چگونه یک فرم گوگل را ویرایش کنیم (حتی پس از ارسال آن)
پاسخ سریع: فرم خود را در forms.google.com باز کنید و آن را مثل همیشه ویرایش کنید — سؤالات، ترتیب، ظاهر و تنظیمات همگی در هر زمان قابل تغییرند، حتی پس از اشتراکگذاری لینک و جمعآوری پاسخها. تغییرات فوراً ذخیره میشوند و لینک اشتراکگذاری هرگز تغییر نمیکند. پاسخهای موجود حذف نمیشوند، اما اگر متن سؤالی را پس از پاسخدهی افراد ویرایش کنید، ممکن است پاسخهای قدیمی آنها با متن جدید همخوانی نداشته باشد.
هیچکس فرمی را در اولین تلاش کامل نمیسازد. شاید پس از ارسال آن به ۲۰۰ نفر متوجه یک غلط تایپی شده باشید، یا نیاز دارید در میانه جمعآوری تأیید حضورها سؤالی اضافه کنید. خبر خوب این است: گوگل فرمز به شما امکان میدهد فرمی فعال را آزادانه ویرایش کنید، بدون مرحله «لغو انتشار» و بدون خطر خراب شدن لینک. بخشی که مردم نگرانش هستند — سرنوشت پاسخهایی که قبلاً دارید — ارزش دارد پیش از هرگونه تغییر آن را بفهمید.
باز کردن یک فرم برای ویرایش آن
به forms.google.com بروید و با حساب گوگلی که مالک فرم است وارد شوید. زیر «Recent forms»، روی عنوان فرم کلیک کنید — این کار همان ویرایشگری را باز میکند که با آن فرم را ساختهاید، نه نمای فقطخواندنی پاسخها. اگر آن را در فهرست اخیر پیدا نمیکنید، گوگل درایو را بررسی کرده و نام فرم را جستجو کنید؛ همانند هر فایل دیگر گوگل، در آنجا قرار دارد.
ویرایش متن، ترتیب و نوع سؤال
مستقیماً روی هر سؤالی کلیک کنید تا متن آن را ویرایش کنید. چند نکته درباره تغییر سؤالات فرمی که در حال حاضر پاسخ جمع میکند، باید بدانید:
- ویرایش متن — روی سؤال کلیک کرده و آن را دوباره تایپ کنید. این تغییر بلافاصله برای هر کسی که پس از ویرایش شما فرم را باز کند اعمال میشود؛ بهطور گذشتهنگر چیزی را که پاسخدهندگان پیشین دیده یا ارسال کردهاند تغییر نمیدهد.
- تغییر ترتیب — دستگیره ششنقطهای در لبه سمت چپ یک سؤال را بکشید تا آن را بالا یا پایین ببرید. ترتیب فقط از این پس بر فرم تأثیر میگذارد؛ ردیفهای پاسخ موجود نگاشت ستون اصلی خود را در شیت متصل حفظ میکنند.
- تغییر نوع سؤال — از منوی کشویی استفاده کنید (برای مثال، تغییر "Short answer" به "Multiple choice"). این ریسکناکترین ویرایش است: اگر افراد قبلاً با متن آزاد پاسخ دادهاند و شما به چندگزینهای تغییر میدهید، پاسخهای متنی قدیمی آنها در دادههای پاسخ باقی میماند اما بدیهی است که با مجموعه گزینههای جدید شما مطابقت نخواهد داشت.
- حذف یک سؤال — روی آیکون سطل زباله کلیک کنید. پاسخهای قدیمی به آن سؤال بهصورت ستونی بیصاحب در شیت پاسخ باقی میمانند؛ حذف نمیشوند، اما پس از حذف سؤال چیز جدیدی به آن اضافه نمیشود.
سرنوشت پاسخهای موجود هنگام ویرایش
این بخشی است که بیشتر افراد پاسخی مستقیم دربارهاش میخواهند: ویرایش یک فرم پاسخهایی را که قبلاً جمعآوری کردهاید دستکاری نمیکند. گوگل فرمز ساختار فرم و دادههای پاسخ را دو چیز جداگانه در نظر میگیرد. میتوانید سؤالات را تغییر نام دهید، ترتیبشان را عوض کنید، نوعشان را تغییر دهید، سؤال جدید اضافه کنید، یا کل ظاهر را دوباره طراحی کنید، و هر پاسخی که قبلاً ارسال شده دقیقاً همانطور که ثبت شده باقی میماند.
