इसलिए इसे स्पष्ट सेक्शन में व्यवस्थित रखें: व्यक्तिगत और आपातकालीन संपर्क विवरण, बैंकिंग या पेरोल जानकारी (केवल यदि आपकी प्रक्रिया को इसकी ज़रूरत है — इस तरह संवेदनशील वित्तीय डेटा एकत्र करने में सावधान रहें), उपकरण प्राथमिकताएं, और नीति दस्तावेज़ों की कोई भी स्वीकृति। कानूनी नाम और फोन नंबर जैसी चीज़ों के लिए शॉर्ट आंसर फ़ील्ड का उपयोग करें, प्रारंभ तारीख पुष्टिकरण के लिए एक तारीख फ़ील्ड, और यदि आपको एक साथ कई नीतियों पर साइन-ऑफ चाहिए तो एक चेकबॉक्स ग्रिड। सब कुछ "Add section" टूल के साथ ग्रुप करें ताकि फ़ॉर्म एक नए कर्मचारी के पहले दिन फ़ील्ड की एक लंबी दीवार जैसा महसूस न हो।

कर्मचारी संतुष्टि और पल्स सर्वे

नियमित पल्स चेक लंबे और दुर्लभ की बजाय छोटे और बार-बार सबसे अच्छे काम करते हैं। कुछ लीनियर स्केल प्रश्न ("1-5 के पैमाने पर, आपको अपने मैनेजर से कितना समर्थन महसूस होता है?") संदर्भ के लिए एक खुले पैराग्राफ प्रश्न के साथ जोड़े गए आमतौर पर आपकी टीम के धैर्य को थकाए बिना रुझान पहचानने के लिए पर्याप्त हैं। परिणामों का कोई मतलब हो, इसके लिए लोगों को भरोसा करना होगा कि उनके उत्तरों को उनसे जोड़ा नहीं जाएगा — गुमनामी की रक्षा करने वाले प्रश्न शब्दांकन और सेटिंग्स के लिए हमारी Google Forms सर्वे उदाहरण और गुमनाम Google Forms सर्वे बनाना गाइड देखें।

एग्ज़िट इंटरव्यू टेम्पलेट

एग्ज़िट इंटरव्यू तब सबसे उपयोगी होते हैं जब जा रहा कर्मचारी स्पष्टवादी होने में सुरक्षित महसूस करता है। एक सरल संरचना अच्छी तरह काम करती है: जाने के कारण पर कुछ मल्टीपल-चॉइस प्रश्न (मुआवज़ा, विकास, प्रबंधन, व्यक्तिगत, आदि), समग्र संतुष्टि के लिए एक लीनियर स्केल, और "आपको रुकने के लिए क्या चाहिए होता?" और "हमें क्या पता होना चाहिए जो हमें नहीं पता?" जैसे खुले पैराग्राफ प्रश्न। इसे गुमनाम बनाना है या नहीं यह आपकी प्रक्रिया पर निर्भर करता है — कुछ कंपनियां इसे एक लाइव बातचीत के साथ जोड़ती हैं, अन्य एक लिखित फ़ॉर्म पसंद करती हैं ठीक इसलिए क्योंकि लिखित रूप में ईमानदार होना आसान है। यदि आप गुमनाम जाते हैं, तो पल्स सर्वे जैसी ही सेटिंग्स का पालन करें।

नौकरी आवेदन इनटेक

छोटी टीमों या एक खुली भूमिका के लिए Google Forms एक हल्के आवेदक इनटेक टूल के रूप में आश्चर्यजनक रूप से अच्छी तरह काम करता है। एक फ़ाइल अपलोड प्रश्न उम्मीदवारों को एक रिज्यूमे और कवर लेटर जोड़ने देता है, शॉर्ट आंसर फ़ील्ड संपर्क जानकारी कैप्चर करते हैं, और एक पैराग्राफ प्रश्न एक संक्षिप्त पिच के लिए पूछ सकता है। एक पूरे फ़ील्ड-दर-फ़ील्ड टेम्पलेट के लिए, हमारी Google Forms नौकरी आवेदन टेम्पलेट गाइड देखें।

PTO और अवकाश अनुरोध

एक अवकाश अनुरोध फ़ॉर्म को जटिल होने की ज़रूरत नहीं है: कर्मचारी नाम, तारीख रेंज (दो तारीख फ़ील्ड, "शुरू" और "अंत"), अवकाश प्रकार के लिए एक ड्रॉपडाउन (छुट्टी, बीमार, अवैतनिक, अन्य), और नोट्स के लिए एक पैराग्राफ फ़ील्ड। प्रतिक्रियाओं को एक साझा शीट में रूट करें जिसे आपके मैनेजर आगामी तारीखों के अनुसार फ़िल्टर कर सकें, ताकि किसी को यह देखने के लिए ईमेल थ्रेड्स खोदने की ज़रूरत न पड़े कि अगले हफ़्ते कौन बाहर है।

