چگونه یک فرم گوگل را به اشتراک بگذاریم (لینک، ایمیل، QR، جاسازی)
پاسخ سریع: روی Send در بالا سمت راست فرم خود کلیک کنید. از آنجا میتوانید لینکی قابل اشتراک کپی کنید (بهصورت اختیاری کوتاهشده)، آن را مستقیماً به آدرسهای ایمیل بفرستید، یا کد HTML جاسازی برای وبسایت بگیرید. برای کد QR، لینک را در هر تولیدکننده QR جایگذاری کنید یا از اپلیکیشنی استفاده کنید که آن را برایتان میسازد.
ساختن فرم فقط نیمی از کار است — افراد باید واقعاً آن را پیدا کنند. گوگل فرمز چندین گزینه توزیع را در یک دکمه گرد هم آورده، و هر کدام برای موقعیتی متفاوت مناسب است: لینکی برای پستهای اجتماعی و گروههای گفتگو، ایمیل مستقیم وقتی از قبل فهرست گیرندگان دارید، کد جاسازی برای وبسایت، و کد QR برای هر چیز چاپی. در ادامه نحوه استفاده از هرکدام، و نحوه تشخیص آنها از پرسش جداگانه اینکه چه کسی مجاز به ویرایش فرم شماست آمده است.
دکمه Send و سه برگه آن
فرم خود را باز کنید و روی Send در گوشه بالا سمت راست کلیک کنید. پنجرهای با سه برگه در بالا باز میشود، هر کدام روش متفاوتی برای توزیع همان فرم:
۱. برگه Link
این آدرس کامل فرم را نشان میدهد. Shorten URL را فعال کنید تا آدرسی بلند به لینکی فشرده forms.gle/... تبدیل شود — گفتن آن با صدای بلند، پیامک کردن، یا جا دادن روی یک بروشور آسانتر است. روی Copy کلیک کرده و آن را هر جا جایگذاری کنید: اپلیکیشنهای چت، پستهای اجتماعی، دعوتنامه تقویم، هر جایی که مخاطبان شما از قبل هستند.
۲. ارسال از طریق ایمیل
به برگه Email (گاهی بهصورت آیکون پاکت نشان داده میشود) تغییر دهید تا فرم را بهصورت ایمیل مستقیماً از گوگل فرمز بفرستید، بدون خروج از ویرایشگر. یک یا چند آدرس گیرنده تایپ کنید، موضوع و پیامی اختیاری اضافه کنید، و اگر میخواهید گیرندگان بتوانند مستقیماً درون صندوق ورودیشان بهجای کلیک کردن فرم را پر کنند، Include form in email را علامت بزنید. این سریعترین گزینه است وقتی از قبل فهرست خاصی از افراد برای رساندن پیام دارید — فهرست کلاس، یک تیم، مجموعهای از مشتریان — بهجای مخاطبان عمومی.
۳. جاسازی HTML
روی آیکون < > کلیک کنید تا کد جاسازی iframeای بگیرید که میتوانید در HTML یک وبسایت جایگذاری کنید، تا فرم بهجای فرستادن بازدیدکنندگان به جای دیگر، درونخطی روی صفحه شما ظاهر شود. این برای صفحه تماس یا صفحه فرود مفید است جایی که نمیخواهید بازدید کسی را با تغییر مسیر قطع کنید. فرایند کامل جاسازی، از جمله نکات مخصوص پلتفرم برای وردپرس و اسکوئرسپیس، را در راهنمای جاسازی فرم گوگل پوشش دادهایم.
اشتراکگذاری از طریق کد QR
پنجره Send گوگل مستقیماً کد QRای برایتان نمیسازد، اما راهحلی یکمرحلهای وجود دارد: لینک را از برگه Link کپی کنید، سپس آن را در هر تولیدکننده کد QR رایگانی جایگذاری کنید تا تصویری قابل اسکن بگیرید. این روش استاندارد برای پوسترها، رومیزیها، تابلوهای رویداد، یا بروشورهای چاپی است که تایپ کردن یک آدرس عملی نیست. FormMaker کد QR را بهطور خودکار از همان صفحهای که لینک را کپی میکنید برایتان میسازد، بدون نیاز به مرحله جداگانه تولیدکننده. برای نکات اندازهگذاری تصویر و چاپ، راهنمای کامل ما درباره ساخت کد QR برای فرم گوگل را ببینید.
اشتراکگذاری همکار در برابر اشتراکگذاری پاسخدهنده
ترکیب دو نوع بسیار متفاوت «اشتراکگذاری» در یک فرم گوگل آسان است، پس ارزش دارد دقیق باشیم:
- اشتراکگذاری پاسخدهنده — هر کسی با لینک دکمه Send میتواند فرم را پر کرده و ارسال کند. آنها نمیتوانند سؤالات، تنظیمات، یا پاسخهای افراد دیگر را ببینند یا تغییر دهند.
- اشتراکگذاری ویرایشگر — افزودن کسی از طریق آیکون افراد (معمولاً نزدیک دکمه Send، گاهی درون منوی سهنقطه) به او دسترسی کامل ویرایش میدهد: میتواند سؤالات را تغییر دهد، تنظیمات را تنظیم کند، و هر پاسخی را ببیند، دقیقاً مثل مالک.
مخلوط کردن این دو اشتباه رایجی است — فرستادن دعوتنامه ویرایشگر به کسی وقتی فقط قصد داشتید فرم را پر کند، دسترسی بسیار بیشتری از آنچه در نظر داشتید به او میدهد. پیش از ارسال، دوباره بررسی کنید کدام دکمه را میزنید.
