מי יכול לערוך Google Form? בעלים, עורכים ומשתפי פעולה מוסברים
תשובה מהירה: ל-Google Form יש בעלים (היוצר, שליטה מלאה), עורכים אופציונליים שנוספו כמשתפי פעולה (יכולים לשנות שאלות והגדרות), וכל מי שיש לו קישור יכול רק למלא אותו או, בנפרד, לצפות בתשובות. עורכי הטופס יכולים בדרך כלל לראות תשובות בלשונית Responses, אך לגיליון Google Sheets המקושר יש הרשאות שיתוף נפרדות משלו — השניים לא בהכרח זהים.
רוב המדריכים לשיתוף פעולה ב-Google Forms מתמקדים באיך — לחיצה על תפריט שלוש הנקודות והוספת האימייל של מישהו כמשתף פעולה. זה מתמקד במודל שמתחת: מה כל תפקיד יכול באמת לעשות, וחפיפת ההרשאות שמכשילה אנשים לרוב — הפער בין מי יכול לערוך טופס לבין מי יכול לראות את גיליון התשובות שלו. אם אתם רק צריכים את השלבים המדויקים להוספת משתף פעולה, ראו את המדריך שלנו על משתפי פעולה ב-Google Forms.
הבעלים
הבעלים הוא חשבון ה-Google שיצר את הטופס, ויש לו שליטה מלאה כברירת מחדל: הוספה או הסרה של שאלות, שינוי הגדרות, מחיקת הטופס לגמרי, והוספה או הסרה של משתפי פעולה אחרים. הבעלות חיה ברמת קובץ Google Drive — Google Form הוא קובץ ב-Drive בדיוק כמו Doc או Sheet — כך שהעברת בעלות לחשבון אחר נעשית באותו אופן שהייתם מעבירים בעלות של כל קובץ Drive, דרך תיבת הדו-שיח לשיתוף ב-Drive.
עורכים ומשתפי פעולה
עורכים (Google Forms קוראת להם משתפי פעולה) נוספים דרך תיבת הדו-שיח של משתפי הפעולה בתוך עורך הטופס — ניגשים אליה בדרך כלל דרך סמל אדם או הגדרות ליד חלק המסך העליון. ברגע שנוספו, עורך יכול לשנות את טקסט השאלה, להוסיף או להסיר שאלות, להתאים הגדרות כמו האם הטופס אוסף כתובות אימייל, ולהתאים אישית את הערכת הנושא. מה שעורך בדרך כלל לא יכול לעשות הוא למחוק את הטופס לגמרי או להסיר את הגישה של הבעלים המקורי — פעולות אלה נשארות עם הבעלים. עבור השלבים המדויקים להוספת מישהו כמשתף פעולה, המדריך הייעודי שלנו על הוספת משתפי פעולה ל-Google Form עובר על תיבת הדו-שיח בפירוט.
פער ההרשאות שאנשים מפספסים: הטופס מול גיליון התשובות
זה החלק של המודל שגורם לרוב הבלבול בטפסים המנוהלים על ידי צוות. Google Form וגיליון Google Sheets המקושר שלו הם שני קבצים נפרדים, ולכל אחד יש הגדרות שיתוף משלו.
באופן כללי, מישהו שנוסף כעורך של הטופס יכול לראות נתוני תשובות דרך לשונית הResponses של הטופס עצמו — תרשימי הסיכום ותצוגת התשובות הבודדות המובנים ב-Forms עצמה. אך ברגע שתשובות זורמות גם לתוך גיליון מקושר (שנוצר דרך סמל ה-Sheets הירוק), הגיליון הזה הוא קובץ Drive נבדל עם רשימת שיתוף משלו. זה לגמרי אפשרי שמישהו יהיה עורך בטופס אך לא תהיה לו גישה כלל לגיליון, או להפך — מישהו יכול להיות משותף בגיליון כצופה בלי אף פעם להיוסף כמשתף פעולה בטופס. אם הצוות שלכם מסתמך על הגיליון כ"מקור האמת" של נתוני התשובות, אל תניחו שהוספת מישהו כעורך טופס נותנת לו אוטומטית גישה לגיליון — בדקו את הגדרות השיתוף של הגיליון עצמו בנפרד.
צופים: גישת קישור-תשובות-בלבד
שכבה שלישית קיימת מתחת לבעלים ולעורך: מישהו עם קישור בלבד לצפייה בתשובות (או קישור לגיליון כצופה) אך ללא זכויות עריכה בטופס עצמו. אדם זה יכול לראות תשובות שנשלחו ונתוני סיכום אך לא יכול לשנות אף שאלה, הגדרה, או בחירת ערכת נושא. זהו אמצע דרך שימושי עבור בעלי עניין שזקוקים לנראות לתוצאות ללא כל סיכון שהם ישנו בטעות את הטופס החי.