आंतरिक इवेंट RSVP

कंपनी ऑल-हैंड्स, टीम ऑफ़साइट, और छुट्टी की पार्टियां सभी को एक रिप्लाई-ऑल ईमेल चेन की बजाय एक त्वरित RSVP फ़ॉर्म से फ़ायदा होता है। एक नाम फ़ील्ड, एक हां/नहीं/शायद मल्टीपल चॉइस प्रश्न, और एक वैकल्पिक आहार-प्रतिबंध फ़ील्ड अधिकांश ज़रूरतों को कवर करते हैं। उपस्थिति ट्रैकिंग सहित, एक तैयार-से-कॉपी लेआउट के लिए हमारी पूरी Google Forms RSVP टेम्पलेट गाइड देखें।

संवेदनशील HR डेटा को सुरक्षित रखना

क्योंकि HR फ़ॉर्म अक्सर व्यक्तिगत जानकारी को छूते हैं, यहां दो सेटिंग्स एक सामान्य फ़ॉर्म की तुलना में अधिक मायने रखती हैं:

• नियंत्रित करें कि प्रतिक्रियाएं कौन देख सकता है। केवल फ़ॉर्म मालिक और स्पष्ट रूप से एडिटर के रूप में जोड़ा गया कोई भी व्यक्ति सबमिशन देख सकता है। वेतन, चिकित्सा, या अनुशासनात्मक जानकारी वाली कोई भी चीज़ भेजने से पहले, Share मेनू खोलें और पुष्टि करें कि एडिटर सूची बिल्कुल वही है जो होनी चाहिए — न कम, न ज़्यादा। हमारी Google Forms सहयोगी गाइड इस पहुंच को प्रबंधित करने के बारे में बताती है।
• पहले से गुमनामी तय करें। पल्स सर्वे और एग्ज़िट इंटरव्यू के लिए, भेजने से पहले तय करें कि क्या प्रतिक्रियाओं को किसी व्यक्ति से जोड़ा जाना चाहिए। यदि नहीं, तो Settings में "Collect email addresses" बंद करें और किसी भी नाम फ़ील्ड को छोड़ दें — एक आधा-गुमनाम फ़ॉर्म (नाम नहीं, लेकिन ईमेल स्वचालित रूप से एकत्रित) उस भरोसे को कमज़ोर करता है जो आप बनाने की कोशिश कर रहे हैं।

एक नज़र में HR उपयोग के मामले

HR फ़ॉर्म के लिए अनुपालन विचार

HR डेटा किसी संगठन द्वारा संभाला जाने वाला सबसे संवेदनशील व्यक्तिगत डेटा है, जो हर फ़ॉर्म में कुछ अनुपालन आदतें बनाना उचित बनाता है, केवल स्पष्ट रूप से संवेदनशील फ़ॉर्म में ही नहीं:

• केवल वही एकत्र करें जो प्रक्रिया को चाहिए। यदि आपकी नीति को इसकी आवश्यकता नहीं है तो एक PTO अनुरोध फ़ॉर्म को कारण फ़ील्ड की ज़रूरत नहीं है — हर अतिरिक्त फ़ील्ड अब वह डेटा है जिसे आपको सुरक्षित रखना है और अंततः हटाना है।
• एक रिटेंशन अभ्यास सेट करें। Google Forms पुरानी प्रतिक्रियाओं को स्वचालित रूप से नहीं हटाता। तय करें कि एग्ज़िट इंटरव्यू या आवेदक डेटा आपकी शीट में कितने समय तक रहना चाहिए, और इसे संग्रहीत या शुद्ध करने के लिए कैलेंडर पर एक आवर्ती रिमाइंडर लगाएं।
• जानें कि डेटा कहां रहता है। प्रतिक्रियाएं फ़ॉर्म मालिक के Google खाते में बैठती हैं। यदि वह व्यक्ति संगठन छोड़ देता है, तो किसी छोड़ने वाले कर्मचारी के खाते से जुड़े संवेदनशील डेटा को छोड़ने की बजाय HR फ़ॉर्म के स्वामित्व को जानबूझकर स्थानांतरित करें।

विशेष रूप से EU या UK कर्मचारी/उम्मीदवार डेटा को संभालने वाली टीमों के लिए, यहां कवर की गई बातों से परे सहमति भाषा, डेटा विषय अनुरोध हैंडलिंग, और रिटेंशन विशेषताओं के लिए हमारी पूरी Google Forms और GDPR गाइड देखें।

टीमें समर्पित HR सॉफ़्टवेयर की बजाय इसके लिए Google Forms का उपयोग क्यों करती हैं

