چه کسی میتواند یک Google نموذج را ویرایش کند؟ مالکان، ویرایشگران و همکاران توضیح داده شد
پاسخ سریع: یک Google نموذج یک مالک دارد (سازنده، کنترل کامل)، ویرایشگران اختیاری اضافهشده بهعنوان همکار (میتوانند سؤالات و تنظیمات را تغییر دهند)، و هرکسی با لینک که فقط میتواند آن را پر کند یا، جداگانه، پاسخها را ببیند. ویرایشگران فرم عموماً میتوانند پاسخها را در تب Responses ببینند، اما Google Sheet متصل مجوزهای اشتراکگذاری جداگانه خودش را دارد — این دو بهطور خودکار یکسان نیستند.
بیشتر راهنماهای همکاری در Google نماذج روی چگونگی متمرکز میشوند — کلیک روی منوی سهنقطه و اضافه کردن ایمیل کسی بهعنوان همکار. این یکی روی مدل زیرین تمرکز میکند: هر نقش واقعاً چه کاری میتواند انجام دهد، و همپوشانی مجوزی که بیشتر افراد را گیج میکند — شکاف بین اینکه چه کسی میتواند یک فرم را ویرایش کند و چه کسی میتواند صفحهگسترده پاسخ آن را ببیند. اگر فقط به مراحل کلیکبهکلیک اضافه کردن یک همکار نیاز دارید، راهنمای ما درباره همکاران Google نماذج را ببینید.
مالک
مالک حساب Googleی است که فرم را ساخته، و بهطور پیشفرض کنترل کامل دارد: اضافه یا حذف سؤالات، تغییر تنظیمات، حذف کامل فرم، و اضافه یا حذف سایر همکاران. مالکیت در سطح فایل Google Drive زندگی میکند — یک Google نموذج فایلی در Drive است درست مانند یک Doc یا Sheet — بنابراین انتقال مالکیت به یک حساب دیگر دقیقاً همانطور انجام میشود که مالکیت هر فایل Drive را منتقل میکنید، از طریق دیالوگ اشتراکگذاری در Drive.
ویرایشگران و همکاران
ویرایشگران (Google نماذج آنها را همکار مینامد) از طریق دیالوگ همکاران درون ویرایشگر فرم اضافه میشوند — معمولاً از طریق یک آیکون شخص یا تنظیمات نزدیک بالای صفحه قابلدسترسی است. پس از اضافه شدن، یک ویرایشگر میتواند متن سؤال را تغییر دهد، سؤالات را اضافه یا حذف کند، تنظیماتی مانند اینکه آیا فرم آدرسهای ایمیل جمعآوری میکند را تنظیم کند، و طرحبندی را سفارشی کند. آنچه یک ویرایشگر عموماً نمیتواند انجام دهد حذف کامل فرم یا حذف دسترسی مالک اصلی است — آن اقدامات با مالک باقی میمانند. برای مراحل دقیق اضافه کردن کسی بهعنوان همکار، راهنمای اختصاصی ما درباره اضافه کردن همکاران به یک Google نموذج دیالوگ را با جزئیات طی میکند.
شکاف مجوزی که افراد از دست میدهند: فرم در مقابل Sheet پاسخ
این بخشی از مدل است که بیشترین سردرگمی را در فرمهای مدیریتشده توسط تیم ایجاد میکند. یک Google نموذج و Google Sheet پاسخ متصل آن دو فایل جداگانه هستند، و هرکدام تنظیمات اشتراکگذاری خودش را دارد.
بهطور کلی، کسی که بهعنوان ویرایشگر فرم اضافه شده میتواند دادههای پاسخ را از طریق تب Responses خود فرم ببیند — نمودارهای خلاصه و نمای پاسخهای فردی تعبیهشده در خود Forms. اما در لحظهای که پاسخها نیز به یک Sheet متصل جریان مییابند (ساختهشده از طریق آیکون سبز Sheets)، آن Sheet یک فایل Drive متمایز با لیست اشتراک خودش است. کاملاً ممکن است کسی ویرایشگر فرم باشد اما اصلاً به Sheet دسترسی نداشته باشد، یا برعکس — کسی میتواند روی Sheet بهعنوان بیننده اشتراکگذاری شده باشد بدون اینکه هرگز بهعنوان همکار فرم اضافه شده باشد. اگر تیم شما به Sheet بهعنوان منبع «واقعی» داده پاسخ متکی است، فرض نکنید اضافه کردن کسی بهعنوان ویرایشگر فرم بهطور خودکار به او دسترسی Sheet میدهد — تنظیمات Share خود Sheet را جداگانه بررسی کنید.
بینندگان: دسترسی فقط-لینک-پاسخ
یک سطح سوم زیر مالک و ویرایشگر وجود دارد: کسی با فقط یک لینک برای مشاهده پاسخها (یا یک لینک به Sheet بهعنوان بیننده) اما بدون حقوق ویرایش روی خود فرم. این شخص میتواند پاسخهای ارسالشده و داده خلاصه را ببیند اما نمیتواند یک سؤال، تنظیم، یا انتخاب طرحبندی را تغییر دهد. این یک نقطه میانی مفید برای ذینفعانی است که به دیدپذیری نتایج نیاز دارند بدون هیچ ریسکی از تغییر تصادفی فرم زنده.