מה קורה אם חשבון הבעלים נמחק או לא נגיש
זה תרחיש ששווה לתכנן עבורו במקום משהו שאנחנו יכולים לומר בוודאות מלאה בכל מקרה, מכיוון שזה תלוי בהגדרות ברמת הארגון וברמת החשבון שמשתנות. באופן כללי, ניתן להעביר בעלות של קובץ Drive — כולל Google Form — לחשבון אחר באופן יזום, לפני שהחשבון המקורי מושבת או נמחק. ברגע שחשבון נעלם בפועל, שחזור או הקצאה מחדש של בעלות על הקבצים שלו הופך למצב הרבה יותר קשה, ולפעמים בלתי אפשרי, במיוחד עבור חשבונות Gmail אישיים ללא כלי ניהול ברמת ארגון מאחוריהם. הגישה הבטוחה ביותר היא לטפל בהעברת בעלות מראש — ראו את השיטה המומלצת למטה — במקום להסתמך על שחזור חשבון שיצליח בדיעבד.
שיטה מומלצת: השתמשו בחשבון משותף או Workspace כבעלים
עבור כל טופס שחשוב לצוות או ארגון — לא סקר אישי חד-פעמי — הימנעו מכך שחשבון Google אישי של אדם יחיד יהיה בעלים של הטופס לצמיתות. אם אותו אדם עוזב את הצוות, משנה תפקידים, או מאבד גישה לחשבון שלו, מצב הבעלות של הטופס הופך למרוץ. במקום זאת:
- השתמשו בחשבון מחלקתי משותף או מנוהל Workspace כבעלים של הטופס במידת האפשר, כך שהבעלות לא תלויה בהמשך הגישה של אדם יחיד.
- הוסיפו את חברי הצוות בפועל כעורכים תחת אותו חשבון בעלים משותף, כך ששינויי שאלות והגדרות יומיומיים לא ידרשו התחברות לחשבון המשותף.
- אמתו בנפרד את השיתוף ברמת הגיליון בכל פעם שאתם מגדירים משתפי פעולה בטופס, מכיוון ששתי רשימות ההרשאה לא מסתנכרנות אוטומטית.
- תעדו מי הבעלים של מה עבור כל טופס הקשור לתהליך חוזר — הזמנת פגישות, סקרים חוזרים, דיווח פנימי — כך שהעברת בעלות היא צעד מתוכנן וידוע ולא מקרה חירום.
אם אתם צריכים לבדוק תשובות בלי לשבת מול מחשב, המדריך שלנו על צפייה בתשובות Google Forms בטלפון שלכם מכסה את הדרכים הידידותיות לנייד לעשות זאת, והמדריך שלנו על עריכת Google Form מכסה את מכניקת העריכה עצמה ברגע שיש לכם את הגישה הנכונה.
שאלות נפוצות
מה ההבדל בין בעלים של Google Form לעורך?
הבעלים הוא החשבון שיצר את הטופס ויש לו שליטה מלאה, כולל מחיקתו או העברת בעלות. עורכים, שנוספים דרך תיבת הדו-שיח של משתפי הפעולה, יכולים לשנות שאלות והגדרות אך יש להם סט מוגבל יותר של בקרות מהבעלים.
האם עורכי Google Form רואים תשובות אוטומטית?
עורכי הטופס יכולים בדרך כלל לצפות בתשובות דרך לשונית ה-Responses של הטופס עצמו. אולם, לגיליון Google Sheets המקושר שמאחסן תשובות יש הרשאות שיתוף נפרדות משלו, שעשויות או לא עשויות להתאים למי שיכול לערוך את הטופס עצמו.
האם מישהו יכול לצפות בתשובות בלי יכולת לערוך את הטופס?
כן. אם מישהו משותף בגיליון התשובות המקושר כצופה אך לא נוסף כמשתף פעולה בטופס, הוא יכול לראות נתוני תשובות בגיליון בלי יכולת לשנות את שאלות הטופס או הגדרותיו.
מה קורה ל-Google Form אם הבעלים עוזב את הארגון?
זה תלוי בהגדרות חשבון וארגון, אז התייחסו לכך כאל משהו לתכנן ולא להניח. באופן כללי, ניתן להעביר בעלות לחשבון Google אחר דרך Drive לפני שהחשבון המקורי מושבת, וזו הסיבה שהשימוש בחשבון משותף או מנוהל Workspace כבעלים בטוח יותר עבור טפסים שחשובים לצוות.