مشکل، خوانایی است، نه از دست رفتن داده. اگر سؤال ۳ قبلاً میگفت «کدام سایز؟» و آن را به «کدام رنگ؟» تغییر دهید، کسی که پاسخهای قدیمی را مرور میکند پاسخهایی میبیند که با متن فعلی سؤال همخوانی ندارد — چون آن افراد به سؤال قدیمی پاسخ دادهاند، نه سؤال جدید. برای هر چیزی فراتر از یک اصلاح جزئی متن یا رفع غلط تایپی، بهتر است سؤال تازهای اضافه کنید بهجای بازاستفاده از سؤالی که پاسخهای معناداری به آن متصل است.
ویرایش پیام تأیید
پیامی که پاسخدهندگان پس از ارسال میبینند — بهطور پیشفرض «Your response has been recorded» — بهراحتی قابل سفارشیسازی است. روی آیکون چرخدنده در بالا سمت راست کلیک کنید، برگه Presentation را باز کنید، و متن را در جعبه پیام تأیید ویرایش کنید. این مکان خوبی برای افزودن مراحل بعدی («ظرف ۴۸ ساعت به شما ایمیل میفرستیم») یا یادداشت تشکر است، و میتوانید آن را در هر زمان بدون تأثیر بر چیز دیگری در فرم بهروزرسانی کنید.
ویرایش شیت پاسخ متصل
اگر فرم شما پاسخها را به یک شیت گوگل میفرستد، آن اتصال از برگه Responses مدیریت میشود. روی آیکون سبز Sheets در بالا سمت راست آن برگه کلیک کنید تا ببینید کدام صفحهگسترده متصل است، یا یکی جدید بسازید. در صورت نیاز میتوانید اتصال را قطع کرده و به شیت دیگری وصل کنید، اما توجه داشته باشید که قطع اتصال دادههای گذشته را از شیت قدیمی حذف نمیکند — فقط ارسال پاسخهای جدید به آن را متوقف میکند. پاسخهای موجود در خود گوگل فرمز (قابل مشاهده در خود برگه Responses) صرفنظر از اتصال شیت باقی میمانند.
ویرایش از گوشی
همان گزینههای ویرایش در موبایل نیز وجود دارد، اما ویرایشگر وب گوگل فرمز برای صفحهای به اندازه دسکتاپ طراحی شده، بنابراین کشیدن سؤالات برای تغییر ترتیب و پیمایش در منوهای تنظیمات تودرتو روی صفحه لمسی کوچک دستوپاگیر است. برای تجربهای روانتر در ویرایش فرمها از گوشیتان، راهنمای ما درباره گوگل فرمز روی موبایل را ببینید، یا از اپلیکیشنی مانند FormMaker استفاده کنید که با ویرایشگری اصیل و متناسب با لمس دقیقاً برای همین کار ساخته شده است.
ویرایش فرمی که به روی پاسخهای جدید بسته است
پس از خاموش کردن «Accepting responses» همچنان میتوانید فرم را کاملاً ویرایش کنید — ابزارهای ویرایش صرفنظر از باز یا بسته بودن فرم به روی ارسالها در دسترس میمانند. این در واقع یک روند کاری رایج است: فرمی را ببندید، آنچه دریافت شده را بررسی کنید، سؤالات را بر اساس آنچه یاد گرفتهاید تغییر دهید، سپس دوباره برای موج دومی بازش کنید. فقط به یاد داشته باشید که روشن کردن دوباره «Accepting responses» چیزی را بازنشانی نمیکند — فقط اجازه میدهد همان فرم، با ویرایشهای اعمالشده، دوباره از همان جایی که متوقف شده بود جمعآوری کند.