اگر حساب مالک حذف یا غیرقابلدسترسی شود چه اتفاقی میافتد
این سناریویی است که ارزش برنامهریزی برای آن را دارد نه چیزی که بتوانیم با اطمینان کامل در هر مورد بیان کنیم، چون به تنظیمات سطح-سازمان و سطح-حساب بستگی دارد که متفاوت است. بهطور کلی، مالکیت یک فایل Drive — از جمله یک Google نموذج — میتواند بهطور پیشگیرانه به یک حساب دیگر منتقل شود، قبل از غیرفعال یا حذف شدن حساب اصلی. زمانی که یک حساب واقعاً از بین برود، بازیابی یا اختصاص مجدد مالکیت فایلهای آن به وضعیتی بسیار سختتر، و گاهی غیرممکن، تبدیل میشود، بهویژه برای حسابهای شخصی Gmail بدون ابزارهای مدیریتی سطح-سازمان پشت آنها. ایمنترین رویکرد این است که انتقال مالکیت را از قبل مدیریت کنید — بهترین شیوه زیر را ببینید — بهجای تکیه بر عملکرد بازیابی حساب بعد از واقعه.
بهترین شیوه: از یک حساب مشترک یا Workspace بهعنوان مالک استفاده کنید
برای هر فرمی که برای یک تیم یا سازمان اهمیت دارد — نه یک نظرسنجی شخصی یکباره — از داشتن حساب Google شخصی یک نفر بهعنوان مالک دائمی فرم خودداری کنید. اگر آن شخص تیم را ترک کند، نقشها را تغییر دهد، یا دسترسی به حساب خود را از دست بدهد، وضعیت مالکیت فرم به یک هرجومرج تبدیل میشود. در عوض:
- در صورت امکان از یک حساب بخشی مشترک یا مدیریتشده توسط Workspace بهعنوان مالک فرم استفاده کنید، تا مالکیت به دسترسی مستمر یک فرد وابسته نباشد.
- اعضای واقعی تیم را بهعنوان ویرایشگر زیر آن حساب مالک مشترک اضافه کنید، تا تغییرات روزمره سؤال و تنظیمات نیاز به ورود به حساب مشترک نداشته باشند.
- اشتراکگذاری سطح-Sheet را جداگانه تأیید کنید هر زمان که همکاران فرم را راهاندازی میکنید، چون دو لیست مجوز بهطور خودکار همگامسازی نمیشوند.
- مستند کنید چه کسی مالک چه چیزی است برای هر فرمی که به یک فرآیند تکراری متصل است — رزرو قرار ملاقات، نظرسنجیهای تکراری، گزارشدهی داخلی — تا انتقال مالکیت یک مرحله شناختهشده و برنامهریزیشده باشد نه یک اضطرار.
اگر نیاز دارید بدون نشستن پشت یک کامپیوتر پاسخها را بررسی کنید، راهنمای ما درباره مشاهده پاسخهای Google نماذج در موبایل راههای موبایلپسند انجام آن را پوشش میدهد، و راهنمای ما درباره ویرایش یک Google نموذج مکانیکهای ویرایش خودشان را پس از داشتن دسترسی درست پوشش میدهد.
سؤالات متداول
تفاوت بین مالک و ویرایشگر یک Google نموذج چیست؟
مالک حسابی است که فرم را ساخته و کنترل کامل دارد، از جمله حذف آن یا انتقال مالکیت. ویرایشگران، که از طریق دیالوگ همکاران اضافه میشوند، میتوانند سؤالات و تنظیمات را تغییر دهند اما مجموعه کنترلهای محدودتری نسبت به مالک دارند.
آیا ویرایشگران Google نموذج بهطور خودکار پاسخها را میبینند؟
ویرایشگران فرم عموماً میتوانند پاسخها را از طریق تب Responses خود فرم مشاهده کنند. با این حال، Google Sheet متصلی که پاسخها را ذخیره میکند مجوزهای اشتراکگذاری جداگانه خودش را دارد، که ممکن است با کسانی که میتوانند خود فرم را ویرایش کنند مطابقت داشته باشد یا نداشته باشد.
آیا کسی میتواند پاسخها را بدون توانایی ویرایش فرم ببیند؟
بله. اگر کسی روی Sheet پاسخ متصل بهعنوان بیننده اشتراکگذاری شده باشد اما بهعنوان همکار فرم اضافه نشده باشد، میتواند دادههای پاسخ را در Sheet ببیند بدون اینکه بتواند سؤالات یا تنظیمات فرم را تغییر دهد.
اگر مالک سازمان را ترک کند، برای یک Google نموذج چه اتفاقی میافتد؟
این به تنظیمات حساب و سازمان بستگی دارد، بنابراین آن را چیزی برای برنامهریزی در نظر بگیرید نه فرض. بهطور کلی، مالکیت میتواند از طریق Drive به یک حساب Google دیگر منتقل شود قبل از غیرفعال شدن حساب اصلی، به همین دلیل استفاده از یک حساب مشترک یا مدیریتشده توسط Workspace بهعنوان مالک برای فرمهایی که برای یک تیم اهمیت دارند ایمنتر است.