محدود کردن اینکه چه کسی میتواند پاسخ دهد
بهطور پیشفرض، لینک پاسخدهنده فرم برای «Anyone with the link» کار میکند، اما میتوانید آن را زیر آیکون چرخدنده تنظیمات عمومی محدودتر کنید. روشن کردن Restrict to users in [your organization] (موجود در حسابهای Workspace) پاسخها را به افرادی که با حسابی درون دامنه شما وارد شدهاند محدود میکند، که برای نظرسنجیهای داخلی که نمیخواهید خارج از شرکت پخش شود مفید است. در حسابهای شخصی گوگل، کنترل اصلی صرفاً منتشر نکردن عمومی لینک است — گوگل فرمز معادلی برای محدودیت دامنه در حساب شخصی ندارد، پس خصوصی نگه داشتن لینک، ابزار محافظتی اصلی است اگر نمیخواهید عموم مردم پاسخ دهند.
اگر نیاز دارید فرمی را کاملاً پس از مهلتی به روی پاسخهای جدید ببندید، بهجای محدود کردن اینکه چه کسی به آن دسترسی دارد، این تنظیمی جداگانه است — راهنمای ما درباره بستن فرم گوگل یا محدود کردن پاسخها را برای کلید «Accepting responses» و محدودیتهای خودکار پاسخ ببینید.
انتخاب روش اشتراکگذاری درست
| موقعیت | بهترین روش |
|---|---|
| ارسال به شبکه اجتماعی یا گروه گفتگو | لینک کوتاهشده |
| از قبل فهرست خاصی از گیرندگان دارید | ارسال از طریق ایمیل، با علامت زدن «Include form in email» |
| صفحه تماس یا صفحه فرود در وبسایت شما | جاسازی HTML |
| بروشور چاپی، پوستر، یا تابلوی رومیزی | کد QR |
| کسی باید در ساخت یا ویرایش فرم به شما کمک کند | دعوتنامه ویرایشگر از طریق آیکون افراد (نه لینک پاسخدهنده) |
رفع مشکلات اشتراکگذاری
- افراد میگویند لینک کار نمیکند. بررسی کنید تنظیم اشتراکگذاری به سازمان شما محدود نشده باشد اگر پاسخدهندگان خارج از آن هستند، و مطمئن شوید فرم حذف نشده یا به Trash منتقل نشده است.
- کسی که فقط قصد داشتید پاسخ دهد اکنون میتواند فرم را ویرایش کند. احتمالاً دعوتنامه ویرایشگر را بهجای لینک پاسخدهنده فرستادهاید — دسترسی ویرایشگری او را از آیکون افراد حذف کنید و در عوض لینک درست دکمه Send را دوباره بفرستید.
- لینک کوتاهشده forms.gle به خطا هدایت میشود. لینکهای کوتاهشده گاهی بلافاصله پس از ساخت زمانی برای انتشار نیاز دارند؛ اگر ادامه یافت، در عوض لینک کامل کوتاهنشده را از همان برگه Link کپی کنید.
- کد جاسازی روی دسکتاپ کار میکند اما درون مرورگر داخلی یک اپلیکیشن خیر. برخی مرورگرهای داخلی اپلیکیشنها iframeهای شخصثالث را مسدود میکنند؛ اشتراکگذاری لینک مستقیم بهجای نسخه جاسازیشده کاملاً این مشکل را دور میزند.
اشتراکگذاری از گوشی
پنجره Send در نسخه مرورگر موبایل گوگل فرمز نیز وجود دارد، هرچند ناوبری آن روی صفحه کوچک میتواند تنگ باشد — سه برگه بهطور ناخوشایندی روی هم قرار میگیرند و انتخاب و کپی کردن کد جاسازی با لمس دشوار است. اگر اغلب فرمها را از گوشیتان به اشتراک میگذارید، راهنمای ما درباره گوگل فرمز روی موبایل روانترین روشهای انجام آن را پوشش میدهد، از جمله اپلیکیشنهایی مانند FormMaker که لینک، کد QR، و گزینههای ایمیل را مستقیماً در صفحه اشتراکگذاری بومی گوشیتان قرار میدهند.
سؤالات متداول
تفاوت بین اشتراکگذاری فرم برای ویرایش و اشتراکگذاری آن برای پر کردن چیست؟
افزودن کسی بهعنوان ویرایشگر دسترسی کامل برای تغییر سؤالات و مشاهده پاسخها به او میدهد. ارسال لینک پاسخدهنده از دکمه Send فقط به افراد اجازه میدهد فرم را پر کرده و ارسال کنند — آنها نمیتوانند ساختار آن را ببینند یا تغییر دهند.
آیا میتوانم لینک گوگل فرمز را کوتاه کنم؟
بله. در برگه Link پنجره Send، «Shorten URL» را فعال کنید تا لینک بلند فرم به آدرس کوتاهتر forms.gle تبدیل شود، که اشتراکگذاری کلامی یا چاپ آن آسانتر است.
آیا میتوانم فرم گوگل را با کد QR به اشتراک بگذارم؟
بله. پنجره Send گوگل مستقیماً کد QR تولید نمیکند، اما میتوانید لینک فرم را در هر تولیدکننده کد QR رایگان جایگذاری کنید، یا از اپلیکیشنی مانند FormMaker استفاده کنید که آن را مستقیماً از صفحه اشتراکگذاری میسازد.
آیا میتوانم فرم گوگل را فقط به افراد سازمان خود محدود کنم؟
بله، در حسابهای گوگل ورکاسپیس، با استفاده از تنظیم «Restrict to users in [your organization]» زیر تنظیمات عمومی فرم. حسابهای شخصی گوگل معادلی برای محدودیت دامنه ندارند، پس خصوصی نگه داشتن لینک راه اصلی محدود کردن افرادی است که میتوانند پاسخ دهند.