איך לסגור טופס Google או להגביל תגובות
תשובה מהירה: פתחו את הטופס שלכם, עברו ללשונית Responses, וכבו את Accepting responses. כדי להגביל כל אדם להגשה אחת, הפעילו Limit to 1 response בהגדרות (על המשיבים להתחבר). אין מתזמן מובנה — כדי לסגור אוטומטית בזמן או במספר תגובות מסוים, השתמשו בתוסף formLimiter.
האירוע שלכם התמלא, מועד ההרשמה עבר, או שחלון הסקר הסתיים — והתגובות ממשיכות להגיע. סגירת טופס Google לוקחת בערך עשר שניות ברגע שיודעים איפה המתג, אבל לשאלות הקשורות ("האם הוא יכול להיסגר לבד בחצות?", "האם אפשר להגביל אותו ל-50 אנשים?") יש תשובות פחות ברורות. הנה התמונה המלאה, כולל מה ש-Google Forms באמת לא יכולה לעשות בלי עזרה.
סגירת טופס Google: כיבוי "Accepting responses"
- פתחו את עורך הטופס. עברו אל forms.google.com (או Google Drive) ופתחו את הטופס שלכם — תצוגת העריכה, לא הקישור שבו המשיבים משתמשים.
- לחצו על לשונית Responses בראש, ליד Questions ו-Settings.
- כבו את מתג "Accepting responses". זה נכנס לתוקף מיידית — מי שיש לו את הקישור יראה כעת הודעת "no longer accepting responses" במקום השאלות.
- שמרו את הנתונים שלכם. סגירת הטופס לא מוחקת דבר. כל התגובות הקיימות נשארות בלשונית Responses ובגיליון ה-Google המקושר.
כדי לפתוח מחדש את הטופס מאוחר יותר, החזירו את אותו מתג. שום דבר אחר לא משתנה — אותו קישור, אותן שאלות, אותה היסטוריית תגובות.
כתיבת הודעת "סגור" מותאמת אישית
כשמכבים את Accepting responses, מופיע שדה טקסט במקום המתג. ההודעה המוגדרת כברירת מחדל היא כללית; החליפו אותה במשהו שימושי לאנשים שמגיעים באיחור:
- "ההרשמה מלאה — שלחו אימייל ל[email protected] כדי להצטרף לרשימת ההמתנה."
- "הסקר נסגר ב-15 ביולי. תודה לכל מי שהשתתף; התוצאות יפורסמו בשבוע הבא."
- "ההרשמות למחזור האביב ייפתחו שוב במרץ."
הודעת סגירה ברורה חוסכת לכם ערימה של אימיילים בנוסח "האם זה מאוחר מדי?".
הגבלה לתגובה אחת לכל אדם
תחת Settings → Responses, הפעילו Limit to 1 response. זה עוצר הצבעה כפולה בסקרים והרשמות כפולות — אבל שימו לב לפשרה: זה עובד על ידי דרישה מהמשיבים להתחבר לחשבון Google. זה בסדר עבור בית ספר או חברה שבהם לכולם יש חשבון, ומהווה חסם ממשי עבור טופס ציבורי שבו לחלק מהמשיבים אין. אם ההתחברות היא שובר עסקה, השאירו את זה כבוי והסירו כפילויות מאוחר יותר בגיליון התגובות (איסוף כתובות אימייל עוזר).
סגירה אוטומטית: מה Google Forms לא יכולה לעשות בעצמה
הנה החלק הכן: ל-Google Forms אין מתזמן מובנה. אין הגדרה מקורית לסגור טופס בתאריך ושעה, ואין מגבלה מקורית על סך התגובות. מחוץ לקופסה, "סגירה ביום שישי בשעה 17:00" אומר שאתם קובעים תזכורת ומכבים את המתג בעצמכם ביום שישי בשעה 17:00.
הפתרון הסטנדרטי הוא formLimiter, תוסף חינמי מצד שלישי מ-Google Workspace Marketplace. הוא יכול לסגור את הטופס שלכם אוטומטית כאשר:
- מגיעים לתאריך ושעה מסוימים,
- מתקבל מספר מקסימלי של תגובות (למשל, 50 מקומות), או
- ערך בגיליון האלקטרוני המקושר מגיע לתנאי מסוים.
שני הסתייגויות. ראשית, תוספים מותקנים דרך תפריט התוספים של עורך הטופס, מה שלמעשה אומר דפדפן שולחן עבודה — התקנה מטלפון נעה בין מסורבל לבלתי אפשרי. שנית, formLimiter היא תוכנת צד שלישי עם הרשאות חשבון, כך שבתי ספר וחברות לפעמים חוסמים אותה; בדקו עם מנהל המערכת שלכם. אם אינכם יכולים להשתמש בתוספים, המתג הידני יחד עם תזכורת ביומן הוא הפתרון הכן — לא מרשים, אבל הוא עובד.
סגירה או הגבלת טופס מהטלפון שלכם
מכיוון ש-Google לא מציעה אפליקציית Forms רשמית, ביצוע כל אחד מהדברים האלה במובייל אומר אחת משתי דרכים:
- דפדפן נייד במצב שולחן עבודה. פתחו את forms.google.com, בקשו את אתר שולחן העבודה (ב-Safari: כפתור ה-aA ← Request Desktop Website), פתחו את הטופס שלכם, ומצאו את לשונית Responses. המתג עובד; הממשק פשוט לא בנוי לאצבעות.