समर्पित HRIS प्लेटफ़ॉर्म अधिक ऑटोमेशन प्रदान करते हैं — स्वीकृति चेन, पेरोल के साथ एकीकरण, ऑडिट ट्रेल। लेकिन बहुत से HR कार्यों के लिए, यह काम की ज़रूरत से अधिक इंफ्रास्ट्रक्चर है। Google Forms मुफ़्त है, हर किसी के पास पहले से Google खाता है, और प्रतिक्रियाएं सीधे Sheets में जाती हैं जहां आप कुछ भी एक्सपोर्ट किए बिना पिवट, फ़िल्टर, और बाकी टीम के साथ साझा कर सकते हैं। जब आपको तेज़ी से एक फ़ॉर्म चाहिए और इसे पाने के लिए एक नई सिस्टम कॉन्फ़िगर नहीं करना चाहते तो यह सही टूल है।

बड़े, अधिक विनियमित संगठनों के लिए ट्रेड-ऑफ दूसरी तरफ चलता है: एक बार जब आपको मल्टी-स्टेप स्वीकृति चेन, स्वचालित पेरोल एकीकरण, या संवेदनशील रिकॉर्ड तक हर पहुंच पर एक औपचारिक ऑडिट ट्रेल चाहिए, एक उद्देश्य-निर्मित HRIS अपनी लागत कमाता है। कई टीमें दोनों चलाती हैं — HR के तेज़ी से चलने वाले, अनौपचारिक हिस्से (पल्स चेक, RSVP, एक-बार के अनुरोध) के लिए Google Forms और अनुपालन या स्वीकृति आवश्यकता से जुड़ी किसी भी चीज़ के लिए समर्पित सॉफ़्टवेयर।

जब आप अपनी डेस्क पर नहीं हों तो एक HR फ़ॉर्म सेट करना

HR का बहुत सारा काम कंप्यूटर से दूर होता है — किसी नए कर्मचारी के साथ उनके पहले दिन चेक-इन करना, मीटिंगों के बीच चलते हुए एक PTO अनुरोध संभालना, एक कठिन बातचीत से घर जाते समय एक एग्ज़िट-इंटरव्यू प्रश्न सेट का मसौदा तैयार करना। FormMaker आपके अपने Google खाते के माध्यम से एक नेटिव, टच-फर्स्ट एडिटर के साथ असली Google Forms बनाता है, इसलिए जिस फ़ॉर्म को जल्दी अस्तित्व में आने की ज़रूरत है उसे मानक ब्राउज़र-आधारित एडिटर खुला होने के साथ लैपटॉप पर वापस आने तक इंतज़ार नहीं करना पड़ता।

सामान्य HR फ़ॉर्म समस्याओं का समस्या निवारण

1. एक पल्स सर्वे को ईमानदार उत्तर नहीं मिल रहे। सेटिंग्स दोबारा जांचें — यदि "Collect email addresses" अभी भी चालू है या एक भटका हुआ नाम फ़ील्ड घुस गया, तो कर्मचारी इसे नोटिस करेंगे और पीछे हटेंगे। उत्तरदाता वास्तव में क्या देखते हैं यह देखने के लिए एक निजी ब्राउज़र विंडो में फ़ॉर्म को खुद टेस्ट करें।
2. किसी ने कंपनी छोड़ दी और उनके फ़ॉर्म गायब हो गए या पहुंच से बाहर हो गए। Google Forms का स्वामित्व उस व्यक्तिगत खाते से जुड़ा है जिसने इसे बनाया। किसी के जाने से पहले, बाद में नहीं, किसी भी सक्रिय HR फ़ॉर्म का स्वामित्व एक भूमिका-आधारित या टीम Google खाते में स्थानांतरित करें।
3. मैनेजर ऐसी प्रतिक्रियाएं देख सकते हैं जो उन्हें नहीं देखनी चाहिए। Share मेनू पर एडिटर सूची की समीक्षा करें — एक सहयोगी के रूप में जोड़े जाने से हर प्रतिक्रिया तक पूरी पहुंच मिलती है, इसलिए उस सूची को केवल उन HR स्टाफ तक सीमित रखें जिन्हें वास्तव में इसकी ज़रूरत है।
4. PTO अनुरोध शीट की बजाय एक लंबे ईमेल थ्रेड में खो रहे हैं। इसका आमतौर पर मतलब है कि कोई फ़ॉर्म का उपयोग करने की बजाय सीधे अनुरोध ईमेल कर रहा है — फ़ॉर्म को एकल इनटेक पॉइंट के रूप में सुदृढ़ करें, और इसे एक आंतरिक विकी पेज पर एम्बेड करने पर विचार करें ताकि यह हमेशा एक क्लिक दूर हो।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

संबंधित गाइड

• गुमनाम Google Forms सर्वे कैसे बनाएं
• Google Forms नौकरी आवेदन टेम्पलेट
• Google Forms पर सहयोगी और पहुंच प्रबंधित करना
• Google Forms और GDPR
• Google Forms के साथ उपस्थिति ट्रैकिंग