رفع مشکلات ویرایشهایی که ذخیره یا نمایش داده نمیشوند
- ویرایشها برای پاسخدهندگان نمایش داده نمیشوند. گوگل فرمز تغییرات را فوراً ذخیره میکند، اما کش مرورگر در سمت پاسخدهنده گاهی میتواند نسخهای قدیمی را نشان دهد — از او بخواهید صفحه را بهطور کامل تازهسازی کند یا لینک را دوباره باز کند.
- سؤالی که حذف کردهاید همچنان در شیت پاسخ نمایش داده میشود. این طبیعی است — ستون بهعنوان سابقه تاریخی پاسخهای گذشته باقی میماند؛ فقط پس از حذف سؤال از فرم، داده جدیدی دریافت نمیکند.
- اصلاً گزینه ویرایش را پیدا نمیکنید، فقط نمای پاسخها را میبینید. احتمالاً فرم را از طریق لینک اشتراکگذاری عمومی باز کردهاید نه بهعنوان مالک یا ویرایشگر افزودهشده. در عوض آن را از forms.google.com یا درایو در حالی که با حسابی با دسترسی ویرایش وارد شدهاید، باز کنید.
- تغییرات یک همکار برای شما قابل مشاهده نیست. صفحه را تازهسازی کنید — Forms همیشه تغییرات زنده یک ویرایشگر دیگر را بهطور خودکار به برگه باز شما ارسال نمیکند.
چه کسی میتواند فرمی را ویرایش کند
بهطور پیشفرض، فقط شخصی که فرم را ساخته — مالک — میتواند آن را ویرایش کند. اگر میخواهید شخص دیگری در ساخت یا نگهداری فرم کمک کند، روی منوی سهنقطه یا آیکون افراد نزدیک بالا سمت راست کلیک کرده و ایمیل او را بهعنوان ویرایشگر اضافه کنید. ویرایشگران دسترسی کامل دریافت میکنند: میتوانند سؤالات را تغییر دهند، تنظیمات را تنظیم کنند، و هر پاسخی را ببینند، درست مثل مالک. برای خود ویرایشگر فرم نقش «فقطمشاهده» یا «فقطنظر» وجود ندارد — یا کسی دسترسی کامل ویرایش دارد یا اصلاً ندارد. راهنمای ما درباره افزودن همکاران به فرم گوگل را برای نگاهی دقیقتر به مدیریت دسترسی ببینید.
سؤالات متداول
آیا میتوانم فرم گوگل را پس از دریافت پاسخ ویرایش کنم؟
بله. ویرایش یک فرم در هر زمان، پاسخهای موجود را حذف یا قفل نمیکند. اگر سؤالی را که افراد قبلاً به آن پاسخ دادهاند تغییر دهید یا حذف کنید، پاسخهای قدیمی آنها در دادههای پاسخ باقی میماند اما ممکن است دیگر با متن فعلی سؤال همخوانی نداشته باشد.
آیا ویرایش فرم گوگل من لینک آن را تغییر میدهد؟
خیر. آدرس فرم صرفنظر از تعداد دفعاتی که سؤالات، تنظیمات یا ظاهر آن را ویرایش میکنید، ثابت میماند. هر کسی که لینک اصلی را داشته باشد همیشه آخرین نسخه شما را میبیند.
چه کسی مجاز به ویرایش فرم گوگل است؟
بهطور پیشفرض، فقط مالک فرم میتواند آن را ویرایش کند. مالک میتواند از آیکون افراد در بالا سمت راست ویرایشگر فرم، ویرایشگرانی اضافه کند که به آن همکاران دسترسی کامل ویرایش میدهد، از جمله توانایی تغییر یا حذف سؤالات و مشاهده پاسخها.
آیا میتوانم فرم گوگل را پس از بستن آن به روی پاسخهای جدید ویرایش کنم؟
بله. ابزارهای ویرایش صرفنظر از باز یا بسته بودن فرم به روی ارسالها، کاملاً در دسترس باقی میمانند. میتوانید فرمی را ببندید، سؤالاتش را بر اساس آنچه یاد گرفتهاید تغییر دهید، و بعداً دوباره بازش کنید — همان فرم از همان جایی که متوقف شده بود به جمعآوری ادامه میدهد.