- FormMaker. האפליקציה שלנו מנהלת טפסי Google אמיתיים דרך חשבון ה-Google שלכם בממשק מובייל מקורי — שימושי כאשר ההרשמה מתמלאת בזמן שאתם רחוקים ממחשב ואתם רוצים לבדוק תגובות ולפעול במקום.
סגירת טופס עם חידון מקושר או ציונים בתהליך
אם הטופס שלכם מוגדר כחידון (Settings → Quizzes), כיבוי Accepting responses לא נוגע בציונים שכבר שוחררו או בציונים שכבר חושבו — הוא רק עוצר הגשות חדשות. תלמידים שכבר הגישו שומרים את התוצאות שלהם אם הפעלתם "Release grade immediately". אם אתם עדיין מדרגים ידנית, סגרו את הטופס קודם כדי שרשימת התגובות תפסיק לזוז, ואז עברו על לשונית Responses בקצב שלכם; שום דבר בסגירת הטופס לא משפיע על היכולת שלכם להמשיך לדרג.
שימוש ב-Google Apps Script במקום תוסף צד שלישי
אם אתם מעדיפים לא להתקין את formLimiter — בתי ספר וחברות מסוימים מגבילים תוספי צד שלישי — אתם יכולים לכתוב טריגר Apps Script קטן בעצמכם. טריגר מבוסס-זמן בודק את ספירת התגובות או את התאריך/שעה הנוכחיים וקורא ל-FormApp.getActiveForm().setAcceptingResponses(false) כשהתנאי שלכם מתקיים. זו הגדרה מסובכת יותר מתוסף, אבל היא נשארת לגמרי בתוך חשבון ה-Google שלכם ללא הרשאות חיצוניות לאישור. ראו את המדריך שלנו ל-Google Apps Script עבור Google Forms ליסודות כתיבה והפעלה של סקריפט כזה.
פתרון בעיות: הטופס לא באמת נסגר
- המתג נראה כבוי אבל אנשים עדיין מגישים: ודאו שערכתם את הטופס הנכון — עותקים כפולים (מ-"Make a copy") יש להם הגדרות תגובות וקישורים נפרדים.
- משיבים מדווחים שהם רואים את הודעת הסגירה אבל אתם עדיין מקבלים אימיילים: אלה כנראה התראות אימייל ישנות או מישהו שמגיש דרך דף במטמון שנטען לפני שסגרתם אותו; לא אמורות להופיע שורות חדשות בגיליון.
- formLimiter לא הופעל בזמן המתוזמן: טריגרים של Apps Script יכולים לפגר בכמה דקות תחת העומס של Google עצמה, והתוסף זקוק להרשאות טריגר משלו שאושרו — פתחו מחדש את סרגל הצד של הגדרת התוסף וודאו שהטריגר עדיין מופיע כפעיל.
- פתחתם מחדש את הטופס אבל תגובות לא מתקשרות לגיליון: בדקו שלשונית Responses עדיין מראה את סמל Sheets הירוק כמקושר; ניתוק יכול לקרות אם הגיליון האלקטרוני המקורי הועבר או נמחק.
רשימת בדיקה מהירה לפני שאתם סוגרים
- האם ייצאתם או וידאתם שגיליון התגובות המקושר מעודכן? (הוא תמיד מעודכן — הקישור חי — אבל ודאו שהוא מקושר בכלל.)
- האם כתבתם הודעת סגירה שמסבירה למאחרים מה לעשות הלאה?
- אם הטופס חוזר על עצמו (הרשמות שבועיות, סמסטר הבא), שמרו אותו ופתחו מחדש מאוחר יותר במקום ליצור אחד חדש — כך תשמרו על אותו קישור.
שאלות נפוצות
איך להפסיק טופס Google מלקבל תגובות?
פתחו את עורך הטופס, לחצו על לשונית Responses, וכבו את מתג Accepting responses. זה נכנס לתוקף מיידית ושומר על כל התגובות הקיימות.
האם טופס Google יכול להיסגר אוטומטית בזמן קבוע?
לא באופן מובנה — אין מתזמן מובנה. או שתכבו את המתג ידנית במועד היעד, או שתתקינו את התוסף formLimiter (מדפדפן שולחן עבודה), שסוגר טפסים לפי תאריך/שעה או ספירת תגובות.
האם אפשר להגביל טופס Google למספר תגובות כולל?
לא עם הגדרות מובנות. Google מגבילה באופן מובנה רק כל אדם מחובר לתגובה אחת. להגבלה כוללת, השתמשו ב-formLimiter או עקבו אחר הספירה וסגרו ידנית.
האם אפשר לסגור טופס Google מהטלפון שלי?
כן — דרך הדפדפן הנייד במצב שולחן עבודה, או עם FormMaker, שנותנת לכם ממשק מובייל מקורי לטפסי ה-Google שלכם.
האם סגירת טופס בסגנון חידון משפיעה על ציונים שכבר שוחררו?
לא. כיבוי Accepting responses רק עוצר הגשות חדשות — הוא לא משנה ציונים שכבר חושבו או ציונים שכבר שוחררו לתלמידים שהגישו קודם לכן.